В 2022 году Единая система электронного документооборота в Алтайском крае, реализованная на основе СЭД «ДЕЛО», отметит 20-летний юбилей. К настоящему моменту ее участниками стали все органы исполнительной власти Алтайского края, структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, администрации муниципальных районов и городских округов, подведомственные и иные краевые организации. Об этапах развития этого важнейшего инструмента, его функционале и особенностях рассказывает министр цифрового развития и связи Алтайского края Евгений Зрюмов.
– Евгений Александрович, в 2022 году СЭД в Алтайском крае отметит 20-летний юбилей. Какие вехи ее развития, с позиции сегодняшнего дня, оказались наиболее важными?
– Первые шаги по реализации проекта были сделаны в конце «далекого» 2001 года, когда Администрация Алтайского края делала выбор программного обеспечения для создания единой корпоративной системы документооборота краевых органов исполнительной власти.
На первоначальном этапе в 2002 году был создан базовый фрагмент на основе системы «ДЕЛО», обеспечивающий автоматизацию основных делопроизводственных функций подразделений Администрации Алтайского края - 30 рабочих мест.
СЭД постепенно развивалась и к концу 2005 года уже насчитывала 92 рабочих места системы «ДЕЛО», в том числе 26 мест «Дело-Web». В администрации края было осуществлено внедрение подсистемы «Архивное ДЕЛО», опций «Поточное сканирование», «Электронная подпись и шифрование», что стало первым шагом к переходу на электронный документооборот.
С декабря 2010 года начаты работы по созданию Единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) Алтайского края, что позволило организовать взаимодействие краевых ведомств с органами местного самоуправления, а также подведомственными и иными краевыми организациями в едином информационном пространстве.
В 2015 году осуществлено подключение Правительства Алтайского края к федеральной информационной системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), позволившее в полной мере организовать информационный обмен электронными документами с федеральными органами власти и субъектами Российской Федерации.
На сегодняшний день наша ЕСЭД насчитывает 5445 рабочих мест, 91,5 % всех рабочих мест государственных служащих органов исполнительной власти Алтайского края обеспечены доступом к ЕСЭД.
– В каких региональных и общегосударственных проектах, связанных с цифровизацией, регион смог принять участие, обладая развитой СЭД? На каких участках проектов СЭД была особенно важна?
– Единая система электронного документооборота Алтайского края в настоящее время является экосистемой государственного управления, объединяющей разные функциональные группы информационного взаимодействия между государственными органами, такие как МЭДО, предназначенную для организации юридически значимого электронного документооборота между ее участниками, сетевой справочный телефонный узел (далее – ССТУ.РФ), предназначенный для проведения Общероссийского дня приема граждан и опубликования результатов рассмотрения обращений граждан, а также различные информационные системы планирования и осуществления контрольной деятельности.
Алтайский край является участником пилотного проекта по апробации использования платформы обратной связи (далее - ПОС) Единого портала государственных и муниципальных услуг для направления в государственные органы сообщений граждан и получения ответов на них. В рамках данного проекта предполагается проведение интеграции ПОС с ЕСЭД.
Внедрение автоматизированного модуля интеграции с порталом ССТУ.РФ также в полной мере позволило реализовать требования указа Президента Российской Федерации № 171 о предоставлении информации о результатах рассмотрения обращений граждан.
Подключение ЕСЭД к МЭДО способствовало организации единого информационного пространства между федеральными органами власти, субъектами Российской Федерации, а также иными организациями - участниками МЭДО, что стало особенно актуально при реализации национальных программ и проектов при предоставлении отчетов в электронном виде. В адрес участников МЭДО направлено 28 634 электронных документа. От участников МЭДО получено 69 973 документа в электронной форме.
– В какие периоды, по каким показателям ЕСЭД Администрации Алтайского края являлась передовой в масштабах федерального округа, страны?
