Система CA-MANMAN/X

Подавляющее большинство российских производственных предприятий имеют сегодня у себя отдельные программы, решающие специфические, узкие задачи учета: реализацию, зарплату, главную книгу, склад и т. п. Эти программы были написаны в свое время специалистами отделов АСУ, обычно на языке X-Base (Clipper, FoxPro и т. п.), и установлены на отдельных компьютерах или в сравнительно небольшой компьютерной сети. После предварительной обработки информации на разрозненных программах создаются отдельные файлы, которые переносятся в некую общую базу, например Главную книгу, где происходит их консолидация. В результате в структуре активно работающего предприятия приходится иметь избыточный штат сотрудников: разрозненность синтетического и аналитического учета приводят, иногда, к необходимости иметь отдельно бухгалтера только по дебету и бухгалтера по кредиту отдельных счетов, например Расчетов с поставщиками или заказчиками. Видно, что основным недостатком существующей системы является ее неинтегрированность.

Попробуем, прежде всего, ответить на вопрос: что такое интегрированная система? Интегрированность системы подразумевает совместное, взаимосвязанное по определенным правилам функционирование отдельных блоков или модулей программы, предназначенных для выполнения конкретных задач: расчеты с заказчиками, поставщиками, управление запасами, производством и т. п. на основе одних и тех же групп параметров и данных.

Все большее распространение получают параметрические системы, которые позволяют с помощью предварительных установок в программе адекватно отобразить учетную, финансовую, производственную и иную политику предприятия с возможностью их изменения и модификации без остановки эксплуатации системы. Например, возможно в любой момент проводить изменение плана счетов, форматов отчетных бухгалтерских и прочих печатных форм, изменение алгоритмов вычисления себестоимости продукции и т. д. Система должна позволять определять уровень доступа к данным для каждого пользователя с построением рабочих таблиц, возможности их обновления или только просмотра, времени, в течение которого пользователь может работать с программой и пр. Интегрированная система значительно повышает управляемость предприятия в целом. На этапе заполнения исходных таблиц происходит осмысление и выработка однозначного толкования в рамках предприятия всех установочных параметров. Определенный порядок прохождения документов поддерживается системой независимо от индивидуального восприятия необходимости того или иного действия конкретным исполнителем.

При пользовании интегрированной системой можно в любой момент времени получить обновленную на текущую дату информацию о финансовом состоянии предприятия (баланс, расчеты с поставщиками и заказчиками и пр.), картину незавершенного производства, результаты производственных заказов с анализом фактической и нормативной себестоимости. Доступны также данные о состоянии запасов и рекомендуемых заказов на закупку и производство с учетом уже существующих заказов и прогнозов по реализации и развитию производства, заданных пользователем, а также прочие финансовые и производственные сведения.

К наиболее значимым преимуществам интегрированной системы, которые предприятие начинает ощущать уже с первых шагов внедрения, следует отнести и то, что все сотрудники объединяются одними понятиями, категориями и выверенными установленными связями. Другими словами, внедрение интегрированной системы устанавливает единую финансовую, производственную и управленческую среду общения в рамках одного предприятия.

Разрабатывать самим или покупать готовое?

Итак, ясно, что предприятию необходима интегрированная система. Сразу же возникает желание увеличить штат отдела АСУ и потребовать от его сотрудников в кратчайшие сроки разработать такую систему. Возможно ли это? На любом предприятии имеются как основные производственные службы, так и вспомогательные, организующие эксплуатацию различного рода оборудования и призванные обеспечить бесперебойное функционирование основных подразделений. Никто не сомневается, что отделы АСУ относятся к эксплуатационным службам, точно так же, как и подразделения энергетики, контрольно-измерительных приборов или, например, транспортной службы. Интересно, что никому не приходит в голову требовать от транспортников выпуска собственных грузовиков и заставлять их конкурировать с заводами ГАЗ или Ford. А почему отдел АСУ должен создавать программы, аналогичные производимым крупнейшими специализированными фирмами? Простота написания программ - кажущаяся. Создание современных интегрированных систем требует усилий многих сотен человек и инвестиций в сотни млн. долл. Мы уже не говорим о серьезных исследованиях процесса производства в условиях рыночной экономики, лежащих в основе современных систем. Может ли позволить себе такие расходы предприятие? Скорее всего нет. Попытки объяснить, что, дескать, мы можем и втроем (впятером, всемером и т. д.) сделать не хуже - чистый воды самообман. Не бывает такого! Либо речь идет не о современной интегрированной системе. Предположим невозможное - такую систему удалось создать своими силами. Скажите, что будет делать пользователь, если условия функционирования предприятия изменятся? Разрабатывать заново? А если ведущие разработчики к этому времени уйдут с предприятия, унеся с собой "все секреты"? Ясно - интегрированную систему надо приобретать, но при этом возникает новый вопрос: предпочесть ли российские разработки или западные?

