АО «Гражданские самолеты Сухого» основано в 2000 году с целью создания и продвижения новых моделей гражданских самолетов. На сегодняшний день основным проектом компании является программа по созданию и развитию самолета SSJ-100. Главный офис находится в Москве, а окончательная сборка самолетов производится в Комсомольске-на-Амуре.

Выбирая новую СЭД, руководство АО «ГСС» обращало внимание на наличие готовых компонент для автоматизации конкретных процессов с возможностью их доработки. Так, адаптированные бизнес-решения DIRECTUM позволили закрыть задачи двух основных направлений: делопроизводство и управление совещаниями.

Как решались задачи проекта

Перед проектной командной TANAIS стояли масштабные задачи. Чтобы их реализовать, совместно с заказчиком был выработан четкий план реализации проекта:

1. Оптимизировать процессы делопроизводства. Модуль «Канцелярия» с минимальными изменениями позволил охватить работу с основными видами документов: входящие и исходящие письма, поручения, служебные записки, приказы и распоряжения, отчеты по исполнительской дисциплине для высшего руководства.
2. Автоматизировать полный цикл работ, связанных с совещаниями и деловыми встречами. Благодаря модулю «Управление совещаниями» в электронный вид переведены все процессы, начиная от согласования повестки встречи до контроля исполнения принятых решений.
3. Сократить время рассмотрения документов и принятия решений по управленческим вопросам. В системе DIRECTUM работают даже руководители высшего звена, при этом их рабочее пространство не ограничивается настольным клиентом. За пределами кабинета доступ к корпоративной информации и рабочим задачам им обеспечивает мобильное решение DIRECTUM Solo. Часть процессов адаптированы специально под мобильную работу, среди них: рассмотрение входящих документов, вынесение резолюций и поручений, согласование исходящих документов и другое.
4. Подключить всех сотрудников офисов к работе в системе электронного документооборота и повысить исполнительскую дисциплину. Чтобы сотрудники офисов в Москве и Комсомольске-на-Амуре работали в едином информационном пространстве, был использован механизм репликации — автоматический обмен данными между удаленными серверами.
С внедрением DIRECTUM все автоматизированные процессы стали прозрачнее: можно отследить стадию работ, историю изменений в документах, а руководителям доступны сводные отчеты по исполнительской дисциплине.

Для удобной работы пользователей была налажена интеграция с другими системами компании:

- Для получения информации о пользователях и сквозной аутентификации выполнена интеграция с Active Directory.
- Регулярно синхронизируется информация в справочниках DIRECTUM и 1С по организационно-штатной структуре. При этом есть возможность отключить передачу данных по конкретным сотрудникам: кто работает по совместительству или замещает коллегу.
- Нормативно-справочная информация АО «ГСС» хранится во внутренней корпоративной системе управления основными данными (КСУ ОД). Каждый час информация по контрагентам из КСУ ОД передается в DIRECTUM.

Первые результаты проекта и планы по развитию

На сегодняшний день в системе DIRECTUM работают все сотрудники АО «ГСС» — более 2500 человек, в том числе обособленные подразделения и филиал в Комсомольске-на-Амуре. Благодаря инициативности и готовности заказчика максимально погружаться в работы по проекту, все поставленные задачи были решены в срок.

«Каждая информационная система, внедренная в АО «ГСС» закрывает задачи определенного направления компании, департамента или целого производства. При решении вопроса замены системы документооборота мы ориентировались на ту систему, которая позволит обеспечить работу всех сотрудников компании, учитывая принятые единые принципы обработки документов, а также требования функциональных заказчиков. Для нас таким выбором стала система DIRECTUM.
Уже сейчас мы можем дать положительную оценку проекту внедрения DIRECTUM. Создано единое информационное поле, которое связано с основными крупными информационными системами АО «ГСС» . Обеспечено взаимодействие каждого подразделения и департамента как в Москве, так и в других обособленных подразделениях, в том числе взаимодействие между нашими производствами в разных концах страны.
Особенно хочется отметить эффективность и слаженность работы команды TANAIS. Профессиональная и правильно выстроенная работа, четкое понимание наших требований позволили достичь поставленных целей в кратчайшие сроки», — Роман Марковский, директор департамента информационных технологий АО «ГСС».

Сотрудничество с АО «ГСС» не заканчивается: компания TANAIS оказывает консультационные услуги, сопровождает систему DIRECTUM, участвует в развитии функциональных возможностей. Один из путей развития уже рассматривается — внедрение интеллектуального сервиса DIRECTUM Ario, который позволит отказаться от выполнения рутинных ручных операций при занесении документов в систему.