Рынок систем электронного документооборота переживает серьезную трансформацию. И дело не только в тренде на цифровизацию госуправления и различных отраслей промышленности, для которой именно СЭД может и должна стать базой. Не менее важно и то, что конечные пользователи ждут от системы электронного документооборота все больше удобства, функциональности и дружелюбности в интерфейсе. Для разработчиков СЭД это серьезный вызов. Чтобы ответить на него, компания ЭОС, к примеру, сделала ставку на развитие экосистемы партнеров и открытые API. О том, как стать частью такой экосистемы и в чем ее преимущества, рассказывают директор белорусской компании «Масштабные решения» Владимир Хабаров и заместитель директора Андрей Кабак.
- Как получилось, что ваша компания стала частью экосистемы ЭОС?
Владимир Хабаров: ЭОС является учредителем нашего бизнеса, и изначально компания существовала как один из центров разработки.
Белорусский рынок по-своему уникален: здесь представлены как все крупные российские СЭД, поскольку принципы делопроизводства и документооборота во многом схожи, так и местные разработки. Мы изучили все решения, выявили их особенности и с учетом всех этих факторов начали разработки. За 2018 год мы создали 12 плагинов к решениям ЭОС. Конечно, в начале пути мы не знали точно, насколько подобные продукты будут полезными и востребованными, но постепенно мы убедились в эффективности такого подхода. Так мы и оказались внутри экосистемы партнеров ЭОС.
- Что это за плагины и приложения?
Андрей Кабак: С помощью одного из них мы дали пользователям возможность осуществлять сканирование и предварительную обработку документов перед тем, как загрузить их в веб-решение ЭОС. Приложение хорошо зарекомендовало себя при тестировании в решении, которое используется на территории Республики Беларусь. После этого оно было внедрено в АИС МФЦ. Сейчас его можно интегрировать и с СЭД «ДЕЛО».
У этого приложения, как и у других наших решений, есть важная особенность: при том, что они легко интегрируются с СЭД «ДЕЛО», они не утяжеляют саму систему документооборота.
- Это настолько значимое условие?
Владимир Хабаров: Это было крайне важно, так как для пользователей важно быстродействие системы. И было бы странно, если бы разработчики СЭД улучшали производительность платформы, а наши приложения – наоборот. Мы учитываем эту потребность, так что наши приложения – это самостоятельные решения, которые не влияют на работоспособность системы.
- Какие еще приложения есть в портфеле вашей компании?
Андрей Кабак: Одно из направлений нашего бизнеса связано с BI-решениями для рынка Беларуси. Благодаря этому опыту мы увидели потребность в аналитическом функционале для документооборота, поэтому разработали плагин, который позволяет создавать BI-дашборды и интегрировать их в СЭД «ДЕЛО».
Владимир Хабаров: Этот функционал очень востребован руководителями. Дело в том, что сегодня топ-менеджерам разного уровня необходимо получать информацию в максимально доступном и визуализированном виде, чтобы не тратить времени на изучение больших сводок и их анализ. Дашборд – оптимальный инструмент для этого, так как позволяет посмотреть в интерактивном режиме все необходимые данные.
Андрей Кабак: Еще один плагин в нашей линейке – это конструктор маршрутов В его рамках можно открыть визуальную форму и в виде карточек должностных лиц разместить по очередям процессы подготовки, редактирования согласования и т.д. В ближайших планах – развитие различных механизмов условной маршрутизации, например, если не согласовал определенный сотрудник, маршрут будет изменен автоматически.
Но самый серьезный интерес клиенты сейчас проявляют к плагину «Календарь». Он позволяет обобщить все, что связано с определенным должностным лицом в рамках документооборота и графически визуализировать – на сутки, месяц, квартал, год. Можно посмотреть, как работает должностное лицо в привязке к документам. Это позволит просто контролировать процесс загрузки сотрудников и оптимизировать работу начальников и подчиненных. Сначала решение было сделано как самостоятельное, затем интегрировали и протестировали с компанией «Электронное дело» - партнером ЭОС в Беларуси. В ходе тестирования выявили необходимость некоторых доработок, которые и были проведены. В начале 2020 года это решение будет представлено на рынке.
- С чем связан такой разнообразный функционал приложений? Откуда появляются идеи?
Владимир Хабаров: Сегодня СЭД перестает быть лишь системой документооборота: пользователи – как организации и компании, так и их сотрудники, работающие в СЭД – хотят больше, отсюда и аналитика, и календари, и чаты и многое другое. Например, еще один плагин как раз позволяет организовать обсуждение документов прямо в СЭД, но не в формате резолюций, а в виде живого диалога. И хотя это будет неофициальное обсуждение, информация об этом сохранится, будет задокументирована. Современный мир не стоит на месте, задач много и их число увеличивается, поэтому и наши приложения должны помогать их решать.
- Каковы планы компании на будущее?
Владимир Хабаров: Мы понимаем, что трансформация делопроизводства и документооборота будет идти дальше. Это необходимо: коммуникация будет уходить в цифровое пространство, поэтому новый функционал будет необходим. Мы надеемся, что и наша компания будет развиваться в этом направлении.
Андрей Кабак: Если говорить о более конкретных планах, то мы намерены создать плагин, который позволит контролировать рабочее время. Еще одно приложение будет связано с управлением процессами. В больших организациях документооборотом занимаются технологи, и не всегда четко прописано, какому руководителю технолог может направить тот или иной документ. Мы хотим разработать плагин, который позволил бы сформировать задачи, которые закреплены за тем или иным подразделением, чтобы технолог быстро по тегам или поиску мог найти должностное лицо, ответственное за конкретный процесс. Это облегчит работу технологов. Управление процессами – это важный тренд для рынка СЭД, и мы считаем его перспективным и для нашего бизнеса.
Также важное направление – разработка форм, которые позволят создавать шаблоны документов и проектов документов, не привлекая программистов, а используя визуально удобный конструктор.
Владимир Хабаров: Мы надеемся, что наши решения существенно расширят функциональность систем документооборота – это важно для цифровизации и госорганизаций, и бизнеса.