– В 2010 году Алтайский край одним из первых среди регионов Сибирского федерального округа объединил разрозненные базы краевых органов исполнительной власти и органов местного самоуправления в Единую систему электронного документооборота.
Также наш край в 2020 году был передовым по всей России по внедрению автоматизированного модуля интеграции ЕСЭД с порталом ССТУ.РФ в части направления результатов рассмотрения обращений граждан.
В настоящее время в системе функционируют практически все современные востребованные опции, связанные с переходом на юридически значимый электронный документооборот и организацией информационного взаимодействия.
А сегодня Алтайский край первым в России реализовал интеграцию ЕСЭД с Платформой обратной связи Единого портала государственных услуг и поделился опытом внедрения на Всероссийской конференции «Осенний документооборот - 2021».
– Были ли случаи, когда опыт Алтайского края по развитию ЕСЭД помог вашим коллегам стартовать проекты в других регионах?
– С 2002 года внедрение Единой системы электронного документооборота сопровождается профессиональным коллективом барнаульской компании «КС-Консалтинг», которая имеет огромный опыт и богатую базу знаний по реализации перевода организаций на юридически значимый электронный документооборот. Совместными усилиями нам удалось апробировать и внедрить многие решения, которые впоследствии на примере Алтайского края внедрили и другие регионы, такие как Забайкальский край, Республика Алтай, Хакасия, города Владивосток Приморского края и Норильск Красноярского края.
Таким образом, в некотором смысле, город Барнаул стал центром развития систем электронного документооборота в Сибири и на Дальнем Востоке.
Учитывая это, в 2019 году в краевой столице прошла межрегиональная конференция, посвященная тематике СЭД, организатором которой выступили «КС-Консалтинг» и «Электронные Офисные Системы». Конференция собрала порядка 200 представителей из различных регионов, в ходе ее проведения были освещены актуальные вопросы в сфере внедрения и совершенствования технологий для обеспечения бесперебойной, эффективной работы и повышения качества электронного документооборота.
– Что представляет собой ЕСЭД сегодня? Сколько пользователей у нее, какой функционал можно назвать наиболее востребованным, а какой – уникальным для страны?
– Сегодня участниками Единой системы электронного документооборота являются все органы исполнительной власти Алтайского края, структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, администрации муниципальных районов и городских округов Алтайского края, подведомственные и иные краевые организации.
К системе, как я уже говорил, подключено 5445 пользователей. Зарегистрировано 6 217 668 регистрационных карточек, содержащих 6 714 319 файлов. Доля внутриведомственного и межведомственного юридически значимого электронного документооборота органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Алтайского края, организаций государственной собственности Алтайского края и муниципальной собственности составляет 19,8 %.
В конце 2020 года Губернатором Алтайского края Виктором Петровичем Томенко утверждена Концепция развития государственной информационной системы Алтайского края «Единая система электронного документооборота Алтайского края» на 2021-2023 годы, которая включает в себя следующие этапы:
• подключение администраций городских и сельских поселений Алтайского края, организация юридически значимого электронного документооборота в 2021 году;
• внедрение автоматизированных и роботизированных процессов в 2022 году;
• внедрение технологий искусственного интеллекта в 2023 году.
Так что мы с оптимизмом и интересом смотрим в будущее.
– Последние значимые шаги по развитию СЭД - в чем они заключались, по какой причине было решено реализовать эти обновления, в чем их актуальность?
– Одним из значимых мероприятий в текущем году являлось исполнение поручения заместителя председателя правительства Российской Федерации Дмитрия Чернышенко. Алтайскому краю была доверена подготовка доклада о развитии систем электронного документооборота и организации работы с обращениями граждан в субъектах Российской Федерации. В рамках организации работ по сбору информации проведен ряд рабочих встреч как с компаниями разработчиками СЭД, так и с представителями субъектов Российской Федерации по обсуждению вопросов, связанных с решением текущих задач и дальнейшими направлениями развития СЭД.
