Поставить на поток

Оценивать производительность потокового сканера нужно не по тому, сколько страниц в минуту он может оцифровать, а по количеству документов, которые реально за смену обрабатывает сканировщик. Источник: Xerox

А вот внедрение электронного документооборота как в госучреждениях, так и на коммерческих предприятиях продолжается, и это означает, что документ-сканеры по-прежнему являются востребованным продуктом и имеют все шансы стать одной из основных «точек роста» на рынке сканирующих устройств.

Скорость или производительность?

То, с какой скоростью сканер оцифровывает документы, по-прежнему является одной из ключевых его характеристик. Однако при массовой оцифровке документов важны не только скорость и объемы, считает директор по маркетингу продукции в странах Европы, Ближнего Востока и Африки компании PFU Imaging Solutions Клаус Шульц. По его словам, чтобы обеспечить беспроблемную работу таких процессов, необходимо точно отлаженное оборудование и интеллектуальное программное обеспечение. Только это позволит сделать процесс сканирования простым и получать оптимальные результаты, которые клиент сможет использовать в своих бизнес-процессах без дополнительной обработки.

Необходимо также учитывать, что заявленная скорость и реальная производительность сканера обычно разнятся, говорит директор по маркетингу компании «Элар» Павел Плотников. Поэтому сканеры для создания цифровых архивов необходимо оценивать не по скорости, а по производительности. О ее потенциале можно судить, в частности, по тому, как устроены системы загрузки и выгрузки документов, устранение замятий бумаги, перекладывание пачек, повторное сканирование, чистка и сервис — всему тому, что обычно тормозит работу. Одним словом, нужно смотреть не на то, сколько страниц в минуту может оцифровать сканер, а сколько документов реально за смену оцифровывает сканировщик, заключает Плотников.

Некоторые новые технологии не только облегчают процесс сканирования, но и повышают его качество. Например, потоковый сканер Epson WorkForce DS-510 не требует использования специальных конвертов при сканировании документов формата А3, рассказал менеджер по продукту Epson Андрей Антонов, пояснив, что в потоковых сканерах сканирование документов такого формата происходит следующим образом: документ складывается пополам, кладется в специальный конверт и укладывается в автоподатчик. Конверт необходим для того, чтобы избежать чрезмерной засветки сканируемого оригинала, что сказывается на качестве получаемого изображения.

Имеет ли смысл дальнейшее наращивание скорости сканирования и его разрешения? Мнения производителей по этому поводу расходятся. Так, Плотников считает, что разрешение и скорость современных сканеров уже достигли разумного максимума и сейчас необходима разработка дополнительных функций для работы оператора, направленных на повышение общей производительности. С ним частично согласен менеджер по развитию корпоративных продуктов HP PPS Михаил Сорокин. По его мнению, рост средней скорости сканирования вполне вероятен и в дальнейшем, а вот увеличение разрешения необходимо только в очень узком спектре задач по оцифровке, для большинства документов диапазон сканировании 150-600 dpi является достаточным.

Мы не можем говорить о приближении «потолка» в совершенствовании данных характеристик, возражает менеджер по продукту компании Xerox Россия Наталья Павлова. По ее словам, требования рынка к производительности устройств и качеству оцифровки оригиналов постоянно растут, и в компании стараются поддерживать свою продуктовую линейку в соответствии с этими требованиями, работая над наращиванием в аппаратах Xerox скорости сканирования при максимально возможном разрешении.

Без программы никуда

Сам по себе сканер как устройство для оцифровки изображений уже мало кого интересует, полагает Антонов. Гораздо большее значение для заказчиков имеет комплексное решение по организации электронного документооборота, куда включено различное программное обеспечение для комплексной обработки электронных документов. И в этом производители идут навстречу заказчику, пытаясь также строить на базе сканера комплексные решения и предлагать заказчику не просто «коробку», а систему, выполняющую конкретную функциональную задачу, считает Плотников. Чтобы свести вмешательство оператора к минимуму и быстро получать высококачественные результаты, оборудование и программное обеспечение должны быть тесно интегрированы и дополнять друг друга, согласен Шульц.

