29-30 марта 2023 года в Петропавловске-Камчатском прошла межрегиональная конференция «Электронный документооборот как основа современного государственного управления. Обмен опытом, лучшие практики и перспективы развития». Организаторами мероприятия выступили Правительство и Министерство цифрового развития Камчатского края совместно с компанией ЭОС. Поводом для мероприятия стали последние достижения региона в сфере цифровизации госуправления, а его целью – обмен лучшими практиками внедрения СЭД и смежных систем.

СЭД на Камчатке: от регистрации писем до оптимизации госуправления

История ЭДО в Камчатском крае наглядно демонстрирует, что эффективную систему цифрового менеджмента в органах власти возможно выстроить в короткий срок при наличии управленческой воли и заинтересованности в этом на высшем уровне. Не случайно в организации нынешней конференции активно участвовали первые должностные лица региона. Отраслевое мероприятие подобного масштаба проводится здесь впервые, а повод крайне актуальный: с 2020 года Камчатский край демонстрирует большие успехи в области развития системы электронного документооборота. Произошло это во многом благодаря энергичной работе региональной администрации во главе с новым губернатором Владимиром Солодовым, а также местного Минцифры.

«Я работал в разных субъектах Российской Федерации. В 2009-2011 годах у нас появились первые СЭД, самописные программы или разработки ключевых игроков рынка. Но при этом воспринимались они как формальность и использовались в основном для регистрации писем. Тогда в системе госуправления СЭД была «инородным телом». Сейчас ситуация другая. Хотя противники ЭДО, конечно, остались, мы все уже целиком «живем» в СЭД. Электронный документооборот воспринимается даже более реальным и понятным, чем старый бумажный. На Камчатке, например, мы внедрили ЭДО достаточно быстро, потому что губернатор просто запретил подписывать документы на бумаге. Теперь мы начинаем значительно расширять систему. Когда стадия быстрого перемещения документа из точки А в точку Б пройдена, СЭД перерастает в инструмент управления, поглощая некоторые другие системы», – рассказал во вступительном слове первый вице-губернатор Камчатского края Сергей Нехаев.

По словам спикера, в перспективе система электронного документооборота может объединить в себе системы контроля, корпоративного управления, кадровой службы и другие. В то же время нельзя воспринимать внедрение ЭДО как простой «линейный» перевод документопотока из бумажного в электронный вид. Важно понимать этот процесс как оптимизацию управленческих настроек, сопровождая его глубокой организационной перестройкой.

С такой позицией согласен и министр цифрового развития Камчатского края Николай Киселев. Он уточнил, что ЭДО на базе СЭД «ДЕЛО» в Камчатском крае был внедрен в начале 2010-х годов, но до 2020 года в системе работали лишь около двухсот пользователей. Перелом произошел в 2020 году, когда началось экспоненциальное масштабирование системы. Сегодня она насчитывает более 6000 пользователей. Концепция цифровой трансформации госуправления подразумевает принятие решений на основе данных, и возможности электронного документооборота отвечают этому запросу.

«Учитывая взрывной рост количества пользователей, резолюций, документов, подключаемых внешних участников, – СЭД генерирует для нас уникальные и важные данные, которые можно анализировать и на основе которых можно принимать управленческие решения. Для нас теперь СЭД – это гораздо больше, чем просто управление документопотоками. С ее помощью возможна, например, объективная оценка качества работы отдельного госслужащего и целых систем управления. Сегодня система документооборота дает нам очень много для принятия действительно правильных, своевременных и оперативных управленческих решений», – уверен он.

Начальник Управления секретариата Администрации Губернатора Камчатского края Михаил Зубарь более подробно описал слушателям работу единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) Камчатского края, созданной на основе СЭД «ДЕЛО» в 2013 году. В 2020 году системе был присвоен статус государственной информационной системы (ГИС), тогда же была создана Рабочая группа по вопросам функционирования и развития ГИС ЕСЭД. В течение 2020-22 годов активно проходила оптимизация и совершенствование системы: внесение изменений в нормативные правовые акты, переход на МЭДО 2.7.1, оснащение руководителей планшетами с мобильной версией СЭД и другие мероприятия.

Как одна из интересных и нетривиальных практик – было введено автоматическое визирование: если документ не согласован в течение регламентного срока, на него ставится автоматическая виза. В результате чиновники оперативно принимают решения по ключевым вопросам, а документы не задерживаются в системе.

