Почему IT-компании Dinord нужен был свой документооборот?

ЭДО в Dinord используется уже давно на платформе оператора. За последние годы компания начала расти — появились новые проекты, расширился портфель решений. Соответственно, увеличилось и количество сотрудников, объем документооборота возрос, а вместе с ним — и объем задач по согласованию документации. Оператор, с которым работала компания Dinord, предоставляет маршруты согласования, но они не были гибкими и не учитывали изменяющиеся бизнес-процессы компании. Т.к. в связи с ростом количества сотрудников маршрут согласования постоянно меняется, команда решила использовать СЭД от Directum для ведения и хранения документации.
Цикл согласования документации

В компании существует множество шаблонов документов. Среди них есть в том числе специфическая отраслевая документация, а также, например, договорной блок. Т.к. в договорах участвует много сотрудников, «жизнь» договора довольно масштабная — начиная от его создания и заканчивая его отправкой контрагенту на подписание. Прежде чем мы отправим документ контрагенту, мы должны его согласовать. Во время согласования возникает необходимость правок. Например, юридический отдел дает свои комментарии, выясняется, что нужно поменять один из пунктов. Бухгалтерия говорит, что неправильно проставлены ставки и как следствие — итоговые суммы. Иногда правки приходится вносить в саму шапку из-за некорректного написания. Сколько в среднем таких правок может быть за процесс согласования? Исходя из нашей практики, внутри компании обычно происходит 2-3 круга правок. Далее прежде чем отправить на подписание документ, его направляют контрагенту по электронной почте, чтобы он ознакомился с договором и внес свои правки. После отправки документа между компанией и контрагентом могут происходить еще в среднем 3-4 итерации правок.

Иногда бывают кейсы, что документ направляется по ЭДО сразу же после внутреннего согласования, без согласования с контрагентом, при этом контрагент отклоняет документ, чтобы внести в него правки. Если мы отправляем без согласования с контрагентом, мы тратим трафик по ставкам оператора. У оператора есть тарификация по кол-ву документов исходящих. Например, 1000 документов в год. В итоге надо дополнительно платить за трафик оператору. Поэтому если вы пользуетесь услугами оператора, сначала лучше отправить документ контрагенту по почте и согласовать.

Также по закону РФ бизнес обязан хранить документы в течение 5 лет. Поэтому использование СЭДа с архивом дает свои плюсы и помогает выстроить удобную систему хранения.

Почему остановились на СЭД от Directum?

Основное преимущество СЭД от Directum — большое количество различных документов по всем возможным процессам. Что мы имеем в виду? Неважно, какими мы документами обмениваемся, система позволяет хранить шаблоны документов и использовать их, позволяет гибко настраивать маршруты согласования, подстраивается под любой бизнес-процесс, неважно, чем занимается бизнес — IT-сфера, фармацевтическая отрасль, металлургия и т.д. У СЭД широкий функционал по документообороту.

Главный отличительный фактор Directum от других СЭД — использование ИИ. Мы говорим не об ИИ, который часто указывают как преимущество «для галочки», а о реальных применимых в бизнесах процессы с участием искусственного интеллекта. Dinord активно использует эту функциональность. Система может автоматически проверить, какие были внесены изменения в версиях. Раньше нам приходилось вчитываться полностью в документ как в новый, чтобы заметить исправления, и сверять разные версии. Сейчас же это полностью делает ИИ и автоматически указывает на моменты исправлений.

Функция автоматического заполнения данных полезна конкретно в случае Dinord из-за наличия у нас нескольких филиалов — это частая ситуация в бизнесе, которая касается многих отраслей. В Directum мы выбираем нужную нам организацию и шаблон договора, и система автоматически уже на основании организации подтягивает нужные реквизиты. То же самое происходит с контрагентами — они автоматически подтягиваются из системы, поэтому сотрудникам нет нужды перепроверять их данные несколько раз.

