Организатор форума — Гильдия управляющих документацией, объединяющая профессионалов в сфере документационного и информационного обеспечения управления.

Сергей Афанасьев, исполнительный директор Гильдии, в своем вводном докладе отметил, что хотя за 25 лет в нашей стране создано более сотни различных систем управления электронными документами, до сих пор не существует практически применимой спецификации, которая устанавливала бы требования к их функционалу и качеству. По его словам, покупатели системы не в состоянии объективно оценивать предложения поставщиков из-за отсутствия формальных требований к программным продуктам. Несоответствие информационной системы потребностям заказчика во многих случаях выявляется уже после ее внедрения — по некоторым оценкам, не менее 35% установленных систем не приживаются в аппаратах управления. Так, в ТНК-BP, по словам Афанасьева, система электронного документооборота менялась четыре раза.

Как подчеркнул глава Гильдии, в международной практике принятие формальных требований к программным продуктам традиционно сопровождается формированием системы контроля качества последних. Например, европейская спецификация для систем управления электронными документами (СУЭД) MoReq создавалась параллельно с системой сертификации, и трудозатраты на создание механизма контроля качества сопоставимы с трудозатратами на создание самого стандарта.

Но даже при наличии системы контроля качества необходима достаточная мотивация к ее использованию. Так, система добровольной сертификации СУЭД «ДОУ-Сертификат» не пользуется спросом, поскольку государство «не требует от аппаратов органов власти применения качественных программных продуктов, соответствующих установленным требованиям». Требования к системам электронного документооборота, разработанные Минкомсвязи, по словам Афанасьева, по-прежнему остаются на бумаге.

Помимо мотивации, необходимы стандарты взаимодействия систем, требования к работе в «облаках», терминологические словари, перевод международных стандартов. Короче говоря, государство должно уделять больше внимания и средств проблемам создания эффективных систем документооборота.

Между тем отдельные органы власти могут похвастаться развитыми системами информационного взаимодействия и электронного документооборота. Так, Высший арбитражный суд РФ располагает электронной картотекой арбитражных дел, обеспечивающей всем желающим доступ к такой информации, как номер дела, длительность рассмотрения, лица, участвующие в деле, прохождение в различных инстанциях, а также все судебные документы и события по делу. Сейчас в картотеке (она находится по адресу kad.arbitr.ru) более 10 млн дел, доступ к которым возможен через Интернет как с обычных компьютеров, так и с мобильных информационных устройств разных платформ (включая iOS и Windows Mobile). Что касается судебных актов, то все первичные документы являются электронными. Их бумажные копии в обязательном порядке снабжаются QR-кодами, гарантирующими высокую степень защиты от подделки; судья не может подписать документ без QR-кода.

Начальник контрольно-аналитического управления Высшего арбитражного суда Елена Авакян пожаловалась на большие трудозатраты по переводу в электронную форму входящих бумажных документов. Арбитражный суд предпочел бы получать все исковые заявления в электронном виде. На портале pasrf.arbitr.ru существует мастер, позволяющий непрофессионалу подготовить корректное исковое заявление.

Начальник управления делопроизводства администрации Владимирской области Нина Мартынова рассказала о создании системы электронного документооборота на базе свободного ПО. Оценив затраты на лицензии Lotus (4,5 млн руб. за 800 рабочих мест) и функциональность ПО IBM, в администрации отдали предпочтение системе на платформе Alfresco. Разработка системы обошлась в сопоставимую сумму при большей функциональности и отсутствии зависимости от поставщика.

Следует подчеркнуть, что переход на электронное информационное взаимодействие требует переосмысления ключевых понятий документооборота. Представитель Минкомсвязи упоминал, например, такую проблему, как необходимость подписывания электронной подписью каждой отдельной страницы электронного документа — при том, что в сущности электронный документ не требует разделения на страницы. Уместно вспомнить тезис Константина Носкова, занимавшего пост директора департамента информационных технологий и связи Правительства РФ, о том, что при оказании государственных услуг ведомствам чаще всего нужно обмениваться не документами, а информацией. Так, чиновник одного ведомства может сформировать запрос к базе данных другого ведомства и получить необходимую для принятия решения информацию, которую нет необходимости оформлять в виде документа. (См. «Информация вместо справки», Computerworld Россия, № 32, 2010).