Завершен первый этап внедрения системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде на базе решения EOS for SharePoint в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия. Проект реализовывался совместно компаниями «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и «Офис-Док» (Санкт-Петербург) – золотым партнером компании ЭОС.
История проекта берет начало в 2003 году, когда компания «Офис-Док» выполнила работы по внедрению системы электронного документооборота в Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия. Впоследствии к системе были подключены все органы государственной власти Республики – компания «Офис-Док» оказывала услуги по сопровождению и технической поддержке.
В 2010 году, исходя из новых требований к системе и планов по развитию государственных услуг в электронном виде, было принято решение о модернизации системы. В качестве платформы для обновленной системы был выбран только что вышедший Microsoft SharePoint Server 2010 (SharePoint 2010), а в качестве прикладного решения, реализующего функции электронного документооборота – продукт компании «Электронные Офисные Системы» EOS for SharePoint, полностью встроенный в платформу SharePoint и существенно расширяющий её возможности.
Специалисты компании «Офис-Док» провели предпроектное обследование исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, изучили потребности заказчика и разработали техническое задание на модернизацию системы. Все необходимые компоненты для реализации этого технического задания были включены компанией «Электронные Офисные Системы» в решение EOS for SharePoint. Таким образом, на базе одной из наиболее популярных в мире ECM-платформ – Microsoft SharePoint – было построено решение, обладающие всеми преимуществами продукта Microsoft и при этом полностью соответствующее всем требованиям по организации документооборота в российских органах государственной власти.
Автоматизация классических функций документационного обеспечения управления важная, но не единственная задача, решенная в ходе реализации проекта. Работы, выполненные компаниями «Электронные Офисные Системы» и «Офис-Док», позволили перевести в электронную форму процесс оказания государственных услуг в Республике Бурятия.
В частности, были автоматизированы такие функции как: регистрация заявок на оказание госуслуг; направление заявок на рассмотрение; собственно рассмотрение заявок; создание запросов на получение информации, необходимой для рассмотрения заявок; мониторинг хода рассмотрения заявок; контроль исполнения заявок; ответ заявителю в электронной форме. Заявка на оказание госуслуги представляет собой регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами – документами заявителя. В карточке отражаются не только регистрационные данные, но и весь ход рассмотрения заявки.
Реализация системы на единой базе данных и единой платформе SharePoint 2010 исключает возникновение проблем, связанных с межведомственным взаимодействием различных органов государственной власти при оказании государственных услуг.
В планах заказчика на 2011-2012 г.г. – тиражирование системы на все исполнительные органы государственной власти Республики Бурятия.