Промышленная группа “София” — лидер среди компаний, поставляющих материалы и оборудование в нефтегазовой и энергетической отрасли. Контрагентами компании стали 4 700 предприятий, в числе которых: РЖД, “ЛокоТех”, “Газпром нефть”. Компании группы связаны общими интересами и работают в едином информационном решении, которое объединяет более 40 юрлиц с порядка 500 сотрудниками. До проекта в компании не прослеживалась сквозная цепочка тендерной сделки от победы в конкурсе до продажи и расчета премий сотрудников. Тендерный отдел обрабатывал тендеры в электронных таблицах, информация путалась. Иногда не успевали вовремя подать заявку на тендер и теряли сделки.
По рекомендации “1С-Рарус” руководство приняло решение перейти с 1С:УПП на 1С:ERP Управление предприятием 2 – современную систему для управления производством, разработанную под потребности бизнеса. Преимущества перехода на 1С:ERP для бизнеса: получение своевременных обновлений с изменениями законодательства, дополнительный функционал (модуль CRM, производственное планирование), масштабирование системы за счет подключения отраслевых модулей и бесшовная интеграция с системами 1С.
Партнером по внедрению стал “1С-Рарус” в Санкт-Петербурге. Проект реализован совместно с IT-компанией “Онлайн Коммуникации” — заказчиком системы для аутсорсинга ГК “София”.
Итоги проекта
Единая экосистема и управление тендерными заявками
Компании группы “София” получили единую экосистему за счет связи 1С:ERP и CRM с электронными торговыми площадками, интегрированными через Seldon. Создана система управления тендерными заявками, благодаря которой приоритетные заявки обрабатываются в первую очередь. По каждой заявке ведется управление и согласование этапов подготовки тендерной документации. Шаблоны заявок и наработки используются в дальнейшей работе. В результате выросла конверсия побед в тендерах, а обработка тендеров ускорилась в 3 раза.
Автоматизированный расчет управленческой премии с 20-25 переменными
Автоматизирован расчет управленческой премии сотрудников коммерческого департамента, составляющего 75% штата группы компаний. Премии рассчитываются на основе:
a. фиксированных показателей;
b. понижающих и повышающих коэффициентов;
c. 20-25 переменных, которые собираются в составляющие формулы (скидки, наценки, выручка, себестоимость и т.п.).
С помощью составной мотивации руководители проектов выставляют проектным командам приоритеты и закладывают в формульный калькулятор нужную мотивацию. В результате сотрудники наглядно видят составляющие премии, это стимулирует проектные команды лучше и быстрее работать с клиентами.
“Портфель заказов” для управления ликвидностью и ресурсами
Руководители проектов и подразделений управляют “Портфелем заказов” с помощью разработанного АРМ. Результаты сделки — объем продаж, скидки, доп.услуги, рентабельность и другие показатели — собраны в едином интерфейсе. “Портфель заказов” создан, чтобы помочь топ-менеджерам:
a. взаимодействовать с банками для получения займов и
b. финансирования сделок;
c. мониторить возможные простои;
контролировать график выполнения обязательств перед клиентами.
Теперь компании лучше управляют ликвидностью, ресурсами и рисками проектов.
Программный робот для управления внутренними оборотами
Создан программный робот для управления внутренними оборотами между компаниями группы. Автоматически формируется цепочка, в которой указаны: компания продавец, покупатель, трансферная наценка и другие параметры для расчета оптимума. Для управления цепочкой корректируются условия, и робот автоматически обновляет результат. Менеджерам не нужно вручную корректировать внутренние накладные и восстанавливать последовательность.
Благодаря выстроенным приоритетам заказов в 1С:ERP сотрудники тендерного отдела сразу понимают, какие заявки обработать в первую очередь. Процесс управления тендерами единый в целом по группе компаний, система выстроена вплоть до платежного календаря с поставщиками. Повторно используются наработки с уже сыгранных тендеров, что экономит менеджерам часы работы. По каждой сделке, по каждому направлению сотрудники тендерного отдела видят сквозную цепочку показателей.
Руководители проектов ГК “София” составляют стратегические планы продаж по клиенту — план на год вперед с поквартальной актуализацией и мониторингом ЭТП. Это помогает правильно расставлять задачи и приоритетам по тендерам заранее, а не по факту. Работа с номенклатурными группами делегируется команде проекта. У команды общий KPI на результат проекта и рентабельность, теперь расчеты видны в программе, это сплачивает и мотивирует сотрудников. Большим подспорьем стал “Портфель заказов” — отчет, в котором руководители проектов видят ситуацию по проекту, риски, выручку. С новой цифровой экосистемой работы объем продаж вырос в 1,5 раза.