Облачные сервисы позволяют работать где угодно и когда угодно. Но, избавившись от привязки к рабочему месту, сотрудники все равно сталкиваются с необходимостью все время оставаться на связи, ведь грамотно выстроенное взаимодействие в командах по-прежнему остается залогом эффективности любой компании.
Большинство решений, представленных на рынке, ограничиваются предоставлением возможности работать с документами из любого места и с любого устройства, одному или с коллегами, но этого недостаточно. Для полноценной командной работы бывает необходимо применять и комбинировать все формы взаимодействия и коммуникации — звонки, сообщения, деловые встречи и совещания. В современном бизнесе все большее значение приобретает и личная эффективность каждого сотрудника, которая напрямую зависит от того, насколько грамотно тот планирует свое время.
Большие возможности для повышения как индивидуальной, так и общей производительности предоставляет облачное решение Microsoft Office 365, включающее доступ к хранилищу One Drive и сервис интернет-телефонии Skype. Это единая коммуникационная платформа, позволяющая выстроить взаимодействие между сотрудниками максимально простым и эффективным способом.
Функциональность Microsoft Office 365 в сочетании с возможностями облачного хранилища One Drive также позволяет заметно улучшить продуктивность труда сотрудников компании. Они получают возможность автоматизировать рутинные действия, а также отслеживать и анализировать свои рабочие процессы, добиваясь еще большей эффективности.
Мы попросили Лидию Гудкову, менеджера по развитию бизнеса Softline, рассказать о личном опыте работы с Microsoft Office 365 и о том, как повлияло это на ее производительность.
Задача 1: Доступ с любого устройства
Чем меньше пользователь привязан к своему рабочему месту, тем выше его производительность, вот почему Office 365 для бизнеса — это прежде всего мультиплатформенное решение. Одна лицензия позволяет пользоваться им сразу с 15 устройств — 5 настольных компьютеров, 5 планшетов и 5 смартфонов, при этом, помимо Windows, поддерживаются все используемые сегодня платформы.
_400.jpg) |
| Лидия Гудкова: «Delve (My Analytics) помогает мне планировать свой рабочий график, делать его более сбалансированным». |
Данные с любых устройств синхронизируются и хранятся в облачном хранилище One Drive, где каждый пользователь располагает объемом в 1 Тбайт, достаточным для хранения всех рабочих файлов.
При этом пользователь может не только сам работать с файлами в облачном хранилище, но и предоставлять доступ к ним своим коллегам, при этом контролируя, кто и какие изменения в них вносил. Это существенно ускоряет процесс принятия решений в организации.
Лидия Гудкова: «Загружая файлы в One Drive и давая доступ к ним моим коллегам, я могу быть уверена, что все участники процесса получат доступ к самой последней версии документ. При этом мы сохраняем возможность в любой момент вернуться к одной из его предыдущих редакций».
Задача 2: Сокращение почтового трафика
Распространенная проблема во многих организациях — обмен большими по размеру файлами. Пересылка их по электронной почте создает ненужную нагрузку на почтовый сервер и заставляет пользователя тратить огромное количество времени на их загрузку. Office 365 позволяет заменять вложенные файлы ссылками на них в облачном хранилище One Drive, при этом указав критерии доступа: разрешено ли редактирование, требуется ли учетная запись для входа, ограничено ли время действия этой ссылки и так далее.
Лидия Гудкова: «Использование ссылок вместо вложенных файлов позволило мне существенно сократить объемы почтового трафика и минимизировать риск, что письмо не дойдет до адресата из-за ограничений на размер файлов, наложенных его почтовым сервером».
Задача 3: Грамотное планирование большого проекта
Над многими проектами сотрудники работают целой командой, и организация процесса в этом случае особенно важна. Инструмент Planner позволяет ставить задачи каждому из участников с автоматическим уведомлением их по электронной почте, контролировать их выполнение, общаться в чате, обмениваться нужными данными и отслеживать текущую нагрузку на каждого из членов команды, а также общий прогресс.
Лидия Гудкова: «Очень удобно то, что при работе с Planner все сообщения, приходящие от команды, попадают не в общую папку входящей корреспонденции, а в отдельную папку, которая создается автоматически при начале нового проекта. Каждый документ также привязан к своему плану, и мне не нужно тратить время на их поиски в общем потоке».
Задача 4: Разумная продуктивность каждого
Известно, что офисные сотрудники от 60-80% времени проводят, работая с почтой. Как спортсмен отслеживает свой прогресс с помощью фитнес-трекера, так и офисный сотрудник может контролировать свою продуктивность с помощью инструмента Delve (My Analytics), который работает в тесной связке с другими службами Office 365, и прежде всего с Outlook.
Этот инструмент позволяет работнику оценить свою эффективность по наиболее важным параметров: сколько задач решено, сколько состоялось рабочих встреч, остались ли неотвеченные письма, насколько эффективно он коммуницирует со своими подчиненными и т.д.
Лидия Гудкова: «С помощью Delve (My Analytics) я получаю информацию не только о том, сколько времени я трачу на переписку с коллегами, но и о том, как продуктивно я с ними общаюсь: сколько уходит на чтение входящих сообщений, как быстро я отвечаю на них и сама получаю отклик, насколько я активна во внерабочее время. Delve также помогает мне грамотнее распределять совещания, которые я назначаю, соблюдать необходимые интервалы между ними. Такой учет помогает мне планировать свой рабочий график, делать его более сбалансированным».
Задача 5: Организация больших собраний «на лету»
Неотъемлемая часть рабочего процесса — это совещания и обмен идеями с коллегами, включая тех, кто находится вне офиса. Для организации таких встреч в удаленном режиме Microsoft предлагает использовать Skype for Business. За счет интеграции с Outlook можно планировать собрания, приглашать для участия в них сотрудников, а также внешних собеседников, присылая им персонализированные приглашения, организовывать видеоконференции. Можно собираться узким кругом, а можно устраивать полномасштабные собрания, с числом участников до 10 тыс. человек, которые могут наблюдать за происходящим, например, через веб-браузер, используя функциональность трансляции собраний (Meeting Broadcast). Организаторы, в свою очередь, могут проводить опросы, собирать мнения присутствующих и общаться с ними непосредственно во время трансляции.
Важный момент: чтобы участвовать в онлайн-конференциях, необязательно иметь доступ в Интернет, подключаться можно и с помощью внешних телефонных вызовов — Skype позволяет интегрироваться с УАТС компании.
Лидия Гудкова: «Во время таких собраний мы с коллегами можем не только общаться, но и обмениваться данными: изучать отчеты, демонстрировать материалы, создавать заметки и тут же делиться мнениями об увиденном в общем чате».
Задача 6: Конфиденциальность корпоративной информации
Многие компании, особенно в России, опасаются передавать свои данные в облака, опасаясь утечек. Microsoft гарантирует, что доступ к корпоративным данным не получит никто из посторонних, включая сотрудников самой корпорации. Любой из файлов, хранящийся в облаке, можно сделать закрытым, или открыть доступ к нему для строго ограниченного круга людей, по запросу и с использованием двухфакторной проверки подлинности.
Мотивировать сотрудников — задача №1 для любого бизнеса
Удаленная работа становится все более популярной, но во многих компаниях опасаются, что такой способ организации труда сотрудников приведет к утрате контроля над ними и снижению их продуктивности. Но это заблуждение. Дав возможность своим подчиненным работать удаленно, при этом не выключаясь из рабочего процесса не на минуту, компания мотивирует их на более эффективную и производительную деятельность, что делает бизнес успешным и конкурентноспособным.