Дорогие счета-фактуры

По данным компании Basware, переход от ручной обработки бумажных документов к сквозной транзакционной обработке может дать 20-кратный выигрыш в производительности. Basware - финский производитель средств для автоматизации финансовых процессов, чья клиентская база составляет свыше полутора тысяч компаний более чем в 50 странах, а общее количество пользователей превышает миллион человек.

В середине сентября компания Basware совместно с HP и системным интегратором «Никотех» провела в Москве семинар «Организация процесса автоматизированной обработки платежных документов в крупных компаниях». Главной темой семинара стали проблемы обработки первичной финансовой документации и их решение с помощью программных средств Basware.

Согласно информации, представленной директором Basware по продажам Максимом Андриановым, ни на что не отвлекающийся сотрудник может обработать максимум 5 тыс. первичных бумажных документов в месяц, в среднем же удается обработать лишь 2,5 тыс. Перевод документов в электронный вид и автоматизированное извлечение из них данных обеспечивает повышение производительности труда до 15 тыс. документов в месяц, а передав функцию обработки первичных документов отдельному подразделению и автоматизировав процессы сопоставления, можно рассчитывать на 30 тыс. документов в месяц. Если же счета преимущественно поступают в электронном виде и автоматически сопоставляются с контрактами и заказами, производительность вырастает до 100 тыс. документов в месяц.

В России законодательная база, которая бы позволила организовать автоматизированную обработку бухгалтерских документов, отсутствует; в частности, не допускается электронное выставление счетов-фактур, поэтому пока потенциал повышения эффективности документооборота на этапе «от закупки до оплаты» (одна из основных специализаций Basware) для отечественных компаний ограничен. Финская компания, которая в мире уже давно предоставляет организациям услуги электронного обмена данными, ждет соответствующих изменений в нашем законодательстве, а пока предлагает автоматизировать в области обработки первичных финансовых документов то, что можно: извлечение данных, сверку с заказами и договорами в системе ERP и размещение данных в ней.

По словам Андрианова, при ручной проверке счетов-фактур, которой приходится заниматься бухгалтеру, стоимость обработки одного документа может достигать 200 рублей. Внедрение Basware Invoice Automation, утверждают в компании, позволяет сэкономить на этом процессе около 30%, а большинство российских заказчиков, внедривших это программное средство, добились возврата вложенных средств за год. Реализованная в Basware Invoice Automation возможность сопоставления счетов на основе бизнес-правил позволяет большую часть счетов (от 55 до 80%, в зависимости от аккуратности поставщиков) обрабатывать автоматически, направляя на проверку ответственным лицам лишь те счета, которые имеют существенные отклонения по суммам либо иные несоответствия.

Среди преимуществ программных средств Basware Андрианов отметил наличие готовых механизмов интеграции с более чем 200 различными финансовыми и ERP-системами, в том числе с «1С:Предприятием». В компании подчеркивают, что решения Basware сертифицированы для использования с бизнес-приложениями SAP, Oracle, Microsoft и системами управления контентом предриятия EMC.