Полным ходом идет проект внедрения системы управления проектами в Технической академии Росатома. Система уже запущена в опытную эксплуатацию, которая продлится до конца этого года.

АНО ДПО «Техническая академия Росатома» – организация с более чем 50-летней историей, специализирующаяся на дополнительном профессиональном образовании, профессиональной переподготовке руководителей и специалистов атомной энергетики и промышленности.

Направления деятельности Академии:
• дополнительное профессиональное образование в области ядерной и радиационной безопасности, национальной безопасности, поддерживающих процессов атомной отрасли;
• подготовка персонала зарубежных АЭС (в том числе – строительный персонал и персонал технического обслуживания и ремонта АЭС);
• подготовка персонала ядерной инфраструктуры (включая профессорско-преподавательский состава и трансфер ядерного образования);
• информационно-консультационные услуги (в т.ч. разработка учебно-методической документации, научно-техническая экспертиза, аттестация и сертификация технических средств защиты);
• конференц-сервис (включая организацию и проведение конференций, гостиничный сервис, организацию питания и быта российских и зарубежных слушателей, транспортно-логистические и визовые услуги, полиграфию).

В целом, это образовательный, научно-методический центр Госкорпорации «Росатом» в области обеспечения безопасного использования атомной энергии и единый отраслевой центр развития компетенций в области ядерных технологий.

Академия сегодня:
• 5 учебных площадок общей площадью 80 000 м2
• 11 подразделений, 29 зарубежных партнеров
• 290 программ отраслевого обучения, 240 программ подготовки персонала АЭС
• Более 345 000 отраслевых слушателей обучено с 1967 года

В 2018 году перед академией была поставлена задача цифровизации основных процессов, был взят курс на цифровую трансформацию. Для начала нужно было автоматизировать процессы проектного управления, привести их к общему стандарту. До этого управление проектами учебного заведения велось с использованием различных программных продуктов, не интегрированных между собой. Сотрудники и руководители подразделений тратили много времени на формирование проектных отчетов.

Руководству академии была необходима единая система, которая позволяла бы обеспечить прозрачность управления проектами, контролировать выполнение работ на разных стадиях реализации проектов, формировать оперативную и достоверную отчетность по проектам для принятия управленческих решений.

«Кроме того, перед системой мы ставили и более глобальную цель – повышение эффективности проектной деятельности и возможность управления бизнесом в режиме онлайн. То есть формирование в реальном времени картины исполнения всех проектов для руководителей высшего уровня. А это и управление ресурсами, и бизнес-процессами, и всей деятельностью, в целом», – уточнил Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической академии Росатома.
Что немаловажно, система должна иметь встроенный API и легко интегрироваться с другими действующими системами организации. Всем этим требованиям в полной мере соответствует информационная система управления проектами ADVANTA. В конечном итоге, она была выбрана топ-менеджментом Академии из нескольких систем с похожим функционалом.

«Мы остановили свой выбор на системе ADVANTA по ряду факторов. Во-первых, по рекомендации коллег, ранее внедривших ее у себя. Во-вторых, это импортозамещающее решение, которое крайне актуально сейчас для предприятий корпоративного сектора. В-третьих, система достаточно проста в использовании, настраивается под наши задачи без программирования и содержит все необходимые нам функции», – аргументировал Сергей Усенко.

Руководство компании планирует управлять в системе тремя типами проектов: инвестиционными проектами развития, проектами по подготовке персонала зарубежных АЭС и проектами по оказанию информационно-консультационных услуг.

На первом этапе внедрения, стартовавшем в октябре 2020 года, специалистами ГК ADVANTA были настроены основные компоненты проектного управления – реестр проектов, единое хранилище проектной документации, проектный документооборот с базовыми процессами разработки и согласования документов. Создана единая рабочая среда для обсуждения вопросов и обмена информацией между участниками проектов. Выполнена настройка шаблона инвестиционного проекта, проведено обучение администраторов и ключевых пользователей системы.

В рамках следующего этапа в системе был настроен контур по управлению финансами проектов, подготовлены дашборды по статусу проектов и статусу задач компонентов проекта. Дашборды – информационные панели управления – необходимый инструмент топ-менеджеров для аналитики текущей ситуации и принятия своевременных решений по проектам.

На данном этапе силами самого заказчика ведется настройка проектов по подготовке персонала зарубежных АЭС и сбор информации по созданию группы дашбордов для ректора Академии. В дальнейших планах – настройка системы под проекты по оказанию информационно-консультационных услуг.

В целом, первые лица Академии ожидают от системы существенного снижения трудозатрат и времени на сбор и подготовку отчетов по проектам, четкого контроля исполнения этапов проектов со стороны всех участников. И первые результаты стали заметны уже на этапе внедрения.
«Уже сейчас мы видим, что время на подготовку отчетов значительно сократилось. Следующий важный этап – интеграция. ADVANTA должна органично встроиться в единую концепцию автоматизации всей производственной деятельности Академии и стать ее полноценным компонентом. У нас есть система управления учебными мероприятиями, система дистанционного обучения. Все они, в конечном итоге, будут интегрированы между собой и станут единым механизмом, где действие, произведенное в одной системе, будет тут же отражаться во всех остальных. На основе этого в последствии мы сможем оцифровать все процессы компании и достичь конечной цели – реализовать программу цифровой трансформации», – подытожил Сергей Валентинович.