Замена SharePoint в крупных компаниях России

Готовимся к переезду: как перейти с SharePoint на отечественную ECM-систему

Чтобы компания работала продуктивнее, необходимо грамотно организовать внутренний документооборот. В ходе бизнес-процессов сотрудникам часто приходится обмениваться огромным количеством информации и контентом. Делать это в привычном бумажном формате тяжело, так как велика вероятность допустить ошибки или вовсе потерять важный документ.

В особенности это касается крупных корпораций или холдингов с десятками отделов, большим штатом специалистов (в том числе удаленных) и гигабайтами данных. Для этого просто необходима цифровая среда.

Наиболее популярным решением до сегодняшнего дня оставался SharePoint. С его помощью компании могли управлять контентом, данными и приложениями. Однако Microsoft приостановил все продажи продуктов и услуг в России и Беларуси, вынуждая организации искать альтернативную замену.

В статье мы расскажем, как крупные отечественные компании использовали SharePoint, какие проблемы возникли с ним в 2024 году, а также как выбрать и внедрить отечественные ECM-системы.

Как использовали SharePoint в крупных компаниях России

SharePoint была самой внедряемой системой в России в промежутке с 2010 по 2021 год. Почти каждая вторая крупная компания пользовалась данным решением для организации внутреннего документооборота.

В 50% случаев внедрение SharePoint сопровождалось разработкой на базе платформы:

• Аналитических систем;
• Архивов;
• Клиентского досье;
• Внутренних коммуникаций;
• Систем управления проектами;
• Корпоративных порталов;
• Управления бизнес-процессами;
• Баз знаний;
• Систем электронного документооборота;
• Информационно-поисковых систем;
• Систем дистанционного обучения.

SharePoint – это своего рода конструктор с большим количеством generic-объектов, которые можно брать за основу и адаптировать под требования организации. Платформа до сих пор востребована среди огромного количества компаний-интеграторов во всем мире. На ее основе создаются решения под конкретные бизнес-отрасли.

Проблемы с SharePoint в 2024 году

Так как Microsoft приостановил все продажи продуктов и услуг в России и Беларуси, корпорация больше не обслуживает отечественный рынок. Следовательно, поддерживать и развивать решения, созданные на базе SharePoint, стало труднее.

Это основная проблема, из-за которой российские компании задумались о переходе на отечественные ECM-системы. Однако чтобы заменить уже существующие решения, необходимо поменять платформу, весь ее функционал и бизнес-процессы, разработанные на основе SharePoint.

Еще одна причина – закон. Согласно указу президента России Федерации Владимира Путина от 30 марта 2022 года №166, госорганам и госкомпаниям запрещается использовать иностранное ПО на объектах КИИ с 1 января 2025 года.

Теперь поговорим о технических аспектах.

• Ограничения SharePoint по нагрузке

Западная система SharePoint – это монолитное решение, которое используется десятилетиями. Следовательно, расширить базу пользователей, объем контента и функциональные возможности становится проблематично.

К примеру, за все время работы сложилась ролевая модель, в которой SharePoint перестал справляться с нагрузкой. С момента выдачи прав до предоставления доступа сотруднику могли пройти сутки. Таким образом, система падала ежедневно

• Сложность разработки и развития

В силу импортозамещения монолитные решения теряют свою актуальность на отечественном рынке. Соответственно, найти разработчика, чтобы, например, развернуть приложение под Windows, тяжело. Для этого требуется соответствующая квалификация специалиста. Полная замена монолитного решения обойдется компании внушительной суммой, что не всегда целесообразно.

• Отсутствие вендорской поддержки и обновлений

Так как Microsoft перестал обслуживать российский рынок, вендорская поддержка и обновления SharePoint не доступны отечественным компаниям. Воспользоваться новыми функциями, устранить баги и исправить ошибки в старых версиях легально не получится. Все это накладывает определенные ограничения при работе с системой.

Таким образом, развитие компаний, изменения бизнес-процессов и законодательства предполагают модернизацию внутренних систем. Актуализировать решения на базе SharePoint – дорого и сложно. Поэтому многие предприятия ищут более гибкую и функциональную замену.

Только за последние годы в России появился легитимный кадровый электронный документооборот, поменялись требования к электронным подписям и архивному хранению. Также возникли новые форматы для различных электронных документов и машиночитаемые доверенности. Следовательно, все это нужно своевременно внедрять в уже существующие системы компании.

Замена SharePoint включает в себя две задачи. Первая – переход на другую платформу, что крайне тяжело для большинства компаний. Вторая – замена самих решений, которые разворачивались на базе SharePoint, с сохранением функциональных возможностей по развитию, хранению контента и т.д. Например, корпоративный портал, клиентское досье или СЭД.