При представлении сводной информации Дмитрию Николаевичу Чернышенко была поднята проблема перехода на новый формат обмена МЭДО 2.7.1, которая на тот момент была чрезвычайно актуальна. По результатам принятых решений этот формат вошел в состав СЭД «ДЕЛО» версии 19.6. В настоящее время все регионы России и федеральные органы власти, использующие данную систему, осуществили переход на новый формат информационного взаимодействия.
Одним из недавних достижений является организация подписания электронными подписями участников Единой системы двусторонних соглашений и договоров в электронном виде. Единственным сдерживающим фактором от стопроцентного перехода на электронную форму документов является требование Государственного архива по хранению оригиналов определенных групп документов постоянного срока хранения исключительно на бумажном носителе. Но уже сейчас есть определенные подвижки. Так в настоящее время осуществляется рассмотрение проекта по внесению изменений в Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в части определения статуса электронных документов и осуществления архивного хранения документов в электронном виде.
– Как вы сами ведете работу в ЕСЭД, каким функционалом пользуетесь, прибегаете ли к мобильной версии? Какие особенности ЕСЭД можете отметить лично?
– С момента моего назначения мы перевели в «цифру» в Министерстве практически все возможные процессы документооборота. Все сотрудники осуществляют подготовку и обмен документами в электронном виде, активно работая в системе «ДЕЛО». Отмечу, что папка с бумажными документами в моей приемной опустела, а скорость принятия управленческих решений возросла.
Единая система электронного документооборота справляется с поставленными задачами, и сейчас нашему примеру последовали и многие другие министерства и управления Алтайского края.
Чтобы постоянно оставаться на связи, я использую мобильную версию EOSmobile, что чрезвычайно удобно и позволяет комфортно работать с системой в режиме 24x7.
– Чем может помочь СЭД каждому гражданину края, как она участвует в работе с гражданами, насколько эффективно?
– В настоящее время внедрен ряд автоматизированных процессов, позволяющих осуществлять информирование граждан о результатах рассмотрения направленных ими обращений. Так, в частности, внедрён автоматизированный процесс направления информации в личный кабинет гражданина на официальном сайте Правительства Алтайского края о регистрации поступившего обращения и направления сведений о ходе его рассмотрения и подготовки ответа. Также реализован механизм отправки из Единой системы результатов обработки обращений граждан по электронной почте, подписанных электронной подписью.
– Расскажите о компаниях-партнерах по проекту развития ЕСЭД.
– С момента внедрения системы прошло уже почти 20 лет, и все это время вопросы по внедрению и развитию системы сопровождались барнаульской компанией, ставшей нашим надежным партнером - «Корпоративные Системы - Консалтинг» («КС-Консалтинг»). Хотелось бы выразить благодарность специалистам компании и лично директору Андрею Балабанову за качество и оперативность при оказании услуг по техническому сопровождению системы, содержательные и подробные консультации в ходе эксплуатации и развития системы.
Бесспорно, этот положительный опыт сотрудничества между нашими организациями подтверждает высокий уровень квалификации «КС-Консалтинг» как надежного партнера, осуществляющего реализацию всех принятых на себя обязательств. Отдельно хотелось бы сказать слова благодарности за оказанную поддержку компании «Электронные офисные системы».
– Можно ли сказать, что 20 лет для СЭД – это возраст «зрелости»? В каких направлениях планируется дальнейшее развитие ЕСЭД, какие цели представляются наиболее значимыми?
– Говорить о достижении «зрелости» чрезвычайно сложно, так как постоянно появляются новые технологии и «цифровые» решения, отвечающие на всё возрастающие запросы и вызовы общества. На мой взгляд, мы будем находиться в состоянии «вечной молодости», постоянно внедряя современные подходы и лучшие практики для организации удобного современного электронного документооборота.
– Большое спасибо за беседу!