Муниципальное казенное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Ростова-на-Дону» (далее - МФЦ) — организация, оказывающая физическим и юридическим лицам широкий спектр услуг. МФЦ выполняют функцию агрегатора. Взаимодействие с клиентами МФЦ выстроено по принципу «одного окна», при этом исключен промежуточный контакт с органом власти, предоставляющим услугу. Например, оформление права на регистрацию собственности, регистрация юридических лиц, прием заявлений о назначении мер социальной поддержки и другие.
В Ростове-на-Дону 19 отделов обслуживания МФЦ которые в среднем обслуживают порядка 120 000 заявителей в месяц. Офисы включают зоны работы с посетителями в формате open-space, состоящие из рабочих мест операторов и зоны ожидания, а также персональные рабочие кабинеты, технические и архивные помещения. Каждый филиал включен в единую структуру, соблюдающую требования учета основных средств муниципальных учреждений, в рамках которой предусмотрена обязательная инвентаризация. Задача инвентаризации заключается в выявлении фактического наличия активов и сопоставлении с данными регистров бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет МФЦ ведется согласно инструкциям, предусмотренным для хозяйственной деятельности муниципальных учреждений. При этом используется программный продукт «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (ред.2). Инвентаризация, принимая во внимание количество отделов обслуживания и их укомплектованности, требовала больших трудозатрат и занимала продолжительный период времени.
Специалисты ГЭНДАЛЬФ предложили внедрение функционала внесения данных в программу учета с использованием терминалов сбора данных (далее - ТСД). Новая схема проведения инвентаризации включала:
- создание и нанесение штрих-кодов на каждую единицу активов,
- фиксирование данных с помощью ТСД;
- формирование на выходе готовых инвентаризационных описей.
Для реализации технической части проекта было закуплено оборудование: ТСД и принтеры этикеток. Программный этап заключался во внедрении обработчиков для создания штрих-кодов и автоматического формирования описей инвентаризации. Основным требованием являлось отсутствие изменений в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
В базе клиента были подключены три обработчика – программные разработки ГЭНДАЛЬФ, которые были созданы ранее и переписаны в соответствии с нюансами и задачами проекта. Создание штрих-кода базировалось на инвентарном номере основного средства, в случае отсутствия номера использовался код справочника. После считывания штрих-кода данные формировали единую инвентаризационную опись и ее печатную форму.
Результатом реализации проекта стал упрощенный процесс нанесения инвентаризационных номеров и введение новых объектов в систему учета. Инвентаризация проводится с использованием ТСД, что значительно сокращает трудозатраты и время ответственных специалистов. Автоматизирован процесс фиксации данных по активам учреждения. Также к итогам проекта относится минимизация ошибок за счет сокращения ручного труда.