Российские системы или западные?

Российский рынок финансово-экономических программ показывает четкую тенденцию - чем проще требования к системе, тем выше удельный вес российских разработок. Сравните победное шествие "1С" в "легчайшем весе", осторожную поступь российских систем в "среднем" и почти полное отсутствие серьезных российских разработок в "тяжелом" классе. И это закономерно, далеко не каждая российская компания будет сегодня инвестировать сотни млн. долл. в производство серьезных интегрированных систем. И где она возьмет специалистов по рыночной экономике такого класса, способных разработать новые принципы организации производства, на которые через несколько лет перейдет весь цивилизованный мир? Еще раз подчеркнем, что речь идет, во-первых, об интегрированных системах для достаточно крупных предприятий, и, во-вторых, о положении на сегодняшний день. Следующий вопрос, на который необходимо дать ответ, - какую западную систему выбрать?

Какую систему выбрать?

Внимательное изучение рынка интегрированных систем приводит к неоригинальному выводу, что, как и на большинстве других рынков с сильной конкуренцией, имеются несколько мировых гигантов, забравших себе основную часть "пирога", и множество более мелких фирм. Мы не рекомендуем ставить дорогостоящие эксперименты на своем предприятии и связываться с малоизвестными поставщиками систем. Поверьте, лидеры на этом рынке - вполне заслуженные. Таким образом, мы почти определились с системой, резко сузив возможный выбор. На этой стадии важны уже нюансы, связанные с функциональными возможностями систем, с особенностями их внедрения, наличием в России представителей разработчика и т. п. Основываясь на собственном опыте, можем посоветовать прежде всего обратить особое внимание на трудоемкость внедрения системы.

Примерно таков был ход рассуждений руководителей одного из российских промышленных предприятий, когда перед ними встала задача существенного улучшения управления своим бизнесом. После анализа нескольких предложений была выбрана система CA-MANMAN/X компании Computer Associates, которая в то время выводила на рынок целую серию локализованных версий своих систем управления.

Система состоит из четырех крупных исполнительных блоков: Производство, Финансы, Реализация и Снабжение, а также Техобслуживание. Кроме этого, имеется два блока настройки и разработки - Управление системой и Инструментарий. Ядром системы является блок финансов, который напрямую или опосредованно связан с модулями блоков (рис. 1).

Рис. 1.

В полной конфигурации система включает 31 модуль. База данных может быть организована как с помощью встроенной СУБД ISAM, так и путем использования возможностей таких СУБД, как CA-OpenIngres, Oracle или Informix. Система работает под управлением операционной системы Unix или NT. Выполнение задач определенной категории объединяется понятием i-функции (рисунок 2) , которая связана в программе с определенным набором сессий - экранов (рисунок 3).

Рис. 2.

Рис. 3.

Одним из самых сильных аргументов CA-MANMAN/X в споре за российский рынок является высокая степень интегрированности входящих в программу модулей на основе единых и распределенных групп данных и параметров. Уровень параметризации позволяет не только адекватно отобразить учетную, финансовую и производственную политику предприятия, но и менять их без нарушения работоспособности программы. Определенные и реализованные во всех модулях типовые связи между отдельными компонентами программы позволяют объединить будущих пользователей едиными понятиями и категориями. К сегодняшнему дню проведена большая работа по локализации продукта: на русский язык переведены все экраны и тексты из файлов подсказок. Заказчикам предлагается доработка продукта под особо специфические особенности российского бухгалтерского учета (например, прописи на русском языке сумм в платежных банковских поручениях).

Настройка под требования заказчика

Одной из главных особенностей системы CA-MANMAN/X является простота параметрической настройки и поддержки данных в соответствии с российским бухгалтерским учетом и текущими требованиями предприятия. Изменение характера труда, в первую очередь бухгалтерии и финансового отдела, - это один из главных результатов, который заказчик начинает ощущать при внедрении системы. Начало настройки системы может осуществляться с любого блока или модуля в зависимости от пожеланий заказчика, его финансовых возможностей, а также необходимости скорейшей автоматизации какого-то одного или нескольких функциональных участков на предприятии. Однако наиболее последовательным является начало внедрения с Базового пакета и Финансового блока (рисунок 4). Получаемая при таком подходе структура перевернутой буквы "Т" значительно облегчает внедрение и настройку последующих блоков и модулей, поскольку с самого начала (1) продумывается и реализуется в новом плане счетов учетная политика, (2) заполняются таблицы модулей, которые используются остальными блоками и модулями, (3) руководство заказчика достаточно быстро получает ощутимые результаты от внедрения новой системы.

Рис. 4.

