Строительная компания «Дороги и Мосты» реализовала цифровую трансформацию документационного обеспечения управления с помощью внедрения сервисов искусственного интеллекта в системе электронного документооборота. Это позволило превратить поток входящих и внутренних документов в управляемый цифровой актив, который позволяет быстрее принимать управленческие решения, снижать операционные риски и формировать культуру управления на основе данных. О реализации проекта рассказывает Роман Медведев, заместитель генерального директора по цифровизации и трансформации компании «Дороги и Мосты» и номинант на премию Data Award.

- Как «Дороги и Мосты» пришли к реализации проекта?

Проект затрагивает один из базовых процессов любой крупной компании — работу с входящими документами, напрямую влияющую на исполнение контрактных обязательств, сроки реализации проектов и взаимодействие с госорганами и заказчиками.

Аппарат управления генерального директора, выполняющий функции централизованного администрирования всего входящего документооборота, ранее вручную обрабатывал растущий поток корреспонденции, включая поступление документов в нерабочее время и выходные дни. Это создавало риски задержек, потери информации и повышенной нагрузки на сотрудников. Применение ИИ должно было решить эти вызовы за счет автоматизированного распознавания, регистрации и маршрутизации входящей корреспонденции и внутренних документов, превращая каждое обращение в структурированный элемент единого цифрового потока.

- Какие задачи были поставлены перед проектом?

Через Аппарат управления генерального директора проходит масса документов, в том числе входящая корреспонденция от государственных органов, контрагентов, дочерних и зависимых обществ и иных заинтересованных сторон, а также внутренняя документация — служебные записки, приказы и другие управленческие документы. Ключевой задачей стало автоматическое преобразование этого потока в структурированные данные: распознавание реквизитов документов, их классификация по типам и тематикам, извлечение сущностей — номеров и дат документов, персон, наименований организаций и др.

- На каких технологиях реализован проект?

Проект реализован на базе системы Directum RX с использованием модуля «Делопроизводство» в варианте поставки со встроенными сервисами интеллектуальной обработки Ario. Для удобного переноса организационной структуры и ее синхронизации в системах компании была осуществлена интеграция с «1С:ЗУП». Сквозная мультидоменная аутентификация реализована на базе Active Directory и протокола Kerberos, что обеспечивает единый вход и защищенный доступ пользователей к системе.

Дополнительно спроектирована и развернута отказоустойчивая архитектура, гарантирующая бесперебойную работу системы и сохранность данных даже при сбое отдельных компонентов инфраструктуры. Это создает надежный фундамент для непрерывности бизнес-процессов и дальнейшего масштабирования системы на другие подразделения. Проект был реализован при помощи компании «МайТэк».

- Какие нестандартные работы были проведены?

Модели извлечения данных были дообучены на реальных примерах входящих писем. Это позволило достигнуть целевого значения 80% точности распознавания реквизитов для обрабатываемых документов и обеспечить необходимое качество автоматической классификации и маршрутизации.

В инфраструктурной части решены нетривиальные задачи: реализована сквозная аутентификация на основе протокола Kerberos в мультидоменной инфраструктуре, обеспечены устойчивые доверительные связи и корректное взаимодействие служб каталогов и систем разрешения имен в географически и сетево-разнесенных средах. Выстроен маршрут жизненного цикла учетных данных — от первичной аутентификации до междоменных проверок, — гарантирующий стабильность сценария единого входа и исключающий скрытые точки отказа в критически важных бизнес-процессах.

Особое внимание было уделено организационным особенностям: в компании существовали расхождения между формальной оргструктурой и фактическим функциональным подчинением. Для корректного согласования документов команда «МайТэк» реализовала вычисляемую роль согласования «Руководители по иерархии», автоматически определяющую цепочку согласования и ограничивающую ветвь там, где этого требуют бизнес-процессы. Это позволило безошибочно маршрутизировать поток задач без ручной перенастройки маршрутов и обеспечило единообразие подходов к согласованию по всей организации.

- Точность распознавания 80% — этого достаточно? И что происходит с остальными 20%?

Да, 80% точности — это достаточный показатель для промышленной эксплуатации, и важно понимать, что именно мы измеряем. Речь идет об автоматическом извлечении и заполнении реквизитов документов. Остальные 20% — это, как правило, сложные случаи: рукописный текст, недостаточно четкое качество скана (например, непропечатанные экземпляры), нетиповые форматы документов или отсутствие нужного реквизита в принципе. Для таких случаев предусмотрен гибридный режим: система помечает их как «требующие ручной верификации» и направляет оператору СЭД. При этом ИИ-модель предлагает предзаполненные реквизиты на основе частичного распознавания, что ускоряет ручную обработку в два-три раза по сравнению с полностью ручным вводом.

Но ключевой момент в другом: мы не останавливаемся на статичном проценте. Наша модель постоянно обучается. Каждая корректировка пользователя становится обучающим примером, и те однотипные документы, которые сейчас требуют ручной обработки, со временем смогут распознаваться автоматически. Процент точности будет только расти.

Даже текущие 80% дают колоссальный эффект. Мы автоматизировали наиболее рутинную часть — заполнение «чистовиков». Сотрудник теперь не вбивает данные вручную с нуля, а лишь проверяет и корректирует меньшинство сложных случаев. Освобождение от четырех пятых рутинных операций по вводу данных уже сейчас дает компании существенную экономию времени и ресурсов.

