ООО «Автомобильный дом «Энергия ГмбХ» — дистрибьютор Mercedes-Benz Group AG в Республике Беларусь. В автоцентре продают новые автомобили и автомобили с пробегом, оригинальные запчасти и аксессуары, выполняют сервисное обслуживание, гарантийный и постгарантийный ремонт.

Ранее в компании использовалась другая информационная система, при этом не все задачи были автоматизированы. Данные подразделений были рассогласованы, часть управленческой информации хранилась в электронных таблицах. Невозможно было отследить актуальные данные по остаткам запчастей и аксессуаров на складах и в цеху. На подготовку управленческих отчетов уходило много времени. Было сложно планировать ремонты и техобслуживание автомобилей, управлять загрузкой персонала, контролировать затраты, работу сотрудников. Предприятию стала необходима новая информационная система.

Для решения поставленных задач выбрали решение, разработанное «1С-Рарус»: «Альфа-Авто:Автосалон + Автосервис + Автозапчасти КОРП 6». Исполнителем проекта стала компания «СофтСервис» (г. Гродно), партнер «1С-Рарус» в области отраслевой автоматизации. Система развернута во всех подразделениях Автомобильного дома «Энергия ГмбХ». Выполнена интеграция с базами поставщиков, заводскими системами, платежными и банковскими сервисами, с системой единого расчетного и информационного пространства (ЕРИП), программным комплексом «Ввод документов персонифицированного учета» и Порталом электронных счетов-фактур по НДС — национальными информационными ресурсами Беларуси.

Результаты автоматизации

• В системе в онлайн-режиме отражается информация о работе каждого подразделения. Исключена необходимость двойного ввода данных, ликвидирована проблема рассогласования информации.

• Организовано электронное хранение информации по каждому клиенту, теперь на поиск клиента уходит 5–10 секунд. Подготовка документов занимает в 2 раза меньше времени и не допускает ошибок. В итоге обработка заказов ускорилась на 25%.

• В системе отражается история взаимодействий с клиентами: предоставляемые клиентам услуги по ремонту и обслуживанию автомобилей, периодичность прохождения ТО. Увеличились продажи допоборудования и аксессуаров, так как менеджеры сразу видят, что будет полезно покупателям, и рекомендуют к покупке.

• Сотрудники предварительной записи получают в системе уведомления о необходимости взаимодействия с определенными клиентами. Внедрена телефония, позволяющая делать вызовы клиентам из 1С. Создан веб-сервис, который оповещает клиентов о предварительной записи, статусе ремонта автомобиля, о необходимости своевременного прохождения ТО.

• Появилась возможность оперативно составлять план сервисного обслуживания и ремонтов с учетом занятости сотрудников, рабочих мест и оборудования. Интеграция с базами поставщиков позволила создавать заказы на запчасти, отслеживать их статус, получать информацию по актуальным ценам и остаткам непосредственно в 1С. Срок оказания услуг и выполнения заказов сократился на 25%.

• Создан гибкий механизм ценообразования запчастей. В сервисных работах используется более 2 млн наименований деталей и аксессуаров. Появилась возможность контролировать и оперативно регулировать уровень запасов на складах и в цеху. Объемы складских остатков снижены.

Руководитель группы по информационным технологиям ООО «Автомобильный дом „Энергия ГмбХ“» Кривой Артем Николаевич отмечает:

«Внедрение комплексной системы автоматизации на базе „Альфа-Авто:Автосалон + Автосервис + Автозапчасти КОРП“ позволило оптимизировать работу практически всех подразделений компании. Мы улучшили управление закупками и продажами. Ускорили обслуживание клиентов, предоставили им удобный веб-сервис, стали выполнять заказы и оказывать услуги на четверть быстрее. Новая система повысила точность учета и улучшила планирование, снизила количество ошибок в расчетах. Отчетность теперь формируются автоматически, быстро и просто. Важно, что программа учитывает изменения законодательства Республики Беларусь. Внедрение проходило по технологии корпоративного внедрения, что позволило повысить эффективность организации и управления проектом и достичь поставленных целей».