В условиях постоянно растущего объема документов, нуждающихся в оперативном рассмотрении и обработке, использование электронных технологий документооборота является практически необходимым для любого органа власти. В Администрации Копейского городского округа подготовительные работы по внедрению современной системы электронного документооборота были начаты в 2009 году. Основной набор задач для автоматизации был достаточно традиционным – регистрация документов, выдача поручений и контроль их исполнения, а также подготовка аналитических отчетов, позволяющих отслеживать исполнительскую дисциплину, статистику по типам документов и т.п. В качестве платформы для построения системы электронного документооборота была выбрана СЭД «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы», успешно эксплуатируемая в более чем 400 администрациях разного уровня.
Работы были проведены по стандартному для таких случаев сценарию – обследование сложившихся правил документооборота и их оптимизация, внедрение системы и ее настройка в соответствии с полученными результатами, обучение пользователей и, в последствие, оказание необходимых консультационных услуг. В данном случае обучение сотрудников производилось непосредственно на их рабочих местах, что позволило специалистам постепенно перейти на использование системы электронного документооборота с минимальными потерями рабочего времени.
С 2010 года система эксплуатируется в рабочем режиме. По словам сотрудников Администрации, за счет внедрения системы значительно уменьшилось дублирование документов, облегчен поиск необходимых данных, существенно сократилось движение бумажных документов за счет выдачи поручений в электронном виде. «Следует отметить, что система «ДЕЛО» проста в освоении и на ее основе может быть создана система электронного документооборота любого уровня сложности», сообщает в своем отзыве заместитель главы Администрации по финансовым вопросам Татьяна Викторовна Николаус. «Как показал опыт, система «ДЕЛО» - высокопроизводительное решение, позволяющее системно и оперативно управлять документами», отмечает руководитель аппарата Администрации Татьяна Федоровна Мясникова.
Также специалисты Администрации получили возможность работать с документами удаленно через Интернет (с помощью опции «ДЕЛО-WEB»), а руководство получило удобный инструмент для аналитической работы – в дополнение к стандартному набору отчетов, было создано 20 дополнительных отчетных форм для анализа различных аспектов работы с документами.
В дальнейшем планируется внедрение дополнительных рабочих мест системы и вовлечение в электронный документооборот всех ключевых сотрудников Администрации.
Все работы по проекту выполнены ЗАО «АЛИАС» http://www.alias.ru, официальным партнером ЭОС.