Производитель и поставщик электроники и ИТ-оборудования Fplus внедрил платформу Luxms BI, которая превратилась в многофункциональную платформу для поддержки ключевых бизнес-процессов. BI стала инструментом для ежедневной операционной деятельности, а проект стал драйвером развития культуры self-service и обеспечил бизнесу реальную независимость в работе с данными. О внедрении решения рассказывает Ярослав Назаров, CDO холдинга Fplus и номинант на премию BI Award.

- Как в компании пришли к реализации BI-проекта? Почему он стал необходим?

Реализация BI проекта была вызвана необходимостью решения стратегических задач, а не являлась самоцелью. Важно отметить, что в компании уже функционировал Qlik Sense для управленческой отчетности. Одной из ключевых стратегических задач стало переосмысление работы пользователей, которые создавали множество операционных отчетов в Excel. Этот процесс часто сопровождался ошибками в выборе источников данных и значительными временными и ресурсными затратами на обновление отчетов, которые были критически важны для функционирования подразделения.

Когда мы запустили проект по созданию корпоративного хранилища данных, мы открыли доступ к огромному объему информации, способствующему развитию бизнеса. Однако мы понимали, что в кратчайшие сроки невозможно было бы перевести всех пользователей на работу исключительно с голыми таблицами из баз данных. Поэтому возникла идея внедрения self-service BI, которая успешно решала обе задачи. Она не просто представила мощный инструмент для работы с большими данными для нас – офиса данных. Что важнее, она создала платформу, позволяющую пользователям самостоятельно создавать аналитические отчеты и визуализации без необходимости нашего участия на каждом этапе процесса.

- Что представляла собой аналитическая система ранее?

До запуска проекта отчетность формировалась в основном либо в виде традиционных таблиц-отчетов в ERP-системе, либо вручную в Excel. В то же время использовался Qlik Sense для создания консолидированной верхнеуровневой отчетности.

- Какой подход был выбран для реализации задач?

Стратегическая цель проекта – коренное изменение корпоративной культуры работы с данными. Основная задача заключалась в том, чтобы сотрудники умели самостоятельно находить данные, понимать методологию их расчета и использовать корпоративно «одобренные» базовые метрики, на основе которых можно проверять собственные бизнес-гипотезы или строить специфические разрезы данных. Для этого была внедрена self-service BI-платформа, доступная не только специалистам по данным, но и бизнес-пользователям для разработки собственных отчетов.

Дополнительно проект решал задачу создания альтернативы корпоративной отчетности в Qlik Sense, чтобы компания имела гибкий и полностью отечественный инструмент для работы с данными.

- На каких платформах реализованf система?

Решение построено на базе коробочной платформы Luxms BI. Использовалась полностью отечественная инфраструктура: российские серверы, сетевое оборудование, операционная система и база данных.

- Qlik Sense выводится из эксплуатации, или эти системы продолжают существовать параллельно?

На текущем этапе Qlik Sense и Luxms BI разделены по областям применения: в Qlik формируется управленческая и финансовая отчетность, в то время как Luxms BI охватывает всю операционную и производственную отчетность. Однако границы их применения остаются размытыми. В Qlik сохраняются востребованные отчеты, не связанные с финансовыми результатами, а в Luxms BI продолжает расти количество новых финансовых и управленческих отчетов.

Это связано с тем, что помимо внедрения BI мы также работали над созданием хранилища данных, на основе которого строятся новые отчеты в Qlik. Однако для миграции старых отчетов требуется отдельный проект. Вторая проблема, мешающая четкому соблюдению этого правила, заключается в размытых границах между финансовой и операционной отчетностью в ряде задач, когда необходимо контролировать как процесс, так и финансовый результат.

- Трансформация культуры – это сложная задача, которая требует не только технологий, но и организационных мер. Какие шаги были предприняты?

Да, трансформация корпоративной культуры требует комплексных мер. Ключевым аспектом является понимание факторов, мешающих естественному ходу изменений. Как правило, технологии выступают исключительно в роли инструмента, и без перестройки процессов этот «молоток» никому не будет интересен. В нашем случае одной из главных проблем была комплексная доступность данных.

Для решения этой проблемы требовались следующие меры. Во-первых, необходимо было перенаправить потоки аналитических задач, уделив особое внимание тем, кто продолжал решать свои операционные задачи в рамках ERP-систем или ежедневно формировал аналитику в Excel. Во-вторых, важно было изменить подход к постановке задач так, чтобы бизнес-заказчики получили больше свободы в формулировке своих требований. Это позволило бы им отойти от привычных паттернов, ограниченных старым технологическим стеком, и перейти к более смелым идеям, способствующим повышению эффективности.

Следующим шагом стало формулирование ясных для бизнеса бенефитов и популяризация нового подхода. Для этого крайне важно демонстрировать внутренние успешные истории и потенциальные кейсы, которые могут вдохновить всё новые бизнес-команды на принятие новой культуры.

Трансформация произойдет именно тогда, когда будет принципиально изменена доступность данных. Бизнес должен поверить в то, что в компании достаточно данных для проверки гипотез и принятия обоснованных решений на их основе, знать, где эти данные находятся и иметь возможность к ним обратиться.

