От современных ECM-систем ждут простого воплощения богатой функциональности. С версией 5.6 элементы искусственного интеллекта значительно упрощают работу пользователей при распределении потока входящих документов, их регистрации и даже при создании поручений. Взаимодействие выходит на новый уровень: в сквозных процессах между компаниями холдинга теперь могут участвовать разные классы систем, а обмен с контрагентами ведется прямо из интерфейса DIRECTUM.
Сквозные процессы холдинга — через разные классы систем
Крупные компании обладают сложной организационной структурой с тысячами сотрудников. Система DIRECTUM помогает наладить стабильное и эффективное взаимодействие между компаниями холдинга. Для организации сквозных бизнес-процессов внутри группы используется механизм межсистемного взаимодействия (DCI).
Теперь к DCI можно подключать разные инсталляции DIRECTUM (начиная с версии 5.4) и другие классы системы (ERP, CRM и пр.). Для этого был разработан универсальный шаблон адаптера, на основе которого создаются адаптеры к каждой новой подключаемой системе. А если в компании уже используется корпоративная шина данных для взаимодействия между системами, то ее также можно использовать в связке с механизмами DCI.
Разработан веб-интерфейс мониторинга межсистемных процессов, упрощающий и ускоряющий устранение проблем или ошибок администратором.
Межкорпоративный обмен документами, не выходя из системы
Процесс межкорпоративного обмена часто выглядит сложным для пользователя: необходимо переходить из ERP/СЭД в сервис обмена и наоборот, соблюдать регламенты и правильную последовательность процедур. В DIRECTUM процесс обмена понятен и не требует лишних действий. Благодаря готовым коннекторам к сервисам ЭДО и учетным системам все решения максимально интегрированы, а сам пользователь работает только в интерфейсе ECM-системы.
Разработан новый коннектор — к сервису обмена СБИС. Теперь пользователи могут обмениваться с контрагентами договорами, первичной учетной документацией, письмами и другими документами прямо из интерфейса ECM-системы. Компания DIRECTUM продолжит добавлять новые коннекторы к популярным сервисам, чтобы заказчики смогли использовать решение прямо из коробки.
Папки с дополнительными колонками и действиями помогут организовать реестры документов для массовой обработки: рассмотрения, согласования, подписания. Сотруднику достаточно отсортировать и отфильтровать список и затем выбрать действие, например, подписание. В результате все отобранные документы будут подписаны. Интерфейс реестра схож с внешним видом учетной системы, поэтому будет привычен для бухгалтеров.
Внешний вид штампа электронной подписи стал более информативным. Часто налоговые органы требуют приложить к электронному документу в формате XML его PDF-копию с информацией о подписях. В новом штампе содержатся данные о подписантах, сертификатах и дате подписания, а также сообщается о достоверности подписи и сервисе обмена.
Интеллект в ECM снижает количество рутинных операций
Задача современных ECM-систем — не просто управлять контентом и взаимодействием, а создавать комфортную среду для работы пользователей, насколько это возможно. Компания DIRECTUM сделала очередной шаг в этом направлении. В апреле впервые было представлено решение DIRECTUM Ario — набор интеллектуальных сервисов, снижающих количество рутинных операций.
Поток входящих документов теперь распределяется автоматически по видам, журналам регистрации и ответственным. Таким образом, решение исключает ручные операции на этом этапе.
Регистрация документов также стала еще проще. DIRECTUM Ario распознает реквизиты документа, извлекает их и заполняет регистрационную карточку. Для каждого типа документов, как структурированных, так и неструктурированных (договоров, писем), правила поиска и извлечения реквизитов настраиваются индивидуально.
Теперь, не открывая сам документ, делопроизводитель сверяет реквизиты в области предпросмотра РКК, при необходимости дозаполняет или корректирует их.
Автоматизировано создание поручений из протокола совещания. Как правило, тексты поручений набираются вручную на основе встречи. Если совещания проводятся регулярно и выдается не одно-два поручения, а целый перечень, то на подготовку заданий уходит много времени. С DIRECTUM 5.6 секретарю нужно только заполнить протокол по заданному формату и нажать одну кнопку. Система сама создаст поручения, остается их проверить и отправить в работу.
DIRECTUM Solo: удобная и безопасная мобильная работа с корпоративной информацией
Зачастую чтобы топ-менеджер начал рассматривать документы в ECM-системе, ему нужно предоставить инструменты работы уровня комфорта «как с бумажным документом и ручкой». Это критически важный аспект реального перехода к полностью электронным бизнес-процессам внутри компании — и пример для развития мобильных решений DIRECTUM.
Теперь доступно вынесение резолюций по документам в графическом виде, например, с помощью стилуса, или в печатном виде. Помощник получает резолюцию в виде PDF-документа и выдает на ее основе поручения сотрудникам.
Возможна одновременная работа с разными системами DIRECTUM для контроля бизнес-процессов в независимых филиалах компании с одного устройства руководителя.
Большое внимание уделено обеспечению мобильной безопасности при работе с корпоративной информацией. При утере планшета администратор сможет удалить все конфиденциальные данные, оставшиеся на устройстве в DIRECTUM Solo. Кроме того, можно полностью запретить работать в приложении с определенными видами информации, например, персональными данными или коммерческой тайной.
Другие новинки версии
Веб-клиент из «коробки» теперь включает модуль «Финансовый архив». С его помощью автоматизируется полный цикл работы с первичными учетными документами: создание, согласование, подписание, отправка контрагенту, хранение и подготовка к налоговым проверкам.
Появились обложки веб-модулей со всеми доступными пользовательскими сценариями. Кроме того, сотрудник может настроить интерфейс под свои рабочие функции — на панели действий появятся нужные кнопки, а в дереве папок отобразятся ссылки на часто используемые компоненты.
Повысились показатели быстродействия системы, чтобы скорость отклика на действия была минимальной, даже при большом количестве одновременных пользователей:
- Полнотекстовые поисковые запросы теперь выполняются быстрее, благодаря новой масштабируемой службе поиска. Если в системе DIRECTUM работают тысячи пользователей и объемы хранимой информации огромны, то на серверы компании устанавливается несколько экземпляров службы, и запросы от пользователей распараллеливаются. Кроме этого, заметно повысилась релевантность результатов поиска.
- Ускорена работа коннектора к 1С. Теперь загрузка и выгрузка данных из DIRECTUM выполняются в 2,5-3 раза быстрее.
- При массовом обновлении пользовательских мест возрастает нагрузка на корпоративную локальную сеть, поэтому размер программы установки был уменьшен в 6 раз. А новые инструменты мониторинга обновления клиентских мест позволяют администратору полностью контролировать процесс.
Улучшены механизмы работы со штампами времени. Они подтверждают, что в определенный момент времени ЭП существовала и была достоверной, даже если позднее сертификат был отозван. Для установки и проверки штампов времени теперь не нужно устанавливать на рабочие места дополнительное платное ПО, это значительно сократит расходы на организацию работы с ЭП.
Появилась возможность программно устанавливать ЭП в форматах CAdES-XL и CAdES-А, которые обеспечивают юридическую значимость документов при длительном хранении. На базе этого механизма компания выпустила новое решение «Долговременный Архив», предназначенное для централизованного хранения электронных и бумажных документов компании с обеспечением их юридической значимости.