Эффективное управление бизнесом невозможно представить без автоматизации и оптимизации процессов — эта тема особенно актуальна, когда многие компании переживают процесс цифровой трансформации и ищут платформы, способные объединить самый разный спектр задач. В таком качестве выступают современные СЭД-системы, способные выполнять как классические операции по организации документооборота, так и решать узкоспециализированные задачи для конкретного предприятия.
В каком направлении они развиваются, как меняются методы управления и что влияет на реальный пользовательский опыт — эти и многие другие вопросы обсудили представители бизнес- и ИТ-подразделений крупнейших компаний в рамках форума TESSA USER DAY, который состоялся в конце 2022 года и был организован компанией СИНТЕЛЛЕКТ –– разработчиком платформы TESSA.
О ключевых трендах российского рынка систем электронного документооборота и управления корпоративным контентом, которые будут влиять на развитие ИТ-решений в 2023 году, поговорили:
- Вячеслав Кондрашов, начальник управления развития и сопровождения фронт-офисных систем юридических лиц, Банк «ФК Открытие»
- Денис Рыжкин, заместитель директора департамента ИТ по цифровизации, ЭРИЭЛЛ НЕФТЕГАЗСЕРВИС
- Михаил Канусик, независимый эксперт
- Павел Сапрыкин, руководитель проектов, ГК «Иннотех»
- Павел Каштанов, генеральный директор, СИНТЕЛЛЕКТ
Тренд 1: Переход к концепции Content Services Platform (CSP)
Современные системы электронного документооборота (СЭД) давно уже перестали быть просто инструментом для автоматизации канцелярии. Сейчас они решают целый спектр разных задач –– от организации архива до автоматизации сквозных бизнес-процессов, связывающих множество информационных систем. Последние несколько лет происходит постепенная трансформация концепций СЭД/ЕСМ в сторону CSP (Content Service Platform), этот тренд сохранится и в 2023 году. Ключевыми принципами развития современных CSP-платформ становятся масштабируемость, готовность к высоким нагрузкам, отказоустойчивость, использование low-code для ускорения процессов разработки и неограниченные возможности для разного рода интеграций.
Объединение комплекса разноплановых решений в рамках одной платформы часто позволяет заменить или «поглотить» смежные системы в пользу настройки функциональных блоков на базе CSP.
Комментирует Павел Каштанов, генеральный директор СИНТЕЛЛЕКТ: «В нашей практике есть целый ряд проектов, показательных в данном направлении, например, проекты в Банке «ФК Открытие», Группе ПИК, «Газпром нефти», где развитие СЭД/ECM/CSP-решений на базе TESSA привело к выводу из эксплуатации целого ряда систем».
При этом для корпоративного сегмента важнейшим свойством современной CSP-системы остается готовность к неограниченному горизонтальному и вертикальному масштабированию –– поток задач для современных платформ бесконечен.
.png)
Результаты опроса: Что для Вас самое важное при выборе СЭД/ECM/BPM-платформы и подрядчика?
Тренд 2: Централизация инфраструктуры и процессов
Еще один тренд сегодняшнего рынка ECM/BPM/CSP — это централизация. Централизация представляется в двух аспектах. С одной стороны, компании все чаще стремятся объединить территориально-распределенные контуры информационных систем в единый контур, получая существенную экономию на сопровождении и развитии единой системы. Этому также способствуют современные возможности по расширению каналов связи и возможности масштабирования CSP-платформ. Другой аспект — это централизация процессов. Внедряя централизованные решения, компании стремятся сосредоточить обработку документов в общих центрах обслуживания (ОЦО), зачастую вынося их в региональные подразделения для оптимизации расходов на персонал.
Так, например, в банке «ФК Открытие» на базе TESSA реализован не имеющий аналогов блок по направлению «Валютный контроль». Блок включает в себя сквозной процесс постановки на учет валютных контрактов/кредитных договоров и их сопровождение, рабочее место валютного контролера, построение отчетности, интеграционный обмен со всеми необходимыми в работе ИТ-системами. «Ранее такие рабочие места были распределены между несколькими системами. Сейчас они объединены на одной платформе, с единым интерфейсом и единым маршрутом согласования», — говорит Вячеслав Кондрашов, начальник управления развития и сопровождения фронт-офисных систем юридических лиц, Банк «ФК Открытие»
Тренд 3: Полная цифровая трансформация
Важным драйвером развития рынка ИТ-продуктов остается государство, которое последние несколько лет активно модернизирует нормативно-правовую базу и позволяет цифровизировать целые области документооборота, где ранее «бумажные» документы были закреплены на законодательном уровне, например, ЮЗДО, КЭДО, МЧД и так далее.
Комментирует Михаил Канусик: «Мы запустили кадровый ЭДО в TESSA и смогли оцифровать 26 видов документов, что позволило нам сразу подписать несколько десятков тысяч карточек».
Интересно, что государственные службы активно включились в формализацию этих процессов и на основании полученного опыта была создана рабочая группа. «Прецедент, который создается бизнесом, воспринимается государством как вектор движения», — говорит Михаил.