В среднем переход на СЭД занимает от 3 до 4 месяцев — всё зависит от масштаба бизнеса и особенностей бизнес-процессов. В случае Dinord переход на СЭД был для нас не только бизнес-необходимостью, но и возможностью протестировать функционал и выработать лучшие практики для коммерческих проектов наших заказчиков, которым уже сейчас мы предлагаем решение СЭД от Directum. Команда Dinord со всей ответственностью может рекомендовать эту систему, поскольку досконально разобралась во всех нюансах перехода и на собственном опыте протестировала разные сценарии использования.

Наши выводы по итогам перехода на СЭД

1. Легкая интеграция
При внедрении у нас не возникло никаких проблем с интеграцией с системами 1С, т.к. на рынке существуют готовые коннекторы. Интеграция прошла легко также и с операторами связи, Контур.Диадок и СБИС.

2. No-code-система
Составление маршрутов согласования — один из самых удобных этапов работ при переходе на СЭД, т.к. система Directum построена по принципу no-code, т.е. не требует навыков программирования. В IT-компании, конечно, нет конечно недостатка в знаниях программирования, но для других сфер бизнеса, которые не настолько сосредоточены на IT-компетенциях, это будет являться дополнительным бонусом. Все процессы построены на блок-схемах, это чем-то напоминает конструктор, поэтому систему легко можно менять под нужды бизнеса, добавлять или убирать блоки в зависимости от количества сотрудников.

3. Составление карточек документа
Представим себе карточку документа. В ней множество полей, среди которых есть ненужные, а есть те, которые необходимо дополнительно добавить. В Directum эти процессы выполнить легко — сами карточки и наличие полей легко подстроилось под наши бизнес-процессы. Например, у нас есть договор купли-продажи, необходимо, чтобы там был контрагент. А есть документ NDA, где не нужен контрагент, и мы при необходимости меняем легко набор полей в этих карточках.

4. Сравнение данных из документа с фактическими
Например, мы в Dinord используем таймшиты на платформе Timetta, откуда каждым сотрудником раньше регулярно в конце отчетного периода выгружались отчеты. Сейчас вместо выгрузки отчетов идет интеграция с Directum, где автоматически передаются данные, и сравнивается с документами, есть ли расхождения в стоимостях, в часах работы и других параметрах.

Нестандартные решения на проекте

Во время перехода на СЭД в Dinord возникла необходимость бороться с «дублями». Объясним на примере по шагам:
Шаг 1. Контрагент на исходящей стороне отправил нам по почте на согласование документ.
Шаг 2. Сотрудники Dinord внесли документ в систему и отправили контрагенту ответ по почте, что документация согласована.
Шаг 3. Далее контрагент направляет нам по ЭДО документы
Итог: В результате появляются в системе 2 одинаковых документа, по сути это дубли.

Нам было необходимо, чтобы эти документы учитывались как версия документа, а не как дубли. Наше решение — использовать штрих-коды либо QR-коды. Есть оба варианта, их применение зависит от удобства конкретного филиала, при этом принципиальной разницы нет. Когда мы отсылаем по почте свое согласие с документацией, мы наносим свой штрих-код на документ, по сути идентификатор, и система автоматически распознает, что в ней уже есть такой документ с таким штрих-кодом и вкладывает его в карточку как вложение.

Если у нас есть печатная версия документа, мы отсканируем этот штрих-код, и система автоматически откроет этот документ в Directum.

Результаты перехода на СЭД

1. Оперативность — система сама подсказывает когда заканчивается договор, когда нужно согласовывать. Нет необходимости отслеживать вручную каждый документ или этап согласования.
2. Снижение затрат ресурсов на рутинные задачи — ЭДО позволяет избавиться от рутинных задач, которые возникают в ходе согласования документов.
3. Уменьшение ручного ввода для ведения проводок — этот результат стал возможен благодаря интеграции с учетной системой бизнеса и с программой Timetta, которая на предприятии помогала учитывать рабочее время с помощью таймшитов.