В крупнейшем в России сейсморазведочном предприятии – группе компаний "ГЕОТЕК Холдинг", успешно завершен пилотный проект автоматизации казначейства с помощью системы "1С:Консолидация". Создан инструмент управления денежными потоками и планирования платежей для управляющей компании группы - ЗАО "ГЕОТЕК Холдинг", и крупнейшего актива группы - ОАО "ГЕОТЕК Сейсморазведка". Новая система позволила унифицировать процессы согласования заявок на расходование денежных средств. Скорость обработки платежных документов возросла в 2,5 раза. Обеспечена оперативность при исполнении платежного регламента, в который вовлечено большое количество сотрудников. Усилен контроль за соблюдением платежных лимитов, снижены риски просрочки критичных для компании платежей. Эффективность использования финансовых ресурсов предприятия повысилась.
ГЕОТЕК Холдинг - ведущая компания в области сейсморазведки на суше и в транзитной зоне. Компания проводит сейсморазведку во всех основных нефтегазоносных областях России, а также работает в Казахстане, Узбекистане, Туркменистане и других странах.
В структуру холдинга входят 20 бизнес-единиц. Ежедневно они проводят более 400 платежей по нескольким тысячам договоров, заключенным с несколькими сотнями контрагентов. Казначейская система группы компаний работает с большим количеством расчетных счетов в различных банках по всей России и за рубежом. Каждый платеж должен быть согласован как на уровне отдельных компаний группы, так и на уровне холдинга в целом. Сотрудник, инициирующий платеж, утверждает заявку на расходование средств сначала с руководством своего подразделения, а затем с платежным комитетом дочернего зависимого общества (УО), к которому относится это подразделение. Финансовый директор управляющей компании устанавливает лимиты на расход денежных средств, в рамках которых сотрудники казначейства и платежного комитета УО осуществляют платежи. При этом финансовый директор управляющей компании может заблокировать любую заявку на расходование средств любого УО или заблокировать платежи в отношении отдельного контрагента.
Ранее заявки на расходование средств, реестры и календари платежей создавались в электронных таблицах и для согласования многократно пересылались из дочерних обществ в управляющую компанию и обратно по электронной почте. Такая практика не позволяла достаточно быстро консолидировать все платежные заявки дочерних обществ на уровне управляющей компании и требовала существенного времени для их обработки и принятия решения о платежах и казначейских операциях. Предприятию требовалась информационная система, которая позволила бы унифицировать процессы управления денежными средствами и ускорить согласование платежей.
Было принято решение провести пилотный проект по разработке казначейской системы и ее внедрению в ЗАО "ГЕОТЕК Холдинг" (г. Москва) - управляющей компании, и в ОАО "ГЕОТЕК Сейсморазведка" (г. Тюмень) - крупнейшем активе холдинга, который осуществляет наибольшее количество платежей и обладает спецификой, характерной для большинства компаний группы.
В качестве основы для создания системы был выбран программный продукт "1С:Консолидация", который был приобретен специально для решения этой и развивается в компании для решения других задач: управленческая отчетность, бюджетирование.
Выполнять пилотный проект была приглашена группа компании Advanced Analytix, которая специализируется на системах управления денежными средствами и смогла предложить концепцию решения, наиболее подходящую бизнесу холдинга.
В ходе проекта была выполнена бесшовная интеграция системы "1С:Консолидация" с программой "1С:Документооборот", применяющейся на предприятии для согласования внутренних документов. Для согласования заявок на расходование денежных средств и выполнения казначейских функций теперь используются механизмы согласования и электронный архив документов из "1С:Документообот". В настоящий момент в системе работают более 100 пользователей.
Ключевые итоги проекта:
• Пользователи получили возможность работать в единой системе как при согласовании внутренних документов, так и при выполнении казначейских функций. Это исключило необходимость многократной пересылки по электронной почте заявок из дочерних обществ в управляющую компанию и обратно. Существенно повысилась оперативность создания, согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств;
• Загрузка банковских выписок и разнесение платежей производится теперь в системе централизованного казначейства. Это позволило ускорить процесс сбора и обработки банковских выписок;
• Динамический платежный календарь стал удобным и наглядным инструментом для контроля платежей, установки лимитов, инициирования казначейских операций и формирования реестра платежей;
• Существенно увеличена скорость обработки информации о ликвидности в компании. Решения, связанные с установкой платежных лимитов и выполнением казначейских операций, принимаются намного быстрее. Этого удалось достичь, объединив в централизованной информационной системе процессы управления денежными средствами отдельных компаний группы и задачи, входящие в сферу ответственности управляющей компании: контроль платежей, установку лимитов, обеспечение ликвидности и другие.
Все это помогло обеспечить контроль за расходованием денежных средств компаний группы, с сохранением аудиторского следа по всем заявкам на расходование средств и произведенным платежам.
Существенно сократились риски просрочки критичных для компании платежей.
Увеличилась внутренняя эффективность компании – за счет повышения скорости взаимодействия между подразделениями по инициированию, согласованию и исполнению платежей.
Повышена эффективность использования финансовых ресурсов предприятия.
Результаты проекта признаны успешными. В течение 2014 года планируется тиражировать созданную казначейскую систему на все предприятия, которые входят в ГЕОТЕК Холдинг.
По словам главного финансового директора "ГЕОТЕК Холдинг" Илоны Петровой: "Благодаря автоматизации блока "Казначейство", мы получили полную уверенность в выполнении задач по контролю лимитов, снизили риски, связанные с прохождением платежей, получили инструмент для мониторинга всех платежей компании в режиме реального времени, повысили скорость согласования заявок на расход. В рамках проекта мы также стандартизировали бизнес-процессы и перераспределили зоны ответственности между подразделениями. Оперативность работы наших казначеев существенно повысилась".