Современные университеты активно внедряют цифровые технологии. Прежде всего, это необходимо для модернизации внутренних процессов в университете, что напрямую влияет на эффективность научной работы. Также важно организовать учебный процесс таким образом, чтобы студенты привыкали работать с IT-решениями и после выпуска легко могли устроиться на работу даже в самые технологичные предприятия.

Приволжский исследовательский медицинский университет находится в активной фазе цифровой трансформации. А система управления проектами играет тут важную роль, так как именно она помогает оптимизировать бизнес-процессы внутри компании.

Опыт ПИМУ

Приволжский исследовательский медицинский университет (ПИМУ) — государственный ВУЗ в Нижнем Новгороде, где получают образование будущие врачи, повышают квалификацию доктора, а также проводятся научные исследования. Входит в тройку самых востребованных медицинских вузов России. В ПИМУ работают 3000 человек, включая 2 членов-корреспондентов Российской Академии наук, 150 докторов наук и 360 кандидатов наук.

В 2021 году ПИМУ стал участником государственной программы «Приоритет 2030». Задача программы — улучшить научно-технический потенциал российских университетов, чтобы они могли создавать новые технологии, отрасли и конкурентоспособные продукты. Главная цель — к 2030 году создать в России более 100 передовых университетов.

В рамках программы «Приоритет 2030», ПИМУ должен выполнить множество проектов, включая научные исследования и организационные цифровые изменения в университете. На каждый проект выделяется бюджет и устанавливаются сроки. Так как программа «Приоритет 2030» государственная и требует отчетности, то реализация проектов должна быть прозрачной и четко регулироваться.

В ПИМУ и ранее существовал проектный офис. Все важные данные о проектах, информация о закупках, финансовые отчеты и документация — все это ведется в громоздких таблицах Excel. О статусе проектов структура отчитывается ректорату на бумаге. Такая отчетность занимает много времени как сотрудников проектного офиса, так и у руководства университета для анализа деталей.

Стало понятно, что контролировать более 100 важных для университета проектов в Excel — это сложно, долго и неэффективно. Тогда ПИМУ начал поиски IT-системы управления проектами.

Почему выбрали ADVANTA среди всех систем управления проектами?

1. Тренд на импортозамещение. Важно было выбрать российскую систему, чтобы ликвидировать риск ухода системы с рынка и остановки поддержки.
2. Экспертность и сертификация. ADVANTA — член Ассоциации отечественных разработчиков программных продуктов (АРПП) и входит в Единый реестр российских программ Минкомсвязи РФ. Сотрудники компании регулярно проходят сертификацию по управлению проектами.
3. Репутация. Один из сотрудников команды внедрения уже использовал систему ADVANTA, когда работал в правительстве Нижегородской области. От системы осталось позитивное впечатление, поэтому решили остановиться на проверенном варианте.

Как ПИМУ будет использовать систему ADVANTA?

Все 120 проектов программы «Приоритет 2030» будут занесены в систему ADVANTA. Многие проекты утверждаются на срок от одного года, а некоторые даже до 2030 года. Информация по всем проектам будет отображаться в едином дашборде и регулярно представляться ректору университета для отчетности.

Дашборд автоматически объединяет информацию всех проектов и позволяет наглядно демонстрировать ее руководству. Так, начальству нет необходимости изучать объемные документы на бумаге, а сотрудникам тратить время на создание презентаций в PowerPoint.

Вести проекты будут все сотрудники, участвующие в программе «Приоритет 2030» — это и проектный офис, администрация, преподаватели, врачи и ученые. Всего около 70 сотрудников. Первые проекты ПИМУ будут перенесены в ADVANTA до конца 2023 года. Далее их будут вносить постепенно, при этом расширяя подключенные решения. В планах использовать все доступные функции ADVANTA, поскольку объем работы и проектов велик, и для их управления требуется множество опций.

Какие цели университет ставит перед внедрением ADVANTA?

ПИМУ ставит две масштабные цели. Во-первых, контроль и прозрачность. На проекты программы «Приоритет 2030» выделяется значительный объем финансирования и, как уже было выявлено, контролировать исполнение такого огромного количества проектов вручную сложно. В первый год использования системы ПИМУ планирует четко отслеживать ход выполнения проектов и не упускать важных деталей, которые могут повлиять на результат.

Вторая глобальная задача — ПИМУ хочет развивать коммерческое сотрудничество в сферах образовательной, научной и интеллектуальной деятельности. То есть, вести проекты, не связанные с «Приоритетом 2030», а направленные на партнерство с другими компаниями. Эти проекты ПИМУ также объединит и будет демонстрировать ректорату университета, чтобы без сложных презентаций и отчетов показывать, как идет развитие сотрудничества.

Для оперативного контроля используется «Реестр проектов». Это универсальное решение, которое подходит как для небольших компаний, так и для крупных организаций. Его легко настроить под конкретные потребности и процессы каждого проекта.

Плюсы работы с ADVANTA и планы на будущее

Несмотря на то, что сотрудничество между ПИМУ и ADVANTA только начинается, заказчик отметил три ключевых преимущества совместной работы.

1. ADVANTA развивает культуру проектного управления. Специалисты ADVANTA не просто подбирают решение для управления проектами, но и проактивно помогают с изменением внутренних процессов компании, чтобы система приносила максимум пользы.
2. Регулярная техническая поддержка. ПИМУ не эксперт в IT-разработке и интеграциях. Команда ADVANTA взяла на себя все настройки, поэтому университету не нужно расширять штат для внедрения системы и ее дальнейшей поддержки.
3. Эксперты ADVANTA всегда на связи и готовы помогать. У ПИМУ возник форс-мажор с доставкой серверов. Команда ADVANTA, чтобы не переносить запуск системы, предложила на время использовать свои сервера.