Производственная компания «КОТ», занимающаяся изготовлением и продажей деталей для технологических трубопроводов, создала единое цифровое пространство, где ключевые показатели эффективности (KPI) стали общедоступным инструментом для принятия оперативных и стратегических решений на всех уровнях — от топ-менеджмента до обычных рабочих. Аналитические панели на базе Yandex DataLens внедрены в ежедневные рабочие процессы и стали неотъемлемой частью ежедневных операционных задач сотрудников. О реализации проекта рассказывает Екатерина Шушарина, начальник отдела аналитики ООО «КОТ» и номинант на премию BI Award.

- Как в компании пришли к реализации проекта по созданию аналитической платформы?

В период перехода в категорию крупного бизнеса перед нами встала критически важная задача: сохранить управляемость, оперативность и прозрачность процессов при возрастающих оборотах и сложности операционной деятельности. Проект по переходу и внедрению единой аналитической системы стал одним из ключевых инструментов для решения этой задачи. Созданное решение предоставило рабочим, руководителям и собственникам единую прозрачную картину. Это позволило перейти от управления «по ощущениям» к принятию быстрых и обоснованных решений. Понимание каждого сотрудника и руководителя результатов своего труда и его воздействие на общие цели компании позволило нам повысить операционную эффективность практически без изменения численности персонала, раскрыв внутренний потенциал команды.

- Какая была поставлена цель?

Цель проекта заключалась в улучшении инструментов управления компанией. Мы стремились создать единое цифровое пространство, где ключевые показатели эффективности (KPI) становятся интуитивно понятным и общедоступным инструментом для принятия оперативных и стратегических решений на всех уровнях — от топ-менеджмента до обычных рабочих.

- В чем заключался выбранный подход?

Мы начали создание централизованной экосистемы данных. Ранее наша цифровизация, начатая в 2019 году с внедрения системы управления процессами, заложила фундамент для сбора данных, а данный проект должен был стать качественным скачком: мы переходим от автоматизации процессов к анализу их результатов, поиску узких мест и их улучшению. Ключевая задача заключалась не просто в визуализации данных, а в построении целостной системы взаимосвязанных дашбордов, которые обеспечивают оперативность и удаленный доступ, предоставляют актуальную информацию в реальном времени, для мониторинга и принятия решений из любой точки мира.

- Что представляла собой аналитическая система до реализации проекта?

Изначально все отчеты готовились вручную в Microsoft Excel. Процесс сбора показателей занимал у сотрудника целый рабочий день в неделю, данные были актуальны лишь на момент формирования отчета, быстро устаревали и разносились по офисам в бумажном виде. Следующим шагом стал переход в полноценную BI-платформу — Microsoft Power BI. Это позволило автоматизировать сбор данных и перейти к понятной визуализации, значительно повысив скорость и качество понимания текущей ситуации как отдельных отделов, так и организации в целом.

- На каких платформах реализован новый BI?

В условиях изменившейся рыночной ситуации мы оперативно перешли на отечественное решение — Yandex DataLens. Данный выбор был обусловлен его надежностью, глубокой интеграцией с экосистемой "Яндекс" и полным соответствием требованиям компании. На текущий момент Yandex DataLens является основой BI-платформой. Страницы с отчетами размещены как на мониторах в общедоступных и проходных зонах производства и офисов, так и на ПК сотрудников, а также доступны с мобильных устройств.

- Что было сложнее всего в ходе проекта? Где возникали основные проблемы?

Основной проблемой был сбор необходимой информации. Так как информационных и учетных систем в организации много и формировать необходимые дашборды приходилось целостно, было потрачено немало времени на их сбор и систематизацию. Иногда приходилось очень долго и упорно сидеть с разработчиками для получения необходимого результата.

- В чем «фишка» созданного решения?

Аналитические панели не просто внедрены в ежедневные рабочие процессы. Важнее, что они интегрированы в рабочие места сотрудников и являются не отдельным инструментом, а неотъемлемой частью их ежедневных операционных задач – например, контроля отгрузок, планирования производства и т.п. Таким образом, созданная система представляет собой не просто набор отчетов, а стратегическую платформу, которая сделала данные реальным активом компании и стала частью нашей корпоративной культуры.

- Изменение корпоративной культуры подразумевает определенные организационные меры. Что было сделано для «окультуривания» сотрудников?

Нам, наверное, повезло в этом. Повезло в том, что сотрудники и руководители уже достаточно давно работали с отчетами, пусть и бумажными. С автоматизацией и красивой визуализацией это заработало еще лучше. При встрече гостей сами сотрудники всегда с удовольствием демонстрируют на экранах свои показатели и показатели других отделов.

- Какие результаты достигнуты?

Мы формализовали и перевели в цифровой формат 172 ключевые метрики из большинства ключевых областей бизнеса: от производства и логистики до продаж и финансов. Произошло радикальное сокращение времени на доступ к данным для принятия решений — с нескольких часов и даже дней до моментального получения актуальной информации.

Реализация проекта позволила нам достичь значительных количественных и качественных результатов, которые напрямую повлияли на эффективность бизнеса. Годовой финансовый результат компании продемонстрировал уверенный рост с 1,9 млрд руб. в 2023 году до 2,6 млрд руб. в 2024 году. Важно подчеркнуть, что этот рост был достигнут без значительного увеличения численности персонала.

- Какие эффекты ожидаются в дальнейшем?

Мы ожидаем, что система и дальше будет помогать нам расти — быстрее и умнее. Инструмент уже помогает нам ежегодно бить планы по прибыли. Дальше он позволит не просто фиксировать проблемы, а предсказывать их — например, заранее видеть риски. С таким инструментом мы не просто растем — мы растем осознанно, с пониманием каждого шага. Это наше главное преимущество.

- В чем ваш проект уникален?

Мы создали систему двустороннего контроля и обратной связи, которая превратила инструмент, используемый исключительно руководством для отчетности, в живой, рабочий инструмент для каждого сотрудника. Мы сознательно ушли от модели, где данные доступны только узкому кругу руководителей. Размещение дашбордов с KPI в общем доступе — на производствах и в офисе — и на рабочих местах дало эффект полной прозрачности. Данные контролируются не только «сверху вниз» (руководством), но и «снизу вверх» (самими сотрудниками).

Так как ключевые показатели сотрудников напрямую влияют на их заработную плату, у них появляется личная, материальная заинтересованность в том, чтобы данные в системе были полными и точными. Любая ошибка — будь то системный сбой или человеческий фактор — немедленно фиксируется самим сотрудником, так как он видит расхождение между своим фактическим результатом и отображением в системе. Например, если сотрудник склада видит на общедоступном дашборде, что его KPI по количеству упакованных мест не обновился после внесения информации в учетную систему, то он сразу обращается в ИТ-поддержку с запросом на проверку корректности работы системы.

Наша уникальность — не в конкретной платформе, а в организационно-культурном поведении. Мы создали экосистему, где данные — это не только предмет отчетности, а общий язык для диалога между сотрудником, руководителем, разработчиком и учредителем, что гарантирует их качество и максимально быстрое практическое применение для повышения эффективности бизнеса.

- Какую роль играет проект для бизнеса компании, каковы основные направления его развития?

Этот проект для нас — как панель управления в самолете. Без него мы бы летели вслепую. Он дает всем — от директора до рабочего — четкое понимание, где мы сейчас и куда движемся. Когда каждый видит свои цифры и общие цели, люди сами начинают проявлять инициативу, потому что понимают, как их работа влияет на результат. Таким образом, наше основное направление — постоянно улучшать и настраивать наши метрики.