Опыт показал, что на предприятии с численностью персонала более трех тысяч человек внедрение Финансового блока, включая обучение пользователей, можно провести за 2-3 месяца. К этому времени предприятие уже получает автоматизированный баланс за очередной финансовый период. Простая функция импорта данных позволяет использовать накопленные предприятиями данные по отдельным аспектам учета, а также облегчает отработку в более простых внешних программах, например Excel, нового плана счетов и структуру центров затрат. Обработка данных перед их импортированием может быть осуществлена специалистами заказчика, к услугам которых в программе содержится описание формата базы данных. После обучения в течение 2 недель 5-7 человек могут обеспечить впоследствии темп наполнения базы начальными данными 7-8 Мбайт в месяц. На одном из первых российских предприятий, внедрившем систему CA-MANMAN/X, через 8 месяцев после начала проекта объем базы данных составил 83 Мбайт.

Правильная организация поддержки со стороны консалтинговой фирмы определяет, пожалуй, до 60% успеха внедрения системы. В организации проекта может помочь руководство по поддержке внедрения (Success Guide). Однако при его использовании необходимо учитывать особенности российских предприятий - в частности, рекомендуется с самого начала проекта сосредоточить внимание на определении списка специалистов, которые будут осуществлять поддержку настроенной системы.

В какой-то степени новыми для российского пользователя могут стать возможности системы по дополнительному анализу фактических данных и многоплановому их отображению. К таким возможностям относятся функции центров затрат, субуправление финансами, применение сезонных характеров колебаний спроса и накопления запасов, различные прогностические функции и пр. Задача специалистов консалтинговой фирмы заключается в объяснении важности использования новых критериев, а также указании конкретных путей их использования. Опыт показывает, что специалисты заказчика уже через неделю после начала обучения начинают применять новые понятия и могут грамотно оперировать при работе с программой новыми категориями.

Система CA-MANMAN/X позволяет не только наладить учет и планирование на российском предприятии, но и предоставляет новые возможности. В этой связи показательными являются настройки модулей Объемно-календарного планирования (MPS), Планирования потребностей в материалах (MRP) и Планирования потребностей в мощностях (CRP). Создание в рамках этих модулей Индустриального плана (IP) и его проверка, с точки зрения возможностей производственных мощностей, поставки материалов и изготовления комплектующих, выводит планирование на предприятии на новый качественный уровень.

Еще одним примером может служить настройка модуля Управления маркетинговой информацией (SMI). До сегодняшнего дня на большинстве российских предприятий роль отдела маркетинга заключалась, главным образом, в организации "многоходовых" операций взаимозачета. Что же касается настоящих маркетинговых исследований по группам новых товаров, по географическим зонам, продвижению продукции и услуг на рынок, то предприятия часто были просто не в состоянии заняться этой работой. Система CA-MANMAN/X позволяет руководству предприятия и сотрудникам отдела маркетинга по-новому взглянуть на эти задачи. В процессе настройки этого модуля специалисты проходят своеобразный "ликбез" по предмету маркетинга, и к моменту окончания этой работы структура отдела маркетинга функционально перестраивается.

В действительности положительный эффект от грамотного использования модуля маркетинговой информации трудно переоценить, так как специалисты предприятия заказчика начинают мыслить категориями более высокого порядка, нежели те, которыми они оперировали ранее. Таким образом, оперативное и стратегическое управление предприятием и планирование осуществляется на совершенно новом уровне, отвечающем сложившемуся в мировой практике.

Управление финансами

Изменение характера труда, в первую очередь бухгалтерии и финансового отдела, - это один из главных результатов, которые заказчик начинает ощущать при внедрении системы. Перераспределение обязанностей происходит по признаку "Ввод данных - Проверка правильности ввода - Проведение данных в окончательные файлы". При внедрении системы CA-MANMAN/X проводки формируются автоматически по месту осуществления хозяйственной операции (на складе, в производстве и т. п.) на основании определенного плана проводок для данного типа операции и исходных документов, часть из которых может быть создана в самой системе. В обязанности специалистов бухгалтерии входит только контроль правильности ввода по исходным документам, возможная дополнительная корректировка и разнесение данных для представления в бухгалтерских отчетах.

Аналогичным образом меняются функции специалистов финансового отдела, обязанности которых переходят, в частности, из сферы составления отчетности для руководства в сферу анализа за состоянием финансов в любой из валют в любой момент времени с возможностью проигрывания сценариев "что - если".

Одним из самых "больных" вопросов в управлении российскими предприятиями является проблема взаимозачетов. В дополнение к имеющейся в программе функции частичного взаимозачета при платеже через банк, система CA-MANMAN/X позволяет настроить функцию для "чисто российского" взаимозачета при практически неограниченном числе его участников. Довольно просто настраивается зачет предприятия с бюджетными организациями, когда в качестве оплаты принимается освобождение от городских или областных налогов. В современных условиях эта особенность системы, несомненно, должна заинтересовать многих потенциальных клиентов данной программы.