Столкнувшись с такой проблемой, некоторые организации принимают неординарные архитектурные решения. Например, начинают работать в отечественной системе, при этом оставляя бизнес-логику и хранение контента в SharePoint. Все потому, что они не знают, как полностью заменить платформу, в которой работали годами.

Поиск замены SharePoint

На отечественном рынке существуют системы, которые частично выполняют функции SharePoint. Однако далеко не все могут закрыть потребности крупных корпораций России. Платформа LDM – одно из немногих решений, способных полностью заменить западный продукт.

Команда LDM с 1998 года занимается разработкой собственной системы для управления документооборотом, а также внедрением и поддержкой западных ECM-платформ, таких как IBM FileNet, Documentum, OpenText.

Объединив широкую технологическую экспертизу и лучшие практики в области СЭД/ECM/CSP, компания развивает свою платформу, предназначенную для управления корпоративным контентом, опираясь на тенденции рынка и потребности заказчиков.

LDM – это микросервисное решение, разработанное в соответствии с требованиями к архитектуре построения платформ контент-сервисов – Content Service Platform (CSP). Давайте рассмотрим функционал платформы более подробно.

Content Services Platform — это следующий этап в области управления корпоративным контентом, который обеспечивает переход от автономных систем и репозиториев к открытым сервисам. В то время, как ECM сосредоточен на сохранении и защите контента, CSP используют инновационные технологические достижения, чтобы расширить фокус и обеспечить совместное использование контента и совместную работу пользователей.

Хранение контента

Для хранения контента в LDM предусмотрены различные виды хранилищ: файловые каталоги, MongoDB или защищенное хранилище S3. При этом есть функции сжатия, дедубликации и шифрования. Их можно настраивать при необходимости для различных хранилищ или типов контента. Все это предусмотрено в самой платформе и активируется в интерфейсе администратора.

Как выглядит каталог хранилищ контента в LDM

Администратор может настраивать, открывать/закрывать, подключаться к S3 и базе данных, в которой хранятся конкретные документы. Также есть возможность создать отдельный каталог для юридической, финансовой или архивной документации, задав параметры политики хранения.

Политики хранения в LDM

Управление политиками размещения определяет полный жизненный цикл контента. К ним привязывается одно или несколько файловых хранилищ.

Можно настроить перемещение документов между разными хранилищами в зависимости от событий в системе.

В LDM предусмотрена технология тиринг, за счет которой идет перераспределение данных между хранилищами 1,2 и 3 уровней в зависимости от частоты их использования в рамках одной политики размещения.

Иными словами, документы, с которыми работают чаще, хранятся на более быстрых носителях информации. В то время как архивный контент, использующийся реже, переносится на медленные диски.

В SharePoint политики автоматического перераспределения файлов по умолчанию отсутствовали. Поэтому многие компании обращались за помощью к разработчикам, которые разворачивали данный функционал сверху.

Структурированное хранение

Наиболее востребованная функция SharePoint – структурированное хранение документов. С его помощью можно было организовать архивы или создать иерархию каталогов для хранения файлов. Внутри системы присутствовали библиотеки документов, папки и контроль версий. Однако все это есть и в LDM.

LDM – это масштабируемая платформа с высокой производительностью. В отличие от SharePoint в ней нет ограничений по нагрузке. Согласно результатам нагрузочного тестирования система может обрабатывать порядка 12 запросов в секунду при загрузке файла – 2 МБ и 1 сервисе (1 ядро, 1 ГБ ОЗУ). Платформа LDM предназначена для компаний с десятками тысяч пользователей и сотнями тысяч документов в год.

Также в LDM предусмотрены коллекции, в которых можно по определенным критериям и атрибутам формировать и выгружать группы документов. Например, задаются параметры по сотруднику, организации или контрагенту. Сформированные коллекции документов передаются в проверяющие органы или другие внешние инстанции.

Еще одна немаловажная функция – связи между объектами. Они бывают атрибутивные и объектные, динамические и статические. При этом связи выводятся не только в формате таблицы, но и в виде граф, которые удобно визуализируют информацию.

Как выглядит граф связей в LDM

При необходимости можно структурировать данные по тегам.

Управление доступом

В SharePoint по умолчанию присутствовала поддержка политики доступа RBAC и ACL. В LDM данные возможности тоже есть, они дополняются политиками доступа на основе атрибутов. Все это реализовано в самой платформе и не требует дополнительной разработки.

При этом управление доступом выделено в отдельный сервис на основе библиотеки casbin. Это позволяет организовать единую консоль администрирования политик доступа к контенту, функциям системы и сторонним сервисам.

