Система электронного документооборота окупается за год работы в компании – к такому выводу пришли эксперты  «КОРУС Консалтинг», проанализировав российские проекты внедрения СЭД. Многие компании не могут оценить предполагаемые сроки и размеры возврата инвестиций от подобных проектов. Например, по данным Forrester, на это сетует почти половина заказчиков. В России ситуация гораздо хуже: по оценке «КОРУС Консалтинг», более 90% заказчиков не может самостоятельно рассчитать экономический эффект от внедрения СЭД. Прямой эффект от инвестиций в электронный документооборот связан с экономией средств на материалы и оплату рабочего времени сотрудников. Сокращение рабочего времени дает экономию в заработной плате, причем как за счет уменьшения количества сотрудников, занятых в бумажной работе, так и за счет отсутствия необходимости принимать дополнительных сотрудников для выполнения новых задач. Кроме того, у персонала высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую прибыль для предприятия.
Как показало исследование, производительность труда в компаниях повышается в среднем на 15-20%. Очевидная экономия достигается за счет сокращения количества бумаги, расходных материалов для принтеров, уменьшения площадей, отводимых для хранения документов, снижения издержек на их передачу.
Еще одним значимым эффектом внедрения СЭД является исключение потерь документов. Независимые исследования Gartner и Xerox показали, что при бумажном документообороте теряется около 5% документов, а на повторное восстановление каждого из них тратится в среднем два часа рабочего времени. Кроме того, работники тратят на поиск необходимых документов около двух часов в день.
Как подчеркивают в «КОРУС Консалтинг», выводы об экономическом эффекте от внедрения системы можно рассчитать на базе нескольких KPI. Среди наиболее важных показателей – улучшение исполнительской дисциплины, организация и ведение единых информационных ресурсов, сокращение временных затрат при поиске информации, оперативность доставки документов, сокращение материальных затрат в ходе исполнения и прохождения документов.