Искусственный интеллект, BI-системы, ERP и сквозная автоматизация — все эти технологии требуют одного: качественных исходных данных. Если в справочниках товаров, контрагентов или услуг есть ошибки, дубликаты и разночтения, цифровая трансформация не даст ожидаемого эффекта.

Дарья Капланская
Дарья Капланская, руководитель Центра компетенций НСИ компании B2B-Center

Проблемы с данными часто скрыты в ежедневной рутине, но они напрямую влияют на финансы, закупки и аналитику. Большинство компаний на старте уверены: «У нас все в порядке с данными». Однако, по нашему опыту, несколько простых вопросов быстро показывают реальную картину:

  • Когда в последний раз чистили справочники от дублей?
  • Можете ли быстро собрать статистику закупок конкретных товаров с точностью до характеристик?
  • Как быстро формируется план расходов на следующие периоды с обоснованием уровня цен?
  • Сколько версий одного справочника существует в разных системах?
  • Кто в компании персонально отвечает за качество данных?

Если ответы на эти вопросы занимают дни и недели, а не минуты — значит в данных есть проблемы, которые нужно устранять.

Что входит в справочники НСИ

Когда мы говорим о нормативно-справочной информации (НСИ), речь идет о данных, которые критически важны для функционирования всех бизнес-процессов: от закупок до финансов. НСИ включает следующие категории справочников:

  • Справочники номенклатуры: ТМЦ, услуги
  • Контрагенты и оргструктура: поставщики, подрядчики, сотрудники, подразделения
  • Локации и ресурсы: площадки, склады, оборудование
  • Единицы измерения: и коэффициенты пересчета
  • Коды и классификаторы: внутренние и государственные (ОКПД2, ТН ВЭД)
  • Финансовые справочники: план счетов, виды операций, статьи бюджета

Именно эти данные формируют базу, от качества которой зависит конечный результат в отчетах и автоматизированных процессах.

Корень проблемы

Проблемы в НСИ не возникают случайно — это результат отсутствия системного подхода. За 10 лет работы с НСИ эксперты B2B-Center выявили следующие закономерности:

82% компаний не имеют единого процесса управления данными. У каждого подразделения свои правила работы со справочниками, что создает несогласованность.

54% компаний работают без утвержденной методологии. Нет единых стандартов описания сущностей, форматов полей и принципов классификации.

45% компаний не используют шаблоны для ввода данных. Сотрудники заполняют справочники произвольно, что приводит к разнородным форматам.

65% компаний не имеют регламентированного контроля качества. Ошибки накапливаются годами, пока не начинают критически влиять на бизнес-процессы.

Разрозненность систем (ERP, CRM, складские базы, Excel) усугубляет ситуацию: одна и та же сущность, например, контрагент, описывается по-разному в разных источниках: «ООО Ромашка», «Ромашка ООО», «ООО «Ромашка»».

Этот хаос приводит к прямым потерям: ошибки в планировании и бюджетах, невозможность точного учета остатков на складе, дублирование заказов в закупках, сбои интеграций между системами.

Самые частые ошибки в справочниках

За 10 лет работы, реализовав более 50 крупных проектов по управлению НСИ, мы накопили данные о более чем 4,9 миллиардах записей в различных справочниках. Обработав такой массив данных, мы выявили шесть наиболее распространенных проблем:

  1. Дубликаты. Один и тот же контрагент или товар заносится несколько раз в разных вариантах — например, «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО». Это путает аналитику и мешает видеть реальные объемы.
  2. Полнота описания. Записи без характеристик или с обрезанным названием. В справочнике числится «Насос», но не указана модель или производитель — закупщики не понимают, что именно заказывать.
  3. Орфография. Опечатки и ошибки в словах: «шруп» вместо «шуруп». Система не распознает такие позиции как одинаковые.
  4. Кириллица и латиница вперемешку. В одном слове буквы могут быть из разных алфавитов: «С900» (где C — кириллицей) вместо «C900» (где C — латиницей). На глаз разница незаметна, а для системы — это разные сущности.
  5. Спецсимволы. Лишние пробелы, кавычки, скобки и знаки. «Ролик (прижимной)» и «Ролик прижимной» — уже две разные позиции.
  6. Единообразие производителей. Один бренд может фигурировать десятками способов: «Siemens», «Сименс», «Siemmens». В итоге трудно собрать полную аналитику по поставщику.

Эти ошибки встречаются в справочниках большинства компаний и напрямую влияют на качество отчетности, закупок и аналитики.

От «тушения пожаров» к системной работе

На практике большинство компаний выбирают стратегию «Живем как есть», то есть тушат пожары по мере их возникновения. Это минимальные затраты сейчас, но накопление скрытых издержек и рост ручного труда в будущем.

