ООО «Международная Энергетическая Корпорация» («МЭК») – инжиниринговая компания, предоставляющая полный комплекс услуг в области энергетических сетей: от предпроектного обследования до сдачи энергетических объектов под ключ и сервисного обслуживания.
Как и во многих других организациях до внедрения ECM-системы в ООО «МЭК» для совместной работы с документами использовались систематизированное файловое хранилище и электронная почта; какого-либо единого подхода к управлению задачами не существовало. Динамичное развитие компании, постоянное увеличение объемов работ и, соответственно, числа обрабатываемых файлов и документов потребовало повышения эффективности работы и внедрения современных технологий для работы с информацией. Среди основных задач, сформулированных руководством компании для внедряемой системы – автоматизация общего документооборота, создание единого корпоративного хранилища документов и неструктурированной информации, автоматизация учета договоров и управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). В качестве наиболее подходящего решения, позволяющего автоматизировать все перечисленные задачи, была выбрана система «eDocLib: Актив Бизнес», построенная на платформе eDocLib компании «Электронные Офисные Системы» (Москва).
Коробочная версия ECM-системы eDocLib 2.5 предоставляет широкий функционал по организации совместной работы с корпоративной информацией и автоматизации документооборота. Кроме того, она может быть использована независимыми разработчиками для создания собственных продуктов на основе платформы eDocLib.
Один из первых подобных продуктов – ECM-решение «eDocLib: Актив Бизнес», разработанное специалистами компании «Корпоративные системы – Консалтинг» (Барнаул), золотого партнера ЭОС. Продукт позволяет автоматизировать ключевые бизнес-процессы малого и среднего бизнеса, в том числе, управленческий документооборот, работу с договорами, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), работу сервисной службы (helpdesk) и обладает, как и сама платформа eDocLib, уникальным соотношением «цена/ функциональность» и возможностью быстрой конфигурации в соответствии с потребностями пользователя.
На первом этапе внедрения «eDocLib: Актив Бизнес» в «Международной Энергетической Компании» было проведено исследование общего и коммерческого документооборота, позволившее формализовать документационные и информационные потоки. Далее специалистами компании «Корпоративные системы - Консалтинг» были осуществлены необходимое конфигурирование и настройка «eDocLib: Актив Бизнес» в соответствии с результатами исследования.
С 2011 года учет и управление всеми договорами и документами в компании «МЭК» ведется с помощью «eDocLib: Актив Бизнес». Базовые функции CRM, реализованные в системе, предоставили возможность коммерческому отделу автоматизировать работу с действующими и потенциальными заказчиками, учитывать возможные сделки, запросы потенциальных клиентов, планируя и проводя работу с ними в единой системе. Простая интеграция с Microsoft Outlook позволила автоматически регистрировать переписку сотрудников с контрагентами в связке с первичными документами (договорами, коммерческими предложениями и т.д.).
Благодаря использованию утилиты загрузки в eDocLib существующего архива электронных документов к моменту запуска системы в эксплуатацию все значимые документы были собраны в едином хранилище.
Говоря о первых результатах внедрения, Виталий Моргунов, директор по маркетингу «МЭК», отметил: «…система позволяет навести порядок в документообороте, решить проблему своевременного и качественного выполнения поручений. Сохранить и защитить данные, а также предоставить возможности для организации работы в удаленном режиме. Именно такие условия диктует реальность для малых и средних предприятий...»
В планах на будущее – автоматизация с помощью «eDocLib:Актив Бизнес» основных бизнес-процессов, связанных с работой с различной технической документацией. Рассматриваются варианты реализации в системе единого хранилища инженерных документов: технических обоснований, чертежей, спецификаций, результатов предпроектных обследований и т.п. При этом планируется не только создать архив электронных документов, но и обеспечить коллективную работу с документами, их согласование, управление задачами и контроль исполнения. При этом вся техническая документация будет динамически связана с другими документами компании – коммерческими предложениями, договорами, предварительными запросами потенциальных клиентов и т.д.
Все работы по проекту выполняются компанией «Корпоративные Системы – Консалтинг» www.cs-consult.ru, золотым дилером ЭОС.