В 2019 году ГК ADVANTA приступила к внедрению корпоративной системы управления проектами для Группы «Аэрофлот» – лидера гражданской авиации России и одного из крупнейших авиахолдингов мира. Функциональным заказчиком проекта выступило руководство Департамента управления проектами авиакомпании.
Аэрофлот в цифрах и фактах:
• 17 марта 1923 года – дата основания
• №1 в России
• 4 место в Европе
• 14 место среди мировых авиакомпаний
• Признан самой пунктуальной авиакомпанией в мире (2019)
• Вошел в тройку крупнейших перевозчиков Европы по количеству выполненных рейсов (2020)
• Признан лучшей авиакомпанией в Восточной Европе (2021, восемь раз подряд)
• 4-е место по цифровизации среди авиакомпаний мира
Как Группе «Аэрофлот» это удается? Топ-менеджмент авиакомпании делает ставку на новые информационные технологии, видя в них мощное средство повышения экономической эффективности и качества обслуживания клиентов. В процессе выполнения программы цифровой трансформации «Аэрофлот» ведет большое количество перспективных ИТ-проектов.
Предпосылки автоматизации процессов
Для реализации этих проектов в рамках стратегии, разработанной до 2028 года, в компании были внедрены:
• Корпоративный стандарт (СТО ИТ 30.13), четко регламентирующий все этапы жизненного цикла ИТ-проектов – от инициации идеи до ввода проекта в эксплуатацию;
• Проектный офис, оказывающий руководителям проектов методологическую поддержку и контролирующий ход ведения ИТ-проектов и инициатив.
Алексей Зотов, заместитель директора Департамента управления проектами Группы «Аэрофлот»:
«В нашей компании цифровая трансформация идет с 2009 года. Мы работаем на международном рынке и должны быть конкурентоспособными, чтобы сохранять лидерство. С другой стороны, это компания с госучастием, и у нас достаточно строгие корпоративные процессы. Мы вынуждены работать в нормативных рамках, в том числе и в плане развития ИТ-систем. Аэрофлот развивает решения для всех сфер деятельности, поэтому цифровая инфраструктура авиакомпании представлена целым рядом таких систем.
На базе департамента управления проектами работает проектный офис. Его цель – обеспечить организационный и методологический контроль реализации проектов с использованием современных цифровых решений. Это центр компетенций по управлению всеми ИТ-проектами авиакомпании. Он также работает по определенным правилам, которые «зашиты» в стандарте управления проектами».
Почему решили что-то менять?
Несмотря на наличие регламентов, документы и отчеты по проектам готовились участниками проектных команд в разных форматах и с разным качеством. Топ-менеджерам приходилось тратить много времени и ресурсов на сбор информации по отдельным проектам и всему портфелю в целом.
Руководству компании был необходим инструмент для автоматизации процессов управления ИТ-проектами и поддержки принятия решений при реализации инициатив. Рассмотрев множество вариантов, заказчик предпочел ИТ-решение на базе платформы ADVANTA по ряду критериев:
• Функциональность – возможность автоматизации сложных бизнес-процессов и гибкость в рамках согласованных и принятых ранее регламентов и методологий
• Возможность развития функционала и масштабирования на другие подразделения компании
• Отечественная разработка
• Возможность интеграции со смежным ПО
• Готовность к адаптации и доработкам платформы для достижения целей проекта внедрения
Какие цели ставил Аэрофлот перед внедрением системы?
1. Поддержать процессы принятия решений по ИТ-проектам и инициативам:
• обеспечить руководство информацией, необходимой для принятия решений
• обеспечить участников проектной деятельности единым набором правил, методов и инструментов
2. Автоматизировать сбор отчетности и данных для контроля инвестиций, выделенных на реализацию проектов
3. Обеспечить контроль эффективности выполнения инициатив и возврата инвестиций в ИТ-проекты
4. Скоординировать действия нескольких департаментов ИТ-блока компании
Что было сделано в процессе реализации проекта внедрения ADVANTA?