Многие производители предлагают комплект программного обеспечения собственной разработки. Например, сканирующие устройства Xerox поставляются вместе с комплексными программными решениями для обработки документов, которые подходят и для потокового сканирования, рассказала Павлова.

С другой стороны, вендоры готовы внедрять и программное обеспечение сторонних производителей. Так, Brother предлагает использовать ПО компании Nuance для создания PDF-файлов и работы с ними, рассказал менеджер по продукции компании Павел Тихонов. А документ-сканеры Epson, помимо собственного программного обеспечения, совместимы с программными продуктами лидеров сферы электронного документооборота ABBYY, DocsVision, ЭОС, Cognitive, сообщил Антонов.

Управление по… GPRS

В современной ИТ-инфраструктуре большое значение имеет эффективно функционирующая система взаимодействия устройств разных типов, построенная на единых принципах, отметила Павлова. Для решения этой задачи в компании создали платформу Xerox ConnectKey, которая позволяет унифицировать работу с периферийными аппаратами в офисной сети, обеспечивая их интеграцию с ПК, личными гаджетами сотрудников и облачной средой. Все это помогает существенно повысить эффективность управления затратами, а также оптимизировать процессы документооборота.

Сканеры могут быть установлены в разных подразделениях или филиалах и даже в разных регионах, и, по мере наращивания сканирующих мощностей, возникает задача объединить все сканеры в единую централизованную систему, пояснил Плотников. Для этого используются серверы управления участками ввода, которые позволяют объединить все сканеры в единую систему оцифровки (даже если это сканеры разных производителей), позволяющую оперативно обрабатывать бумажные потоки документов и оперативно загружать полученные электронные копии в информационные системы предприятия. С этой целью в профессиональные сканеры сегодня внедряют GPRS-модули, рассказал Плотников. Разработчики применяют ту же технологию, которую использовали производители автомобилей для удаленной диагностики и онлайн-поддержки. Стало возможно контролировать состояние сканера в режиме реального времени и предупреждать возможные ошибки. Такая технология получила название «Телесервис». Через GPRS-терминал отслеживается более 50 параметров работы профессионального сканера любого типа — как планетарного, так и документного. Поскольку зачастую заказчики создают участок оцифровки с несколькими сканерами, да еще такой участок может быть не один и на разных территориях, преимущество централизованного мониторинга и контроля оборудования будет ощутимым, считает Плотников.

Без проводов и сразу в облако

Такие тенденции, как распространение мобильных устройств в корпоративной среде, а также активное использование облачных технологий, нашли свое отражение и на рынке сканирующих устройств. Беспроводной интерфейс и взаимодействие с различными мобильными устройствами стали если не стандартом де-факто, то весьма распространенным явлением. Продукты, имеющие подобные функции, есть в линейке любого производителя. Так, сканер ScanSnap iX500 поддерживает подключение по Wi-Fi к устройствам под управлением Android и iOS, что особенно удобно для мобильных сотрудников, рассказал Шульц. Он отметил также, что сканеры PFU поддерживают и подключение к самым популярным облачным приложениям, таким как Evernote и Dropbox, и в компании непрерывно расширяют возможности в этом направлении.

HP также добавила возможность прямой интеграции сканирующих устройств с облачными системами хранения данных, такими как HP Flow CM, рассказал Сорокин. Кроме того, для обеспечения возможности быстрого переноса оцифрованных документов на мобильные платформы появились специальные сервисы, осуществляющие прямое сканирование на смартфоны и планшетные компьютеры, добавил он.

Новейшие сканирующие устройства Xerox также позволяют отправлять электронные версии документов как по стандартным маршрутам, так и в облако, мгновенно передавая полученную информацию коллегам, в том числе работающим удаленно или в других филиалах. В качестве примера реализации подобного функционала можно привести МФУ, работающие на базе платформы Xerox ConnectKey, пояснила Павлова. А для вовлечения портативных устройств в бизнес-процессы в компании Xerox разработано решение Xerox Mobile Print, позволяющее отправлять документы с мобильных гаджетов на офисные МФУ из любой точки мира.

