Пилотный проект «Архив электронных документов на правах подлинников» реализуется министерством информационных технологий и связи Ростовской области совместно с комитетом по управлению архивным делом. Его участниками также являются правительство региона, минфин, министерство общего и профессионального образования, госархив Ростовской области. Задействован и уровень местного самоуправления в лице администраций города Волгодонска, Октябрьского и Миллеровского районов.
Программное обеспечение, выбранное для создания «пилотного архива», разработано ЭОС. Это система архивного хранения подлинников электронных документов, включающая эталонное хранилище, рабочее хранилище и «АРХИВНОЕ ДЕЛО» в качестве учетной системы. Главная цель проекта – перевод на стадию архивного хранения документов, которые существуют только в электронном виде, с решением нормативных и технических вопросов.
Как рассказал в своем интервью в конце прошлого года Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин, электронный архив представляет собой «сервис для хранения образов электронных документов в специализированном хранилище, развернутом в ЦОДе Правительства Ростовской области. Его алгоритм построен таким образом, что документ, изначально подготовленный в электронной форме, автоматически попадает в реестр и хранится со всеми своими уникальными реквизитами».
Инструктивно-методический семинар, проведенный министерством информационных технологий и связи Ростовской области с участниками пилотного проекта, был посвящен работе в системе архивного хранения. Присутствующие ознакомились с формированием проекта номенклатуры дел, возможностью выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения в электронном виде, а также с дополнительными сервисами для взаимодействия с экспертными комиссиями организаций-участников и экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом.
Внедрение системы архивного хранения электронных документов сегодня актуально для всех субъектов РФ, и первые результаты, которые уже имеет донской регион, вызывают пристальный интерес. На прошедшем семинаре изучить опыт своих ближайших соседей смогли представители администрации Краснодарского края.
Напомним, что Ростовская область регулярно знакомит коллег со своими достижениями в сфере электронного документооборота. Здесь регулярно проходят межрегиональные тематические ИТ-конференции, семинары, совещания. Создав на базе СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС одну из крупнейших по количеству организаций-участников и пользователей единую систему электронного документооборота, область теперь пробует новые технологии для архива и во многом служит примером другим территориям.

Информация о прошедшем семинаре размещена на официальном портале Правительства Ростовской области.