- Каких результатов удалось достичь?

Комплексное внедрение платформы в кратчайшие сроки изменило подход к работе с данными: бизнес получил возможность самостоятельно готовить отчеты, быстрее тестировать гипотезы и оперативно корректировать запросы. Также в платформу интегрирован чат-бот, который подсказывает, как работать с отчетами и адаптируется под контекст. Подключено более 40 систем и баз, корпоративное аналитическое хранилище на базе MPP-платформы, ClickHouse для «тяжелых» отчетов.

У системы более 200 активных пользователей, которые хотя бы раз в месяц заходят в систему. В среднем отмечается около 60 пользователей ежедневно и около 100 еженедельно. Более 70 атласов подготовлено ИТ-командой и более 100 – бизнес-пользователями. Создано более 600 кубов данных. На основе статистики за первую половину 2025 года ожидается свыше 70 тыс. просмотров отчетов в год.

- Что говорят сами пользователи про новую систему? Какова обратная связь?

Мы получили положительную обратную связь как от аналитиков, которые создавали дашборды, так и от руководителей, отслеживающих необходимые им цифры в системе. Более того, на старте проекта у меня был телефонный звонок с генеральным директором, который самостоятельно попробовал создать тестовый дашборд всего за две минуты, чтобы оценить, сколько времени на это реально требуется. Результаты оказались позитивными, и генеральный директор остался доволен. Сейчас все больше совещаний начинается не с заранее подготовленных презентаций и таблиц, а с открытия дашборда и обсуждения вопросов на основе «живых» цифр.

- Каких экономических эффектов ожидаете?

В полной мере оценить такой комплексный проект всегда сложно, так как его эффект начинает охватывать все процессы компании, и следует учитывать, что этот эффект не является одноразовым. Упрощение бизнес-процессов и повышение эффективности ведет к сокращению издержек и увеличению выручки из года в год.

В качестве ориентира я приведу оценку эффекта двух основных направлений. Во-первых, всего за 2024 год дата-офис смог предложить оптимизацию бизнес-процессов в компании на сумму свыше 450 млн руб. и автоматизировать 5 тыс. человеко-часов в год. И второе – бизнес-подразделения смогли самостоятельно запустить отчетность по двум самым оборотным направлениям, общим оборотом более 60 млрд руб. На реализацию данного проекта со стороны дата-офиса потребовалось бы около 1 тыс. человеко-часов.

- В чем ваш проект уникален?

Важно, что он реализован исключительно на российских решениях – как ПО, так и оборудовании. Решение используется как интерфейс для работы с внешними системами – подготовка досудебных претензий, актов взаиморасчетов с контрагентом, создания задач в тренинговых системах и параметризации, и запуска прогнозных моделей. Кроме того, Luxms BI применяется не только как BI, но и как система управления продажами – а у нас сотни тысяч позиций номенклатуры, контроля дебиторской задолженности для бухгалтерии и юристов, калькулятор логистики, инструмент мониторинга ITSM-метрик и анализа рынка в режиме реального времени.

Наконец, бизнес-аналитики начали получать пользу и работать с инструментами уже на этапе внедрения, задолго до промышленного запуска хранилища. Таким образом, проект превратил BI в многофункциональную платформу для поддержки ключевых бизнес-процессов, доступную и понятную бизнес-пользователям.

- В чем роль проекта для бизнеса компании?

BI стала инструментом для ежедневной операционной деятельности. Бизнес получил возможность самостоятельно создавать аналитику и прототипы будущих корпоративных отчетов, без вовлечения дата-офиса на этапе формализации требований. Это сократило время подготовки отчетов и позволило быстрее проверять гипотезы. Проект стал драйвером развития культуры self-service и обеспечил бизнесу реальную независимость в работе с данными.

Вторым важным достижением для бизнеса стало повышение уровня доверия к данным у руководства холдинга, которые публикуются в этой системе. На первоначальных этапах проводилась тщательная проверка методологии, и со временем отчеты, регламентно построенные на «базовых» кубах из хранилища, начали восприниматься как более надежные и обоснованные по сравнению с расчетами, выполненными в Excel «на коленке». Это доверие к данным не только укрепило их ценность для принятия решения, но и способствовало формированию более ответственного отношения к аналитике в целом.

- В каком направлении будет развиваться решение?

Сейчас мы активно работаем над тем, чтобы платформа стала основным инструментом для управленцев и коммерсантов. Наша цель заключается в том, чтобы они утром, открывая первым делом именно BI-систему, а не почту, получали всю необходимую информацию для понимания текущего положения дел в компании.

Для достижения этой цели мы пилотируем проект «личный кабинет», который будет агрегировать всю информацию и отслеживаемые ключевые показатели эффективности, индивидуально связанные с каждым пользователем.

Кроме того, мы работаем над тем, чтобы пользователи могли нативно открывать трекинговые системы, готовить документы или запускать расчеты прогнозов прямо из дашборда. Эта возможность позволит им, нажимая всего одну кнопку, осуществлять следующий шаг, передавая все цифры и параметры из «экрана» BI.