Без посторонних

Защитить информацию на этапе сканирования сложно и не всегда возможно. Однако это не означает, что производители сканирующих устройств игнорируют вопросы безопасности. Напротив, они активно разрабатывают и внедряют технологии, позволяющие добиться максимального уровня защиты конфиденциальных документов от посторонних глаз.

Например, есть технологии, которые позволяют защитить конфиденциальную часть электронного образа так называемым черным маркером, закрывающим информацию от прочтения, пояснил Плотников. Необходимо также, по его словам, защитить информацию при индексировании. Для этого используется специальная технология ввода, когда операторы получают для индексирования случайный набор полей, а не доступ ко всему документу.

Во всех сетевых сканерах Epson реализуется функция конфиденциального сканирования, говорит Антонов. По его словам, запустить процесс сканирования и отправить отсканированный документ в нужную папку в сети или на FTP-сервер можно только после ввода специального пароля на каждого пользователя сетевого сканера.

Дополнительные задачи перед разработчиками программного обеспечения, предназначенного для защиты информации, ставят также интеграционные тенденции в управлении печатной инфраструктурой, добавила Павлова. При этом, по ее словам, наиболее эффективным средством обеспечения безопасности в настоящий момент считаются инструменты разного назначения, встроенные непосредственно в программную платформу устройств. Например, в Xerox ConnectKey используется сразу три мощных решения безопасности McAfee и Ciscо.

В этом году HP также представила систему безопасности в области документооборота, предназначенную для автоматического внедрения и соблюдения политик безопасности на предприятиях и в организациях, – HP Imaging & Printing Security Center, рассказал Сорокин. Эта система упрощает администрирование всего парка оборудования, включая сканирующее, за счет реализации унифицированной политики безопасности.

Неприкасаемые

Сканеры, обладающие функцией автоматической подачи документов, имеют свои неоспоримые преимущества для массовой оцифровки, однако, по словам Павловой, их нельзя использовать при работе с хрупкими или переплетенными документами, такими как книги или паспорта. Поэтому наряду с потоковыми сканерами производители предлагают так называемые бесконтактные или планетарные сканеры, принцип действия которых исключает какие-либо повреждения обрабатываемого документа.

Такие сканеры подходят заказчикам, у которых сканирование ценных документов является практикой, а не исключением из нее. В иных случаях бесконтактное сканирование можно обеспечить с помощью специальных приложений и посредством камеры смартфона или планшета с достаточным для большинства документов качеством, считает Сорокин. Некоторые приложения, например HP Flow CM, позволяют не только снять документ и загрузить его в облачное хранилище с мобильных устройств, но и оптимизируют изображения – выпрямляют, обрезают, повышают читаемость текстовой информации. Все это сейчас выполняется автоматически, за секунды, непосредственно на мобильных устройствах, добавил он.

Что касается собственно бесконтактного сканирования с помощью специальных устройств, то здесь за последние два года произошел настоящий технологический прорыв, считает Плотников. Во-первых, производители оборудования отказались от встроенных фотоаппаратов и перешли на матрицы, использование которых увеличивает качество и цветопередачу, а этот параметр в бесконтактном сканировании является определяющим. Во-вторых, появились специальные книжные колыбели для оцифровки сшитых документов и книг, которые позволяют делать электронные образы при неполном раскрытии книги от 90 до 180°. В-третьих, разработаны встраиваемые сенсорные дисплеи, что максимально упростило работу оператора. И наконец, в сканеры встроены сетевые гигабитные интерфейсы, позволяющие быстро перекачивать документы. Кроме того, сканеры теперь умеют распознавать RFID-метки и таким образом определять, есть ли разрешение на оцифровку данной книги. Если книга попадает под закон о защите авторских прав, сканер откажется оцифровывать этот документ.

Интересным новшеством можно назвать появление в сканерах функции монетоприемника, считает Плотников. По сути, современный сканер позволяет осуществлять прием денег за оцифровку, что увеличивает интерес к такой технике организаций, оказывающих платные услуги по сканированию книг, архивных документов. С другой стороны, сканер также может передать отсканированный образ сразу на планшет или мобильный телефон, что очень удобно самим посетителям.