- Какие особенности проекта вы можете выделить?

В первую очередь, глубокая интеграция сервисов ИИ в повседневную работу. В отличие от типовых внедрений СЭД, у нас ИИ-модели являются ядром процесса.

Беспрецедентны масштаб и скорость внедрения: более 1,5 тыс. автоматизированных рабочих мест и свыше 1 тыс. обученных пользователей за пять дней при сохранении устойчивой работы системы и высокого уровня пользовательской адаптации. В результате компания получила не просто автоматизацию документооборота, а систему интеллектуального управления потоками данных. Она способна не только обрабатывать более 5 тыс. документов в месяц, но и формировать ценную аналитическую базу для бизнеса. Это фактически новый отраслевой стандарт работы с документами и данными в строительной сфере.

Проект доказывает, что переход к управлению на основе данных возможен в традиционно «бумажной» отрасли и дает измеримый эффект — от ускорения согласований и повышения прозрачности до снижения операционных рисков и затрат.

- Какова реакция со стороны пользователей? Есть ли обратная связь?

Обратная связь — позитивная. Пользователи отмечают сокращение рутины, прозрачность маршрутов согласования и возможность в реальном времени отслеживать статус любого документа или поручения.

Особенно высоко оценили систему сотрудники, вовлеченные в процессы делопроизводства, и руководители подразделений: они больше не тратят время на поиск «потерявшихся» писем или напоминания о необходимости согласования. Система сама контролирует сроки и отправляет уведомления, что повышает исполнительскую дисциплину без дополнительных усилий со стороны менеджмента.

Также поступают предложения по расширению сценариев использования — например, применение ИИ для формирования черновиков ответных писем на типовые запросы, использование мобильных приложений для работы с документами в разъездах, внедрение дополнительных модулей системы для других процессов. Это показывает, что пользователи не просто приняли новый инструмент, но и видят в нем потенциал для дальнейшего развития.

- Какие конкретные результаты достигнуты?

За полтора месяца опытно-промышленной эксплуатации через систему прошло 23,5 тыс. документов. При этом удалось достичь нескольких ключевых эффектов. Так, сокращение времени обработки на 70% ускорило реакцию на запросы контрагентов и регуляторов, снизило вероятность штрафов и репутационных рисков и повысило исполнительскую дисциплину, а также создало основу для системного анализа эффективности процессов.

Радикально повышена прозрачность процессов. Статус каждого документа отслеживается в режиме реального времени, снижены трудозатраты сотрудников делопроизводства и профильных подразделений, сформирован автоматический аудиторский след.

Система уже обрабатывает более 5 тыс. документов в месяц, обеспечивая стабильное качество и скорость обработки даже при пиковых нагрузках. Одновременно сокращено потребление офисной бумаги: ежемесячная экономия составляет более 28 тыс. листов, снижено потребление тонеров и других расходных материалов. Параллельно снижены затраты на аренду и обслуживание площадей для хранения бумажных архивов за счет перевода части документооборота в электронный формат.

Каждый документ теперь представляет собой структурированный цифровой объект с понятной маршрутизацией и историей, что позволяет видеть узкие места, контролировать сроки исполнения, оценивать загруженность подразделений и использовать накопленные данные для оптимизации процессов. Проект создал техническую и организационную основу для управленческих решений, основанных на данных, а не только на экспертных оценках.

- Пытались ли оценить финансовый эффект от проекта?

На текущем этапе проводится комплексная оценка экономического эффекта проекта. Предварительные данные уже указывают на положительную динамику по нескольким направлениям.

Во-первых, в несколько раз снижаются трудозатраты на рутинные операции по вводу и обработке документов. Высвобождается время сотрудников делопроизводства, которое теперь можно направить на более содержательные задачи: аналитику, контроль качества, улучшение регламентов.

Во-вторых, сокращаются прямые материальные затраты: экономия более 28 тыс. листов бумаги в месяц плюс снижение расходов на тонеры, обслуживание принтеров, аренду площадей под архивы. Даже по самым консервативным оценкам, это дает весьма ощутимый эффект в масштабах года.

В-третьих, снижаются риски: меньше вероятность пропуска важного обращения от госоргана или контрагента, меньше штрафов за несоблюдение сроков, меньше репутационных потерь. Эти эффекты сложнее измерить напрямую, но они критически важны для крупной инфраструктурной компании.

Окончательные цифры ROI будут сформированы по итогам накопления статистики использования на протяжении более продолжительного периода — полного календарного года. Но уже сейчас очевидно, что проект окупается не только за счет прямой экономии, но и через повышение управляемости и снижение операционных рисков.

- В каком направлении будет развиваться проект?

Будем проводить перенос успешной модели интеллектуальной работы с документами на другие организации холдинга. Ожидается дальнейший рост точности распознавания за счет регулярного дообучения ИИ-сервисов на основе накопленных данных и расширения наборов обучающих примеров.

Будем использовать накопленные структурированные данные для управленческой и процессной аналитики: выявлять узкие места, прогнозировать нагрузку, оптимизировать управленческие регламенты и SLA.

Также рассматриваем расширение функциональности системы в направлениях, предложенных самими пользователями: интеллектуальная поддержка формирования ответов на типовые запросы, мобильные приложения, интеграция с другими корпоративными системами для создания единого цифрового контура управления.