На текущий момент пользователями СЭД являются губернатор, Администрация губернатора, Правительство и Законодательное Собрание Камчатского края, все 29 исполнительных органов региона, 178 из 188 подведомственных учреждений, все 14 муниципальных районов, муниципальных и городских округов, другие участники вроде Контрольно-счетной палаты и Торгово-промышленной палаты Камчатского края.

«2022 год стал для нас ключевым, в регионе велась активная работа по подключению органов власти, в том числе муниципальных, к системе «ДЕЛО». СЭД для нас стала не просто частью корпоративной культуры, это действительно часть государственного управления. 2023 год мы планируем посвятить совершенствованию и оптимизации процессов работы исполнительных органов, а в 2024 году больше внимания уделим оптимизации процессов муниципальных образований. Нам необходимо внедрять в электронном документообороте новые процессы, усиливать цифровые компетенции госслужащих, а также повышать уровень безопасности и конфиденциальности при использовании ГИС ЕСЭД», – заключил Михаил Зубарь.

Начальник отдела координации информатизации Министерства цифрового развития Камчатского края Антон Егоров поделился опытом работы с обращениями граждан в ЕСЭД. В 2021-22 годах весь документооборот, связанный с этим процессом, был переведен с «бумаги» в СЭД. Создана «Единая электронная приемная» для подачи официальных обращений по 59-ФЗ и записи на прием к должностным лицам. Для большего удобства пользователей и оценки эффективности работы системы при ее доработке применяются передовые технологии: например, сопровождение каждого ответа QR-кодом, который ведет на форму обратной связи, или голосовой ассистент Полина, помогающий сориентироваться при звонке в единый колл-центр.

Новости ГосЭДО

Минимизировать рутинные операции госслужащих на всех стадиях работы с электронными документами, повысить прозрачность и эффективность процессов госуправления возможно только в том случае, если все будут работать по неким единым стандартам и правилам, а ЭДО будет внедрен у всех участников. С этой целью создается глобальный сервис государственного электронного документооборота – ГосЭДО. О нем говорил на конференции начальник проектного управления по реализации мероприятий по развитию электронного взаимодействия органов государственной власти Департамента развития облачных сервисов Минцифры России Сергей Парфенов.

Ресурс ГосЭДО включает в себя большой набор облачных сервисов и информационных систем: это, например, нормативно-справочная информация (справочники, классификаторы), ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов» (ЦХЭД), ГИС «Типовое облачное решение СЭД» (ТОР СЭД), ЕПГУ и другие. Соответственно, в сервисах ГосЭДО заинтересованы все стороны ЭДО: федеральные и региональные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, граждане и бизнес-сообщества. Для них создается, по сути, единое информационное пространство.

«Сейчас у нас через МЭДО подключены ФОИВы, РОИВы, некоторые организации – их всего около 220, хотя они и порождают наибольший объем документов. А теперь у нас появляется возможность подключить всех остальных участников к электронному документообороту, всех замкнуть в общую шину взаимодействия, чтобы каждый мог любому участнику отправить электронное письмо. Но для этого необходимо, чтобы каждый из них подключил у себя какую-то СЭД – ТОР СЭД или любой коммерческий продукт. Только в этом случае мы сможем говорить об эффективности госуправления», – резюмировал докладчик.

ЭДО: опыт регионов

Межрегиональная практическая конференция в полной мере оправдала данный ей статус. Помимо руководителей органов власти Камчатского края, в ней приняли участие представители еще шести регионов России. Каждое выступление представляло собой успешный кейс внедрения системы ЭДО или ее отдельного компонента.

Так, заместитель начальника департамента по документационному обеспечению Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края Олеся Шаталова поделилась практикой применения СЭД для ведения учета и контроля поручений Президента. Единая система электронного документооборота Алтайского края на основе программного продукта «ДЕЛО» внедрена в правительстве региона в 2002 году. Сейчас к ней подключены более 7200 рабочих мест, в том числе после аттестации ведется работа с документами ДСП. В крае действует Рабочая группа по совершенствованию системы электронного документооборота.

