Документы в облаке: преимущества и риски

DropBox — популярное облачное хранилище данных, позволяющее пользователям хранить свои данные на серверах в облаке и разделять их с другими пользователями в Интернете. Иллюстрация: DropBox

С перечислением достоинств стратегии, благодаря которой пользователи получают доступ к своим данным в облаке, никаких затруднений не возникает:

• Сокращение масштабов внутренней инфраструктуры, которую необходимо подпитывать, настраивать, развертывать и поддерживать, а также заботиться об управлении ею.
• Доступность информации, независимо от того, используете ли вы настольную или мобильную платформу.
• Размещение данных в централизованном хранилище, что во многих случаях способствует усилению взаимодействия.
• Стоимость услуг при этом вполне прогнозируема, поскольку базируется на месячной или годовой абонентской плате, зависящей от числа пользователей.

Звучит потрясающе, не правда ли? Сложности же начинают возникать, когда пользователям позволят оформлять подписку на соответствующие услуги в индивидуальном порядке. Все данные сваливаются в облако, и, если ответственного за них сотрудника увольняют или он уходит сам, выясняется, что никто не имеет к ним доступа. Кроме того, если в компании проводится аудит, требующий обращения к облаку, без помощи людей, работающих с запрашиваемыми данными, справиться с этим невозможно.

Поэтому, если вы все же решили перенести документы в облако, необходимо принять ряд мер предосторожности.

Оцените риски. Кто будет перемещать информацию в облако? Возможно, распределив роли людей и посмотрев на генерируемую ими информацию, вы придете к выводу, что использовать облако для хранения и организации совместного доступа к документам слишком опасно. К примеру, если исследователи работают над очень важными проектами и это может отразиться на будущих доходах, вряд ли вам захочется выносить информацию за пределы организации.

Узнайте, какой уровень безопасности гарантирует поставщик услуг. Степень защищенности должна определяться тем, что размещается в облаке. Учтите, что неспособность поставщика услуг предоставить оговоренный уровень обслуживания грозит самыми тяжелыми последствиями. Сопоставьте возможности поставщика с вашими обязательствами по соблюдению различных норм и правил, например по обеспечению конфиденциальности информации клиентов.

Протестируйте групповые политики и адекватность централизованного управления. Эффективная облачная стратегия невозможна, если вы не в состоянии наладить управление пользовательскими политиками с единой центральной консоли. Очевидно, рано или поздно у вас появится желание организовать ролевой доступ, ограничить каким-то образом совместное использование документов и провести аудит. Если сотрудники покидают организацию, должна быть возможность поменять их пароли и заблокировать информацию, с тем чтобы они не могли скопировать или удалить ее. Прежде чем поставить свою подпись под договором с провайдером, самостоятельно проделайте все указанные операции.

Обратите внимание на процедуру резервного копирования и восстановления после сбоев. Наличие пространства для хранения документов – это замечательно, но сделаны ли у поставщика услуг резервные копии хранимых данных? И можете ли вы получить доступ к этим копиям? В какие сроки осуществляется восстановление работоспособности системы после сбоя? Если провайдер обещает восстановить все в течение суток, а данные нужны вам для выполнения операций в реальном времени (например, при ведении бизнеса в финансовой сфере или в секторе здравоохранения), такой поставщик услуг не для вас. Но нужно помнить, что за более высокий уровень сервиса вам, скорее всего, придется отдать больше денег, поэтому оцените свои реальные потребности.

Продумайте стратегию ухода. Представьте, что вы разрешили оформить подписку на сервисы хранения документов в облаке одному или двум отделам. Но затем высокие расходы или риски заставили вас принять решение о возвращении данных обратно на свою территорию. Или же провайдер просто закрыл перед вами дверь. Как вернуть все данные, перемещенные в облако, обратно в свой ЦОД? Заставьте провайдера спланировать такой сценарий и регулярно проверяйте его в действии. Вы ведь не хотите в один прекрасный момент узнать о том, что вернуть информацию в желаемые сроки не представляется возможным.

Сервисы работы с документами в облаке могут стать весьма эффективным инструментом экономии и усиления взаимодействия, но лишь в том случае, если вы заранее тщательно продумаете и проанализируете все детали организации процесса.