Масштабные проекты по внедрению единой MDM-системы — правильное решение для долгосрочной перспективы. Но такие проекты требуют времени, бюджета и вовлечения многих подразделений. А перед их запуском критически важно подготовить фундамент: понять текущее состояние данных, оценить масштаб проблем и провести первичную нормализацию.

Что можно сделать уже сейчас небольшой внутренней командой — это запустить цикл работ, которые дадут измеримый результат всего за две недели.

Как увидеть реальное состояние справочников

Чтобы понять, в каком состоянии справочники, мы рекомендуем начать с диагностики. Она может быть ручной, гибридной или автоматизированной — выбор зависит от масштаба и зрелости компании:

• Excel
Как проводится: выгрузка справочников, ручные фильтры, поиск дублей и ошибок.
Что нужно: Excel, эксперты.
+ доступно, понятно всем
– медленно, высокий риск ошибок, не масштабируется

• Регламенты
Как проводится: описываются правила и процедуры проверки, фиксируются шаги.
Что нужно: документация, контроль соблюдения.
+ формализует процесс, снижает хаос
– часто остается «на бумаге», требует дисциплины

• Выборочные проверки
Как проводится: проверка части записей вручную или простыми средствами.
Что нужно: эксперты, время.
+ быстро, мало ресурсов
– не дает полной картины, легко упустить ошибки

• Специализированное ПО
Как проводится: загрузка справочников в систему, автоматические проверки по сотням правил.
Что нужно: лицензия, внедрение, настройка.
+ масштабируемо, глубокий анализ
– долго и дорого, требует интеграции и обучения

• Онлайн-сервисы
Как проводится: загрузка файла в веб-интерфейс, отчет через несколько минут.
Что нужно: интернет, выгрузка .
+ быстро, без установки, удобный отчет
– не интегрирован в процессы компании, результат нужно отдельно переносить в работу

Выбор метода зависит от объема справочника и доступных ресурсов.

Диагностика за минуты, а не недели

Для ускорения поиска дублей, ошибкой и несоответствий мы создали собственный сервис диагностики справочников, который использовали в клиентских проектах и для себя, а теперь открыли к нему доступ как к самостоятельному сервису. Пока он доступен бесплатно: достаточно загрузить файл, и в течение дня вы получаете отчет по 20+ проверкам качества данных.

Что проверяет сервис:

  • Идентификаторы: уникальность и частота заполнения
  • Единицы измерения: заполнение и различные варианты написания
  • Структура наименований: полнота описания, длина, количество слов
  • Дубликаты: полные совпадения и вхождения наименований друг в друга
  • Орфография: автоматическая проверка правописания
  • Смешение алфавитов: кириллица в латинице и наоборот
  • Регистр: заглавные и строчные буквы
  • Форматирование: пробелы, разделители, специальные символы
  • Символы: использование номера, скобок, кавычек
  • Производители: различные варианты написания одного производителя

Загрузив файл справочника, компания получает детальный отчет с конкретными проблемными записями и приоритетами для исправления. Никаких интеграций и длительных настроек — результат доступен здесь и сейчас.

План действий: 8 шагов к порядку в НСИ

Чтобы навести порядок в справочниках и закрепить результат, следуйте этому плану:

1. Выберите один справочник
Начните с наиболее критичного для бизнеса

2. Проведите диагностику
Оцените ключевые ошибки: дубликаты, полнота описания, смешение алфавитов (кириллица/латиница), спецсимволы, единообразие производителей, орфография.

3. Зафиксируйте цель на 2 недели
На основе отчета выберите топ-3 проблемы с максимальным влиянием на бизнес и зафиксируйте целевые метрики. Например: «Снизить количество дубликатов на 50%» или «Устранить смешение алфавитов в 90% записей».

4. Составьте план работ
Определите задачи, ответственных и дедлайны.

5. Внесите исправления
Команда из 2–3 человек по чек-листу проводит адресные исправления в выбранном справочнике.

6. В конце 14 дней — контроль
Повторите диагностику и сравните с исходным отчетом, чтобы оценить динамику.

7. Закрепите результат
Обновите регламент и назначьте владельца справочника.

8. Повторяйте цикл 1-2 раза в месяц
Постепенно охватите все критичные справочники.

Регулярность — основа качества

Нормализация справочников – это регулярная дисциплина. Всего полчаса на анализ и две недели на исправления дадут измеримый результат. Руководители получают объективную картину, BI-команды работают с чистой аналитикой, операционные специалисты избавляются от лишней рутины. Закупщики заказывают именно то, что нужно, склады точно учитывают остатки, финансисты строят корректные бюджеты, а ИТ-команды поддерживают стабильные интеграции.