Поручения Президента в системе были выделены в отдельную группу документов, в определенный момент их начали регистрировать отдельными регистрационными карточками. Еще в 2015 году были приведены к единому стандарту все пункты поручений на основе методических рекомендаций. Раздельный учет облегчает администрирование и выстраивает работу в заданном алгоритме. В регистрационной карточке конкретного пункта поручения отражаются все необходимые реквизиты, наглядно прослеживается подчиненность резолюции. Благодаря широкому охвату системы и оперативной работе делопроизводителей обеспечено доведение поручений до конечного исполнителя в кратчайшие сроки. Существует возможность формирования в автоматическом режиме аналитических и отчетных форм.

«Двадцатилетняя практика использования программного продукта «ДЕЛО» позволила нам эффективно выстроить процессы работы как с документами, так и с проектами документов. Мы смогли обеспечить полноценный учет и контроль по каждому конкретному пункту в части поручений главы государства», – резюмировала Олеся Шаталова.

Заместитель начальника управления цифрового развития Липецкой области Ирина Воронина продемонстрировала опыт региона по автоматизации процессов согласования и регистрации нормативно-правовых актов (НПА) на базе СЭД «ДЕЛО». В Липецкой области с этой системой так же работают уже около 20 лет, на ЭДО переведены все органы власти, муниципалитеты, сельские поселения, подведомственные учреждения. Проблемой в отношении НПА стало то, что их создание в бумажном виде требует большое количество согласований, а также не исключена возможность подмены уже завизированного документа.

Сегодня в регионе автоматизированы процессы формирования листа согласования и свода заключения, процессы контроля согласования и контроля направления на утверждение проекта документа. Существует также контроль версионности проекта нормативно-правового акта на всем его жизненном цикле. Основное преимущество новой системы – уменьшение срока согласования проекта правового акта на 35%.

Заведующий сектором электронного документооборота Министерства цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области Виталий Семиков раскрыл особенности внедрения в регионе платформы обратной связи (ПОС). В 2007 году здесь начали использовать СЭД на базе системы «ДЕЛО», и сегодня в ней работают более 3500 организаций и около 20 тысяч пользователей.

Более двух лет назад была произведена интеграция СЭД с платформой обратной связи. «ПОС – это единое окно обработки заявлений граждан и юридических лиц, которое позволяет им через форму на портале госуслуг либо через мобильное приложение, а также виджеты на сайтах органов власти субъектов – направлять обращения в государственные органы местного самоуправления по широкому спектру вопросов, участвовать в опросах, голосованиях, общественных обсуждениях. ПОС осуществляет автоматический сбор и загрузку сообщений, маршрутизацию, автоматизацию направления ответов и оценку качества решения проблем», – рассказал спикер. Средний суточный объем выгрузки обращений из ПОС в СЭД составляет примерно 400 рубрик (в одном обращении может содержаться несколько рубрик, то есть вопросов на разные темы).

Руководитель отдела сопровождения информационных систем ГБУ «Республиканский центр инфокоммуникационных технологий» (РЦИТ) Республики Саха (Якутия) Анна Саввинова провела обзор региональной ЕСЭД и возможностей ее интеграции с другими системами. ЕСЭД была создана по указу главы Республики в 2018 году и на сегодняшний день является центральной площадкой для работы с документами, поручениями и проектами документов. В системе более 19000 активных пользователей: сотрудники органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений и предприятий. Для СЭД развернуто 11 серверов, из которых 4 – серверы баз данных. Уполномоченным органом по работе в ЕСЭД является Министерство инноваций и цифрового развития Республики Саха (Якутия), а РЦИТ является оператором системы.

ЕСЭД интегрирована с BI-системой, ССТУ, ПОС, МЭДО, сервером мобильных решений (для работы мобильного приложения EOSmobile), системой «Архивное дело», системой технической поддержки РЦИТ и с нейронной сетью. Последняя используется для автоматизированной маршрутизации входящих документов по исполнителям.

Заместитель начальника управления — начальник отдела управления информационно-программного обеспечения Администрации города Владивосток Евгения Суровцева так же рассказала о развитии региональной СЭД. Город имеет своеобразное территориальное расположение, некоторые поселения находятся на островах, и обмен бумажными документами с ними затруднен. Система на базе «ДЕЛО» начала внедряться во Владивостоке с 2009 года. Сегодня она включает в себя несколько модулей, в том числе МЭДО, СМЭВ, «Интернет-приемную», РПГУ, ССТУ, систему обработки обращений граждан и другие. Для органов власти СЭД «ДЕЛО» – точка входа большинства документов.

