Партнер компании «Электронные Офисные Системы» ООО Научно-производственный центр «Космос-2» (г. Ростов-на-Дону) проводит успешное внедрение системы «ДЕЛО» в муниципальных учреждениях Астрахани.
Промышленная эксплуатация системы «ДЕЛО» в Администрации Астрахани была запущена в конце декабря 2010 года. Проект предусматривал включение в единую базу данных электронного документооборота всех структурных подразделений аппарата Администрации города, администраций 4-х районов города, управлений, комитетов, некоторых муниципальных учреждений и предприятий. В результате внедрения системы «ДЕЛО» все электронные документы, формируемые участниками проекта в процессе исполнения и подписываемые ЭЦП, поступают напрямую в различные структурные подразделения через 3-5 сек. после их создания, что значительно снижает затраты рабочего времени и увеличивает эффективность движения и исполнения документов. Значительно повысилась прозрачность документооборота, сократилось время согласования проектов документов в электронном виде по всем подразделениям и исполнителям Администрации Астрахани. Обеспечен сплошной контроль исполнения управленческих решений. Повысилась эффективность работы делопроизводственного персонала.
В процессе эксплуатации системы «ДЕЛО» многие структурные подразделения оценили преимущества работы в программе. Они приняли решение о приобретении дополнительных клиентских мест для организации работы в единой базе данных Администрации Астрахани. В том числе, МУ «Центр сметной документации», МУП г. Астрахань «Недвижимость». Эти подразделения уже работают в системе «ДЕЛО», используя безбумажную технологию при регистрации входящих документов, а исходящие внутренние документы при регистрации подписываются электронной подписью. Часть структурных подразделений решила нарастить количество клиентских мест, осознав их нехватку в процессе эксплуатации. Среди них: Комитет жилищно-коммунального хозяйства, Управление по благоустройству и озеленению, Управление муниципального имущества, Жилищное управление Астрахани.
Особенный интерес представляет метод наращивания числа клиентских мест в Жилищном управлении. Ранее в этом структурном подразделении эксплуатировалась другая система электронного документооборота в количестве 28 клиентских мест. Было принято решение о переводе всех клиентских мест из действующей СЭД на систему «ДЕЛО» для работы в единой базе данных Администрации Астрахани. Перевод был осуществлен по специальной акции «Миграция» компании «Электронные Офисные Системы». По условиям акции, при миграции с устаревшей системы документооборота на систему «ДЕЛО» потребитель не платит за лицензии системы «ДЕЛО», а платит только за годовое техническое сопровождение. Обновление СЭД в Жилищном управлении стало еще одним удачным примером работы этой акции.
В настоящее время Комитет здравоохранения Астрахани также решает вопрос о подключении всех лечебных учреждений города к единой базе данных системы «ДЕЛО».
Работы по внедрению системы «ДЕЛО» проводятся специалистами Администрации города совместно с НПЦ «Космос-2».