В Территориальном фонде ОМС Приморского края компанией «КС-Консалтинг», партнером ЭОС на территории Западной и Восточной Сибири, завершен проект по масштабированию СЭД. 100% сотрудников ТФОМС, участвующих в документообороте, получили доступ в систему «ДЕЛО», внедрены дополнительные опции, увеличивающие эффективность использования СЭД, проведено обучение всех пользователей. В результате организация полностью отказалась от копирования документов, перевела в электронный формат работу с резолюциями и перешла на согласование исходящих и организационно-распорядительных документов с использованием электронной подписи.
На старте проекта: «ДЕЛО» – база данных с доступом для делопроизводителей
ТФОМС Приморского края» входит в систему органов, обеспечивающих населению доступ к бесплатной медицинской помощи через систему ОМС. Для выполнения этих задач ТФОМС принимает обращения граждан (по телефону, email, в бумажном формате), готовит ответы на эти обращения, а также обменивается документами с медицинскими учреждениями, страховыми компаниями и региональными министерствами.
СЭД «ДЕЛО» на момент принятия в апреле 2020 года решения о ее масштабировании использовалась в учреждении для учета документов и в качестве электронного архива. Регистрация входящих велась централизованно в отделе делопроизводства. Конфиденциальная корреспонденция фиксировалась в журнале, где сотрудники расписывались за получение оригиналов. Обращения граждан по телефону и электронной почте регистрировались через «Контакт-Центр» (это единая база для всех региональных отделений, созданная приказом ФФОМС).
В системе «ДЕЛО» работали 30 специалистов — все сотрудники отдела делопроизводства и по одному из других подразделений ТФОМС. Возможности согласования и контроля исполнения документов в СЭД не использовались. Согласование на бумаге требовало затрат времени и значительных ресурсов на копирование.
Перед компанией «КС-Консалтинг» стояла задача в ходе масштабирования СЭД максимально перевести документооборот в безбумажный вид (чтобы сократить затраты времени и ресурсов на копирование и их согласование) и в целом оптимизировать документные процессы.
Масштабируем СЭД дистанционно
Проект – от обследования и настройки до этапа авторского надзора – занял около трех месяцев. Корректировки в график внесла пандемия коронавируса, из-за которой стали невозможны выезды сотрудников в другие регионы. Но богатый опыт компании «КС-Консалтинг» по дистанционному внедрению СЭД позволил провести подготовительные работы, обследование, установку базы данных и дополнительных опций удаленно. После смягчения карантинных мер, обучение более 100 пользователей провели уже непосредственно с выездом специалистов «КС-Консалтинг» к заказчику.
Всего в ТФОМС автоматизировано 112 рабочих мест. Пользователи работают в СЭД через десктопный интерфейс или веб-приложение «ДЕЛО-Web». Кроме этого, используются 100 лицензий на опции «ЭП и шифрование» и «EOS Desktop Service».
Также приобретены лицензии на приложение «Мониторинг документов». Это собственная разработка «КС-Консалтинг», которая помогает пользователю быть в курсе новых событий, не заходя непосредственно в СЭД. Для оцифровки бумажных экземпляров используются опции «Сканирование» и «Сканирование с распознаванием».
Реализацию проекта значительно упростило то, что на момент внедрения практически все сотрудники ТФОМС уже использовали усиленные квалифицированные подписи. Это ускорило процесс перехода к электронному визированию и согласованию.
Итоги: электронное согласование, резолюции, служебные записки и полный отказ от копирования
В результате все сотрудники ТФОМС, участвующие в документообороте, получили рабочие места в СЭД и прошли обучение. Запущено электронное согласование исходящих и организационно-распорядительных документов с использованием ЭП на этапе визирования и подписания. ЭП используется для визирования документов постоянного срока хранения, а также для визирования и подписания документов временного срока хранения.
Благодаря опции EOS Desktop Servise документы можно редактировать сразу в СЭД. Проекты некоторых документов автоматически регистрируются сразу после того, как на них проставлена подпись. Это позволило уйти от «ручной» регистрации через делопроизводителей, сократить цикл движения документа и затраты времени на документооборот. Работа с резолюциями полностью переведена в электронный формат: их составляют только в «ДЕЛЕ», без использования бумажных экземпляров.
В электронный вид переведены служебные записки. Ранее их писали на бумаге, а затем регистрировали у делопроизводителя. Теперь сотрудник создает служебную записку в «ДЕЛЕ» и сразу отправляет ее руководителю.
Прием обращений граждан, как и прежде, производится через «Контакт-Центр», так как это единая база для всех ТФОМС и отказаться от ее использования нельзя. Но ответы гражданам регистрируются в «ДЕЛЕ» с указание номера обращения, на которое дается ответ.
Исходящие письма в лечебно-профилактические учреждения и страховые организации теперь готовят на бланках для визуализации штампа ЭП и отправляют по электронной почте. Форма бланка разработана специально для этого проекта специалистами «КС-Консалтинг».
В перспективе ТФОМС Приморского края планирует увеличить количество пользователей СЭД внутри самой организации и приобрести по одному рабочему месту для медучреждений и страховых компаний, с которыми они чаще всего обмениваются документами. В планах также – внедрение дополнительных опций «Партионная почта», «Управление процессами» и модуля для работы в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), который позволит отказаться от использования рабочего места сторонней СЭД для взаимодействия с региональными министерствами. По такому принципу уже работает обмен с другими СЭД в Администрации Владивостока, где также внедрено «ДЕЛО». Кроме того, рассматривается возможность перехода на подписание с помощью ЭП документов постоянного хранения и дозакупка рабочих мест подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО».