На пути к ECM

На выставке-конференции Docflow 2010, которая прошла 19 мая уже в шестнадцатый раз, по традиции обсуждались современные тенденции в развитии систем электронного документооборота. По данным компании ABBYY, организовавшей мероприятие, рынок СЭД продолжил развиваться и в период кризиса. Связано это, по мнению Григория Липича, генерального директора ABBYY, с тем, что решения для автоматизации документооборота направлены на снижение операционных издержек и могут быть внедрены быстро и относительно недорого по сравнению с бизнес-приложениями других типов.

При подготовке к мероприятию ABBYY провела опрос пользователей СЭД, в ходе которого выяснилось, что за работу этой бизнес-системы в 33% случаев отвечает отдел ИТ, а в 15% — вообще никто, при том что документооборот — это бизнес-функция, и отвечать за его внедрение, работоспособность и развитие должны не специалисты информационного отдела, а бизнес-подразделения. В том же опросе 29% респондентов ответили, что за документооборот в их компании отвечает руководство.

Переориентация с ИТ-специалистов на руководство заметна и в продуктах, предназначенных для автоматизации документооборота. Например, компании «1С» и «ИнтерТраст» продемонстрировали на выставке новые версии своих продуктов «1С:Предприятие» и CompanyMedia соответственно. В обоих продуктах новым является рабочее место руководителя компании. Оно максимально упрощено, но тем не менее позволяет контролировать процесс подготовки документов. Таким образом, разработчики СЭД предлагают клиентам возможность перевести функции контроля за системой документооборота из ИТ-службы в бизнес-подразделения.

Кроме того, на конференции активно обсуждалась тенденция интеграции функций СЭД с системой управления веб-контентом и корпоративными порталами. Получившееся решение аналитики относят к категории так называемых систем управления контентом предприятия — ECM (Enterprise Content Management). На этом только формирующемся рынке начинают конкурировать производители СЭД-решений, дополняя свои продукты функциями корпоративных порталов и возможностью управления с мобильных устройств. Одновременно разработчики портальных решений добавляют в свои продукты компоненты для организации бизнес-процессов и формализованных процедур обработки документов.

Мобильность является существенным требованием к современным продуктам для работы с документами. Две компании — Canon и Fujitsu — представили мобильные сканеры, с помощью которых можно в полевых условиях переводить документы из бумажной формы в электронную. Клиентам, которые покупают такие устройства, важно, чтобы документооборот тоже был мобильным.

На рынке платформ для организации ECM до недавнего времени доминировала корпорация IBM с продуктом Lotus Notes/Domino. На Docflow о выпуске системы SharePoint 2010 для рынка ECM объявила  Мicrosoft. В продукте появилась поддержка бизнес-процессов с возможностью визуальной разработки их через веб-интерфес.

Новой функцией SharePoint 2010 стали также сервисы Office Web Application, которые позволяют редактировать офисные документы в веб-интерфейсе. Технологически эта функция похожа на бесплатные сервисы Google Docs. Она не требует от клиентов установки офисных приложений на все корпоративные компьютеры — для работы достаточно обычного браузера, причем разработчики заявляют о возможности работать и со смартфонов. Office Web Application, скорее всего, понравится корпоративным пользователям больше, чем сервисы  Google Docs, поскольку продукт Microsoft устанавливается внутри компании, что позволяет контролировать все редактируемые документы, а не передавать их на сторонние серверы.