Управление реализацией и снабжением

Традиционные функции реализации и снабжения дополнены опцией выбора типа заказа, который определяет порядок прохождения и утверждения документов. Функция установки цены и скидок/надбавок по изделию, группе изделий, прейскуранту и заказчику полностью отвечает возможной многовариантности этой задачи. Интегрированность синтетического и аналитического учета позволяет в любой момент времени оценить дебеторскую и кредиторскую задолженность в любом ракурсе.

Управление производством

Возможности модуля производственного учета полностью соответствуют схеме и структуре определения и вычисления нормативной себестоимости с возможностью просчета неограниченного количества вариантов. Система автоматически показывает отклонение фактической себестоимости от нормативной с возможностью отнесения разницы на соответствующий бухгалтерский счет. Нормативные и фактические себестоимости могут быть посчитаны как для определенных операций, так и в целом для проекта или партии изготавливаемых изделий.

Возможность закрытия производственных заказов по конкретным исполнителям увеличивает гибкость подходов мастера цеха при формировании рабочих бригад. При соблюдении определенных правил система допускает возможность "отката" на исходные позиции в производственных заданиях. Кроме того, возможно дополнение производственных операций в процессе изготовления изделия, при этом себестоимость дополнительных операций так же, как и основных, непосредственно переносится на себестоимость продукции.

Управление запасами

В программе доступными способами изложены методы прогнозирования спроса и оптимизации запасов. Использование простых понятий в области вероятностных методов прогноза уровня запасов и их пополнения (страховой запас, минимальный и максимальный запас, оптимальный объем заказа, нормальное распределение, дисперсия и т. п.) облегчает работу специалиста по логистике: при запуске функции генерирования рекомендуемых заказов система сама подскажет, какие материалы должны быть заказаны с учетом заданного уровня запасов, времени выполнения заказа поставщиком и вероятностного спроса на данный материал в период от его заказа до поставки на предприятие.

Управление техобслуживанием

Этот модуль изначально предлагается для учета гарантийного и периодического обслуживания и ремонта изделий, поставленных заказчику. Однако средства настройки позволяют применять его для аналогичного учета в рамках самого предприятия. Дополнительным преимуществом является возможность создания для каждого из случаев своего плана проводок по материалам, трудозатратам и пр., а также возможность использования в рамках предприятия фиксированной цены внутрифирменной передачи для материалов, отпускаемых для нужд внутреннего ремонта. На основании описания оборудования система сама подскажет не только сроки, тип техобслуживания, но также квалификацию и специализацию, необходимые для его проведения, вместе со списком конкретных исполнителей, которые могут выполнить обслуживание.

Связь с системами CAD/CAM

В модулях управления чертежами и конструкторскими изменениями ведется учет инженерной документации с возможностью определения версий чертежей, мест их хранения, формата передачи данных и спецификаций чертежей из системы CAD/CAM. Для просмотра чертежей и другой графической информации используются форматы HPGL или Bitmap.

При разработке нового изделия пользователь может создавать и изменять технологические процессы, которые после утверждения могут быть скопированы в соответствующие производственные и планировочные модули для ведения изделия в производстве и планировании производственных мощностей и сбыта продукции.

Системная поддержка

Для ежедневной поддержки системы достаточно одного системного программиста, получившего необходимый объем знаний по системным функциям программы. На этапе внедрения этот специалист в основном выполняет функции администратора: описывает новых пользователей и определяет для них доступ к данным по модулям, компаниям, сессиям и времени работы.

***

Безусловно, внедрение в рамках крупного предприятия такой программы, как CA-MANMAN/X, связано с большими физическими и интеллектуальными затратами. Однако игра стоит свеч, и при внедрении этой программы заказчик может обнаружить для себя ряд несомненных преимуществ:

CA-MANMAN/X позволяет быстро установить единую финансовую, производственную и управленческую среду общения в рамках одного предприятия;
повышается эффективность обратной связи между подразделениями за счет изменения параметров настройки самими пользователями;
простота настройки и поддержки программы существенно облегчает этап "отчуждения" программы от специалистов консалтинговой фирмы при начале самостоятельной эксплуатации программы;
определенный пользователем порядок прохождения документов будет поддерживаться программой независимо от индивидуального восприятия необходимости того или иного действия конкретным исполнителем, что положительно сказывается на управляемости предприятия в целом.
Надеемся, что все это послужит дополнительным стимулом к более глубокому знакомству как вообще с системами управления финансами и производством, так и с одной из их конкретной реализацией - программой CA-MANMAN/X.

(root@lpconslev.msk.ru), Computer Associates CIS (Москва).