Управление задачами

Для управления задачами в SharePoint использовался встроенный движок, который чаще всего не выдерживал большое количество одновременно запущенных экземпляров и не позволял осуществить полноценную настройку. Иными словами, функционал подходит для простых процессов и небольших согласований.

В отличие от SharePoint, в LDM предусмотрены:

• открытый BPM-движок Camunda 8;
• машина состояний, интегрированная в компонент «Гибкие Листы Согласования»;
• комплексный функционал: ОШС, гибкие листы согласования, список задач, взятие задачи в работу, выполнение, отмена выполнения и переназначение задачи.

Редактор процессов в LDM

Совместная работа

SharePoint позволяет редактировать документы в Microsoft 365, а LDM — совместно работать над ними в Р7.

С помощью встроенного редактора можно просматривать, редактировать и сравнивать документы между собой внутри системы в рамках совместной работы. Также есть возможность взаимодействовать с контентом внутри самого интерфейса.

Встроенный редактор P7 в LDM

Страницы и сайты

В SharePoint можно было использовать страницы, сайты и коллекции сайтов. В LDM, помимо страниц, есть виджеты и плагины.

С помощью виджетов можно визуализировать информацию, которая располагается в системе. Они все кликабельные и выводятся на рабочий стол. Например, «Мои сообщения», «Мои задачи» и «Задачи на контроле». В них показываются данные о загрузке, статусах и категориях задач.

Как выглядят виджеты в LDM

Доработка и адаптация

Чтобы кастомизировать SharePoint под потребности компании, необходимо привлекать специалистов с высокой квалификацией. Они должны иметь опыт в создании приложений ASP.NET/SharePoint и разработке с использованием интерфейсов SharePoint/Project Server: SSOM/CSOM/JSOM. Таких специалистов становится все меньше, так как мало кто хочет развиваться в рамках устаревающих технологий.

В LDM конструкторы позволяют настроить все, обладая компетенциями аналитика.

Платформа LDM — это набор готовых продуктов, среди которых:

• LDM.Клиентское досье;
• LDM.Документы дня;
• LDM.КЭДО;
• LDM.Документооборот;
• LDM.Express;
• LDM.Цифровой архив.

Чек-лист для перехода на российскую ECM

Мы составили чек-лист, который поможет вам успешно реализовать переход на российскую ECM.

1. Сформируйте комплексное видение предпосылок к замене SharePoint в компании. Можно создать список или слайд, который должен согласовать директор или утвердить комитет.
2. Назначьте ответственного сотрудника за проект по замене западной системы. Выбор новой системы – длительный процесс, который нужно контролировать.
3. Разработайте сценарий выбора нового продукта. Определите, как формируется воронка потенциальных вендоров, отбирается шорт-лист, по каким критериям сравниваются системы, как принимается решение.
4. Составьте реестр ФТ и НФТ, разбейте требования на блоки или домены, расставьте приоритеты. Выделите для себя обязательные требования и желательные/перспективные. Для каждого функционального домена назначьте ответственное лицо от компании.
5. Проведите оценку текущего решения по сформированным критериям. К примеру, если какое-то обязательное требование не реализовано в текущем решении, так ли оно необходимо?
6. Сравнивая продукты, учитывайте не только их текущую функциональность, но и дорожную карту на 6-12 месяцев. Некоторые вендоры могут включать ее в обязательства по договору.
7. Нагрузочное тестирование как этап проекта – это всегда дорого и долго. Альтернативный вариант – запросить у вендора готовые отчеты о НТ.
8. Выберите подход к проекту внедрения. Это может быть внедрение под ключ, внедрение коробки с доработкой или платформы с последующим созданием бизнес-решений собственными силами.
9. Если выбор пал на одно из коробочных решений, оцените, возможно ли сократить трудозатраты на доработку за счет адаптации бизнес-процессов в сторону «коробочных».
10. Продумайте процедуру миграции документов из старой системы. Желательно все старое оставить там, где оно лежит.
11. В обязательном порядке просчитайте стоимость владения системой минимум на 3 года. Если есть возможность – то на 5 лет вперед.

Подведем итог

Замена платформы SharePoint становится логичным шагом для крупных компаний с большим количеством неструктурированного контента. Большинство российских ECM-систем хоть и закрывают часть задач по управлению документами, все же они ограничены по функционалу и не способны к масштабированию, а также к постоянному росту нагрузки на систему.

Микросервисная платформа LDM, напротив, готова к большим нагрузкам при работе с контентом, способна легко масштабироваться, а также позволяет настраивать все под задачи компании, используя low-code и no-code инструменты. К тому же на базе платформы есть и уже готовые решения, с помощью которых клиенты смогут быстро реализовать задачи, связанные с документооборотом.