• Настроено комплексное ИТ-решение, включающее в себя крупные контуры – основные компоненты проектного управления, модуль управления финансами.
• Система адаптирована под процессы принятого стандарта, которые нельзя изменить.
• Учтены высокие требования заказчика к системе: действия пользователей выполняются в один клик / без нажатия кнопок.
• ИТ-решение интегрировано с действующими системами авиакомпании (Active Directory, JIRA, SAP ERP). Также произведена уникальная интеграция с СЭД, обеспечивающая своевременную передачу событий о поступлении документов в систему.
• Адаптация платформы проходила за счет настроек и триггеров-уведомлений. На проекте задействовано 150 (!) автоматизированных сценариев, позволяющих вести пользователя по процессу управления проектом при помощи экспертных подсказок.
Примеры уникальных функций, реализованных в системе
• Поддержка выполнения процесса управления ИТ-проектами при помощи уведомлений пользователя о дальнейших действиях в системе
• Автоматическое заполнение карточки инициативы или проекта
• Выгрузка презентаций и отчетов из системы в PDF
• Автоматизация формирования документов из системы
• Автоматическое создание и завершение контрольных точек в системе по событиям из СЭД
• Отправка инициативы на рассмотрение проектному офису
• Автоматическое создание задачи и назначение исполнителя
• Автоматическое определение ответственного ИТ-подразделения, РП, заинтересованных сторон
• Блокировка плана-графика от изменений
Алексей Зотов, заместитель директора Департамента управления проектами Группы «Аэрофлот»:
«Реализована инструментальная поддержка процессов управления проектами на базе отечественной платформы ADVANTA – автоматизированная информационная система поддержки реализации инициатив и проектов (АИСПРИ). Это система, которой пользуются все заинтересованные лица – бизнес-заказчики, сотрудники проектного офиса, руководители и участники проектов. Соответственно, руководители проектов получают из нее статус-отчеты, а корпоративные органы – сводную информацию о проектной деятельности. А еще в ней мы отслеживаем финансовые планы по проектам и ведем проектные бюджеты».
Какие результаты были достигнуты?
1. Автоматизированы:
• 15 процессов управления ИТ-проектами, за счет чего система обеспечивает бесшовный процесс управления проектами и ведет пользователя по процессу от и до.
• бюджет проекта. Налажен сквозной финансовый процесс: бюджет формируется из системы автоматически и сопоставляется с фактом из других смежных ИТ-систем, есть возможность прогнозирования.
• отчеты по реализации инвестпрограммы / постпроектный мониторинг. Сократилось время топ-менеджеров на получение сводного отчета по проектам и программам.
• принятие типовых решений с участием нескольких подразделений. Ускорился процесс принятия инициатив на всех этапах жизненного цикла: от идеи до конечной реализации проекта.
2. В системе размещены актуальные методологические документы, что снизило нагрузку проектного офиса по методической поддержке пользователей.
3. Обучено более 250 пользователей, сократилось до минимума количество производимых ими кликов и рутинных операций в системе.
4. ADVANTA успешно вписана в текущий ИТ-ландшафт авиакомпании, не нарушив равновесия.
Выводы
В масштабном проекте, который длился 2 года, команде ГК ADVANTA удалось применить новые решения и расширить функционал платформы.
Проект подтвердил и увеличил адаптивность и гибкость платформы ADVANTA, способной поддержать любые стандарты проектного управления. Даже базовый функционал системы закрыл большинство задач заказчика.
Специалисты ADVANTA выступили в новой для себя роли – генерального подрядчика, объединившего задачи и усилия нескольких подрядчиков, чтобы создать оптимальное решение для реализации целей клиента.
В пользу применения платформы ADVANTA на проекте сыграли ее российские «корни». Система разработана с учетом отечественного опыта управления проектами крупных корпораций и с успехом заменяет западные решения, менее адаптивные и более дорогостоящие.
По итогам проекта сформировано комплексное решение для автоматизации процессов управления ИТ-проектами для масштабирования на ИТ-Департаменты крупных компаний.