К преимуществам СЭД спикер отнесла юридически значимый документооборот с применением ЭП, возможность использования мобильного офиса для руководителей, контроль исполнения документов и высокую скорость обработки информации.

Директор ГУ «Новгородский информационно-аналитический центр» Вячеслав Фёдоров поделился опытом использования СЭД «ДЕЛО» в Новгородской области. СЭД ДЕЛО в регионе внедрено с 2005 года. «В своей деятельности мы занимались не только технической составляющей, но и нормативно-правовым регулированием, организацией работы в СЭД: это обучение пользователей, семинары, актуализация нормативной базы региона, изменение устоявшихся практик», – пояснил он.

Сегодня в СЭД работают все органы власти, подведомственные организации органов власти и муниципальные образования региона, а также около половины сельских поселений (план на 2023 год – 100%). Количество пользователей – около 3000, более 230 организаций. Система аттестована по требованиям информационной безопасности, находится в закрытом контуре.

Развитие продуктов ЭОС и технологических партнеров компании

Отметим, что все представленные на конференции успешные проекты автоматизации документооборота органов власти реализованы на базе СЭД «ДЕЛО» и других продуктов компании ЭОС. Генеральный директор ГК «ЭОС» Андрей Козлов в своем выступлении подробно раскрыл пять основных направлений развития СЭД: завершение кроссплатформенной версии системы, повышение общей масштабируемости, функциональное развитие и интеграции, развитие системы для обслуживания множества организаций в одной инсталляции, поэтапная смена технологической платформы.

Особое внимание спикер уделил созданию полностью импортозамещенной системы. «Во 2-3 квартале этого года мы закончим все работы, связанные с полным импортозамещением всех компонентов СЭД «ДЕЛО». Уже сейчас существует система «ДЕЛО», которая работает под управлением PostgresPro в части СУБД, все клиентские места уже полностью импортозамещены. Скоро мы проведем полное импортозамещение серверных компонентов», – подчеркнул он. В рамках кроссплатформенной версии система «ДЕЛО» совместима также с отечественным софтом: ОС «Альт Рабочая станция», Astra Linux и «РедОС», офисными пакетами «МойОфис» и P7, криптографическим ПО «КриптоПро» и КАРМА, браузерами «Яндекс» и «Спутник». А мобильное приложение EOSmobile к концу года начнет поддерживать российскую мобильную ОС «Аврора».

Руководитель направления разработки систем архивного хранения «Масштабные решения» (ГК «ЭОС») Анастасия Меницкая рассказала про ведомственное архивное хранение: с какими вызовами сталкивается архив организации при решении вопросов хранения электронных документов.

«Любая система архивного хранения так или иначе должна отвечать на три вопроса: учитывать бумажные и электронные документы, позволять использовать файлы и обеспечивать все технические процедуры, чтобы электронные документы сохранились и были пригодны к использованию. Наш продукт «Архивное дело» – система для автоматизации и организации учета, хранения, использования как бумажных, так и электронных документов. При работе с электронными документами система предоставляет полный комплекс технических процедур, которые обеспечивают все задачи архива», – указала она.

В работе конференции приняли участие ведущие отечественные ИТ-компании, разработчики софтверных решений и аппаратных средств.

Руководитель направления по работе с удостоверяющими центрами компании «Актив» Ольга Королева представила смарт-карту и токен «Рутокен 3.0 NFC» для мобильного подписания документов электронной подписью. По ее мнению, мобильная электронная подпись должна храниться на отчуждаемых устройствах в надежной доверенной среде.

Руководитель по развитию бизнеса «МойОфис» в ДВФО Тимофей Виноградов сделал обзор офисных решений для общения и совместной работы с документами, главными приоритетами которых является эффективность и безопасность. По его словам, данные продукты создают полнофункциональную и защищенную рабочую среду.

Отметим, что пользовались вниманием стенды компаний ЭОС, «МойОфис» и «Актив», развернутые в демо-зоне.

Конференция завершилась дискуссией «Импортонезависимая реальность», в которой приняли участие представители компаний ЭОС и «МойОфис», органов государственной власти. Эксперты обсудили перспективы перехода на отечественные решения, необходимость совершенствования отечественного ПО вендорами с учетом обратной связи от заказчиков, сложности, связанные с обучением пользователей и другие вопросы.