Группа компаний «Единая Европа» занимается разработкой и производством парфюмерно-косметической продукции под брендами Divage, Borrelli, Rouge Bunny Rouge и др. Компания работает на рынке с 1996 года, предоставляя партнерам максимально полный комплекс услуг по дистрибуции, логистике и розничной продаже парфюмерии и косметики. Холдинг также владеет сетью парфюмерно-косметических аутлетов IBeauty.
Компания в цифрах:
• 30 лет на рынке
• 50+ брендов парфюмерии и косметики
• 12% российского рынка селективных ароматов
• 15% российского рынка декоративной косметики
• 16 филиалов
• Штат – 1 000+ сотрудников
Предпосылки к внедрению системного проектного управления
В компании филиальная структура. Каждый филиал имеет свой офис, склад, транспортный парк для доставки товара, штат торговых представителей и консультантов, подразделения маркетинга, планирования и анализа. В составе холдинга работают предприятия по контрактному производству косметических продуктов, способные выпускать до 250 SKU декоративной косметики, включая аксессуары, парфюмерию и уходовые средства.
После ухода западных конкурентов с российского рынка количество выпускаемых компанией проектов, брендов и продуктов резко возросло. Стали возникать сложности с контролем проектов. Ввести десятки проектов вручную – в Excel, на бумаге, каждое направление по-своему и независимо от других – было уже невозможно.
Руководству компании требовалась единая методология и единый инструмент для управления проектами и портфелями. Из нескольких вариантов была выбрана информационная система управления проектами на базе цифровой платформы ADVANTA. Выбор в пользу этого решения был сделан по нескольким причинам. Во-первых, это российский вендор, один из лидеров рынка, система разработана в нашей стране, с учетом опыта работы с крупными компаниями, большими мощностями и в реалиях отечественного бизнеса. Во-вторых, это не просто ИТ-инструмент, а функциональное решение со встроенной методологией контроля проектов, способное поддержать все текущие процессы компании. И в-третьих, гибкая система, которая не требует дополнительного программирования и содержания аналитика в штате.
Топ-менеджмент холдинга планирует с ее помощью уменьшить сроки и повысить качество проектов по разработке новых брендов и продуктов. И за счет этого существенно расширить сферу влияния на отечественном парфюмерно-косметическом рынке, закрывая потребности российского покупателя в большинстве сегментов и ниш.
Задачи, которые поставил заказчик перед внедрением
• получить единый инструмент контроля за портфелями и проектами холдинга
• сократить сроки проектов и время на сбор и подготовку отчетности
• сформировать единую среду для взаимодействия подразделений и трансфера лучших практик управления проектами
Что было сделано в процессе внедрения
1. Сформированы базовые принципы методологии управления проектами.
2. Командой заказчика проеден реинжиниринг ряда бизнес-процессов холдинга.
3. Создан реестр проектов, проекты сгруппированы портфелям и направлениям.
4. Настроены карточки (паспорта) и шаблоны проектов.
5. Определены вехи для контроля выполнения этапов проекта.
6. Настроена отчетность с требуемым набором показателей, которая автоматически уведомляет руководителей внутри системы и по e-mail о статусах проектов, возможных рисках и проблемах.
Каких результатов удалось достичь с внедрением информационной системы управления проектами:
• Время на формирование графиков проектов в среднем сократилось в 10 раз: с 8 часов до 40 минут.
• Время сбора данных и подготовки отчетности снизилось в 10 раз. Большая часть информации доступна онлайн.
• У генерального директора и руководителей проектов за счет появления реестра проектов и дашбордов по всем проектам компании появилась возможность владеть актуальной информацией о состоянии портфеля и отдельных проектов, видеть, какие идут в графике, а какие требуют повышенного внимания, принимать на основе объективных данных своевременные решения.
• Контролируется загрузка 50+ сотрудников, занятых в проектах, исключая риски простоя и переработок.
В дальнейших планах заказчика – доработать шаблоны проектов под требования пользователей и масштабировать решение на другие департаменты.