Кроме этого, в компании внедрили уникальные на тот момент процессы ведения и оцифровки строительной документации.
Тренд 4: Переход на полностью импортонезависимое ПО
Одним из главных трендов уходящего года стал переход к полностью импортонезависимым ИТ-продуктам, и в 2023 году он только усилится. Напряженная геополитическая ситуация подняла приоритет задачи импортозамещения на самый высокий уровень. На фоне новых санкций и ухода из России ряда иностранных вендоров и системных интеграторов переход на российское ПО стал необходимостью практически для всех государственных и коммерческих компаний, фактически –– новой реальностью. С учетом критичности СЭД для бизнеса большинства организаций, особенно, в корпоративном сегменте, риски владения даже отчасти зависимой от иностранных компонентов СЭД стали чрезвычайно высоки. Компании вынуждены выделять бюджеты на замещение или переход на импортонезависимые ОС и СУБД для уже используемых российских СЭД. Часто такие проекты стартуют в ущерб развитию новой функциональности.
Платформа TESSA одна из немногих на российском рынке доказала полную импортонезависимость и готовность к высоким нагрузкам на реальных кейсах.
Комментирует Павел Каштанов, генеральный директор СИНТЕЛЛЕКТ: «Даже если часть западных вендоров все же захотят вернуться, прецедент уже создан и сформированы существенные риски для компаний, которые продолжат пользоваться иностранным ПО. В дорожной карте развития платформы TESSA изначально проектировалась возможность работы с импортонезависимым системным ПО. В последние несколько лет с помощью TESSA был успешно реализован ряд крупнейших проектов по импортозамещению СЭД, среди которых можно выделить проекты для «Газпром нефть», ГК «Ростех», «Росгосстрах», банка «ФК Открытие», «Газпром Трансгаз Уфа» и многих других компаний»
Какие еще тренды можно отметить:
Развитие конструкторов документов, средств коллективной работы, использование RPA-технологий, развитие экспертизы профильных решений в сегментах бизнеса. Наблюдается явное снижение спроса на технологии OCR (процесс преобразования изображения текста в машиночитаемый текстовый формат) в сторону обмена цифровыми документами, но остаются востребованными задачи распознавания для ДУЛ (документы, удостоверяющие личность).
И в заключение: «коробочные» решения –– все еще тренд?
Простейшим решением для организаций, планирующих автоматизировать какой-либо процесс, является внедрение так называемого «коробочного» продукта — программного обеспечения, поставляемого на условиях «как есть», со стандартными для всех пользователей функциями. Такие решения традиционно пользуются популярностью, особенно в сегментах малого и среднего бизнеса.
Согласно аналитике, проведенной в рамках онлайн-трансляции TESSA USER DAY, 43,9% считают, что готовые решения красиво смотрятся в презентации, но реальной в жизни не работают, а 51,2% совмещают в своей работе оба подхода. А что говорят эксперты?
.png)
Результаты опроса: Может ли «коробочное» решение обеспечить быстрый старт проекта?
«Коробочные» решения вводят в заблуждение», — считает Вячеслав Кондрашов. Эксперт подчеркивает, что не получится просто поставить такую систему как приложение, и забыть о ней. «В зависимости от возможностей заказчика, все равно потребуются изменения». С этим мнением соглашается Павел Сапрыкин, руководитель проектов, ГК «Иннотех»: «Каждое „коробочное« решение придется подстраивать под те уникальные процессы и требования, которые есть у каждого заказчика».
Михаил Канусик призывает смотреть на размер предприятия и тот сегмент бизнеса, в котором планируются изменения. «Коробочные» системы действительно могут обеспечить быстрый старт проекта и успешно закрыть срочные задачи в бизнесе среднего размера». При этом эксперт добавляет, что для успешной эволюции системы и ее масштабирования потребуются существенные доработки.
Эффективной заменой «коробочному» продукту может стать демонстрация заказчику прототипа — упрощенного аналога для оценки соответствия возможностей платформы и решения бизнес-целям.
Павел Каштанов: «Прототип помогает разговаривать с пользователями на одном языке, найти какие-то общие точки соприкосновения, показать интерфейс, принципы работы системы». В дальнейшем такой прототип можно доработать/донастроить в соответствии с пожеланиями заказчика и запускать в эксплуатацию. При использовании готового «коробочного» решения такие доработки зачастую невозможны без полной переделки решения, и компаниям приходится подстраиваться под существующие в системе процессы. Например, в компании СИНТЕЛЛЕКТ такими прототипами, которые демонстрируются заказчику, являются решения «Типовое делопроизводство», «Архивное делопроизводство», «КЭДО», «Шлюз в Диадок», «Архив банковского операционного дня», «Валютный контроль», «Архив клиентских досье» и многие другие.
Полную версию дискуссии можно посмотреть на официальном YouTube-канале компании СИНТЕЛЛЕКТ
.png)
Материал подготовлен в сотрудничестве с компанией СИНТЕЛЛЕКТ
.jpg)