В последние годы значительно увеличился объём документов, нуждающихся в оперативном рассмотрении и обработке, поэтому использование электронных технологий документооборота является практически необходимым для любого органа власти.
В рамках требований федерального закона от 21.07.2005г. N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» в 2010 году администрацией Астрахани был объявлен открытый конкурс на выполнение работ по поставке лицензий на программный продукт и проведение работ по его внедрению, обеспечивающие комплексную автоматизацию системы документооборота и делопроизводства в аппарате администрации и подведомственных ей структурах города. В результате проведенного конкурса была выбрана система электронного документооборота «ДЕЛО» (разработчик – ООО «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), Москва). Победителем конкурса признан Научно-производственный центр «Космос-2», Ростов-на-Дону – официальный партнер ООО «Электронные Офисные Системы» в ЮФО.
В администрации Астрахани подготовительные работы по внедрению современной системы электронного документооборота были начаты в 3 квартале 2010 года. Основными задачами автоматизации, поставленными заказчиком, являлись: регистрация документов, выдача поручений и контроль их исполнения, переход на безбумажный документооборот с использованием электронной подписи для внутреннего документооборота, а также подготовка аналитических отчетов, позволяющих контролировать исполнительскую дисциплину, статистику по типам документов, сканирование документов и т.д.
В результате обследования документопотоков между подразделениями аппарата администрации и в структурных подразделениях города была разработана схема электронного документооборота, определены участки этой схемы по использованию клиентских мест СЭД «ДЕЛО» и «тонких клиентов», «ДЕЛО-WEB».
Схема автоматизации учитывала действующий регламент движения документов и технологию контроля исполнительской дисциплины. Часть лицензий были приобретены на льготных условиях миграции от ЭОС, остальные – докуплены на общих основаниях. Общее количество составило 500 лицензий.
Руководством администрации было принято решение использовать поточное сканирование при регистрации входящих документов, а при регистрации исходящих внутренних документов – электронно-цифровую подпись. Таким образом, обеспечивался переход к безбумажной технологии документооборота. На основании созданного документа обследования были начаты работы по подготовке объекта к внедрению: наполнение базовых справочников, регистрация пользователей и распределение прав по работе в системе, произведена генерация ключей для использования в системе ЭЦП, настройка всех клиентских мест, ряд подсистем и опций системы «ДЕЛО». Для получения отчетных форм использовались стандартные отчеты ЭОС. В том случае, если необходимых форм отчетностей было недостаточно, для генерации новых отчетов использовалась АС «Отчеты для СЭД «ДЕЛО». В процессе внедрения системы и обучения пользователей были разработаны дополнительные шаблоны печати, сервисы, спроектированы и реализованы в промышленном исполнении процессы управления событиями и документами.
В промышленную эксплуатацию система «ДЕЛО» в администрации Астрахани запущена в конце декабря 2010 года. В единую базу данных электронного документооборота включены все структурные подразделения аппарата администрации города, администрации 4-х районов города, управления, комитеты, некоторые муниципальные учреждения и предприятия. Электронные документы, формируемые участниками проекта в процессе исполнения и подписываемые ЭЦП, поступают с использованием СЭД «ДЕЛО» напрямую в различные структурные подразделения через 3-5 сек. после их создания, что значительно снижает затраты рабочего времени и увеличивает эффективность движения и исполнения документов. Значительно повысилась прозрачность документооборота, сократилось время согласования проектов документов в электронном виде по всем подразделениям и исполнителям администрации Астрахани. Обеспечен сплошной контроль исполнения управленческих решений. Повысилась производительность труда делопроизводственного персонала. Произошло значительное сокращение объема бумажной документации.
В настоящее время начались работы по развитию системы СЭД «ДЕЛО» и наращиванию количества клиентских мест.
Все работы по установке, настройке и обучению пользователей СЭДД «ДЕЛО» в администрации Астрахани проводились специалистами ООО НПЦ «Космос-2» Ростова-на-Дону совместно со специалистами администрации города.