В последнее время компании все активнее переходят на электронный документооборот. Чаще всего автоматизация касается обмена организационно-служебными документами. Между тем самого значительного эффекта можно добиться в других областях корпоративного документооборота.

Несколько лет назад в Объединенной металлургической компании серьезно задумались о переводе бухгалтерского документооборота в электронный вид, а также о централизации учета – создании единого центра обслуживания, вынесенного из «дорогих» регионов.

«В 2009 году мы поняли, что ситуация нас не устраивает. Во время аудитов документы приходилось копировать буквально тоннами», — заявил Алексей Митенков, директор по ИТ группы ОМК.

На этапе реорганизации процедур бухгалтерского и налогового учета в ОМК было принято решение создать распределенный электронный архив первичной бухгалтерской документации. Исполнителем проекта была выбрана корпорация ЭЛАР, а основой разработанного решения стала «Саперион», платформа управления контентом предприятия (Enterprise Content Management, ECM).

Критерии выбора ИТ-платформы для создания электронного архива были вполне логичными: высокая производительность (в сутки приходится обрабатывать 8-8,5 тыс. документов по два-три листа каждый), хранение всей истории документа, невозможность удаления документов, а также поддержка любых форматов, в том числе аудио- и видеозаписей, связанных с тендерами.

На базе внедренного решения был реализован ряд функциональных модулей: работа с документами из учетных систем, автоматизация ввода документов, мониторинг статусов обработки документов для контрагентов ОМК, защищенное хранение персональных данных. Система дает возможность управлять большими объемами документов, выполнять поиск и просматривать документы по атрибутам, регистрировать изменения и формировать подборки документов.

В рамках реорганизованных бизнес-процессов первичные документы сдаются в службу единого окна, где оцифровываются. Затем в течение суток они попадают в электронный архив, а еще через сутки появляются в корпоративной системе. Таким образом, система электронного архива документации обеспечивает единые методики и возможность удаленной обработки документов, оперативный доступ к их копиям, контроль полноты и достоверности поступающей документации, а также нивелирует риски непредставления в срок отчетной документации по запросам налоговых органов и позволяет контролировать эффективность работы сотрудников.

В различных сочетаниях функциональных модулей решение внедрено в центральном аппарате и в четырех региональных центрах учета (Выкса, Владимир, Челябинск, Альметьевск). Каждый центр учета обслуживает определенные юридические лица холдинга. Однако между ними организован обмен данными, и при необходимости каждый из них может выполнять функции друг друга. С некоторой долей условности можно говорить о создании корпоративного облака бухгалтерского учета.

«Ключевыми результатами проекта стали оптимизация бизнес-процессов движения документов и сокращение трудозатрат на подбор и ксерокопирование документов при работе с аудиторами», — отметил Митенков. Более того, были получены положительные отзывы аудиторских компаний.

Сократился и штат квалифицированных бухгалтеров – потребность в них уменьшилась в два с половиной раза. Сокращение менее квалифицированных сотрудников было не столь заметным, однако их и найти легче и стоят они дешевле.

Сейчас начался завершающий, третий этап проекта, касающийся функциональных улучшений системы, в том числе хранения аудио- и видеофайлов, а также электронного документооборота счетов-фактур, что недавно было законодательно разрешено. Кроме того, на этом этапе планируется охватить и кадровый документооборот. Уже в следующем году на базе электронного архива будет реализована всеобъемлющая система электронного документооборота.