С начала 2019 года АО «Хакасвзрывпром», предприятие, специализирующееся на буровзрывных работах, использует для автоматизации документооборота систему «ДЕЛО». Внедрение программного продукта проводила компания «КC-Консалтинг», партнер ЭОС на территории Сибири. Опыт эксплуатации решения в течение полугода подтвердил правильность выбора СЭД: уже есть ощутимые результаты и выгоды от ее внедрения.
АО «Хакасвзрывпром» работает на территории Республики Хакасия и занимается подготовкой территорий к добыче полезных ископаемых. Также организация имеет лицензию на производство взрывчатых материалов промышленного назначения. Основу документопотока АО «Хакасвзрывпром» составляют ОРД, деловая переписка, договоры, акты, счета. Система «ДЕЛО» используется на предприятии для поддержки централизованного документооборота.
«ДЕЛО» стало первым опытом внедрения профессиональных решений для управления документами в этой организации. Система позволила отойти от журнальной формы регистрации, при которой исходящие, входящие, внутренние документы фиксировались на бумаге. Сейчас эти процессы реализованы в СЭД.
Задействован стандартный функционал (регистрация, поиск в базе данных, контроль прохождения и т.п.), автоматизирована работа с почтовыми отправлениями. Первоначально заказчика интересовали только учетно-регистрационные функции и работа с конвертами, но в ходе внедрения решили также приобрести дополнительную опцию «Сканирование» (используется для оцифровки бумажных экземпляров).
В настоящее время СЭД охватывает все основные группы документов. К регистрационным карточкам прикрепляются электронные образы (как отсканированные, так и полученные по электронной почте). Упорядочен договорной документооборот: с помощью системы отслеживается поступление в организацию оригиналов договоров, счет–фактур и т.д. Из СЭД «ДЕЛО» распечатываются конверты и почтовые реестры.
В отзыве, направленном руководителю ООО «КС-Консалтинг», отмечается, что за те несколько месяцев, что система «ДЕЛО» используется на предприятии, она показала себя как надежный и качественный продукт. Эффект от работы с профессиональным решением оцениваются положительно, в частности, говорится, что «в результате внедрения программы сократились временные затраты на осуществление поиска документов». Также подчеркивается удобство регистрации в СЭД корреспонденции, поступившей по e-mail, и выражается благодарность сотрудникам компании «КС-Консалтинг» за квалифицированные консультации (с полным текстом отзыва можно ознакомиться на сайте ЭОС https://www.eos.ru/eos_about/eos_clients/references/30081/ ).