С ноября 2021 года компании могут законно перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Многие уже воспользовались этой возможностью, а кто-то – планирует в ближайшем будущем. Встает закономерный вопрос: как легитимно хранить электронные кадровые документы?

Сложность в том, что в кадровом делопроизводстве сроки хранения длительные – до 50 лет и более. Бывает, что через много лет гражданину требуются документы или архивные справки по ним, чтобы подтвердить стаж работы, рассчитать пенсию, уладить разногласия с работодателем и т.д. Головную боль добавляют запросы от судов и конкурсных управляющих, проверки контролирующих инстанций. Акт о нарушении норм архивного законодательства могут составить представители трудовой инспекции, Росархива, ПФР и других страховых фондов.

Компаниям важно обеспечить сохранность, целостность, неизменность и юридическую значимость документов в течение всего срока содержания.

На самом деле правила хранения бумажных документов распространяются и на электронные: делопроизводитель должен поместить их в дела, правильно оформить, составить сдаточные описи, акты и передать архивисту. Архивист в свою очередь должен принять документы на хранение, скомплектовать фонды, оформить сводные описи, и далее ответственно хранить, выдавать и использовать. Но есть и свои тонкости, в которых нелегко разобраться с первого раза.

Всё по правилам

Законодательство разрешает перевести в электронный формат практически все кадровые документы, за исключением:

  • акта о несчастном случае на производстве;
  • документов, подтверждающих прохождение инструктажа по охране труда;
  • приказа об увольнении.

К списку выше добавим и трудовые книжки, переводить их в цифру можно только при согласии сотрудника. Таким образом, с ростом объемов цифрового контента архивистам надо контролировать легитимность и классического, и электронного архива.

Документы с временным сроком хранения (до 10 лет включительно) можно содержать в корпоративной информационной системе. А документы с длительным сроком хранения требуют дополнительных архивных процедур и специализированных решений.

Согласно ГОСТ ИСО 15489-1-2019 у документов есть четыре свойства: аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования. Эти характеристики необходимо постоянно поддерживать. Например, для бумаги требования к целостности соблюдаются при регулярной реставрации, подшивке в дела, содержании в сухом помещении. А для электронного контента нужны другие технические операции.

В сентябре 2023-го на смену старым правилам хранения пришли новые, утвержденные приказом №77 Росархива. В них есть целый раздел, посвященный тонкостям архивации электронных документов: требования по обеспечению сохранности, поддержанию юридической значимости, разграничению прав доступа, порядку приема-передачи, использованию документов и электронной подписи. Детально описаны структурные элементы электронного архивного документа, правила формирования файла описания метаданных.

Кроме того, с весны 2023 года нужно учитывать положения приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н «О единых требованиях к электронным документам, оформляемым без дублирования на бумажном носителе». При этом неважно, где настроен КЭДО — в корпоративной информационной системе или, например, на площадке «Работа России».

До появления правового акта структура цифровых кадровых документов не была законодательно урегулирована, и организации могли использовать для их оформления любые форматы, например, PDF, DOC, XLSX и прочие. Сейчас законодатель четко определил формат и структуру кадрового ЭД. Он закрепляет использование формата PDF/A для основной части документа. Этот формат специально разработан для создания цифровых архивов и долговременного хранения скан-копий оригиналов документов.

Юридическая сила электронных документов

Еще одно важное требование к архиву — безопасность и защита информации. Конфиденциальные данные компании не должны попасть к третьим лицам. Архивные документы подлежат строгому учету, доступ к ним следует предоставлять только по запросу. Если архивная система не выстроена, проконтролировать сохранность документации сложно, плюс возможны утечки информации.

Нюансы юридической значимости – отдельная сложная тема. Документ считается юридически значимым, если:

  • оформлен по установленному порядку: для разных видов документов предусмотрена определенная форма с набором реквизитов;
  • содержание не противоречит законодательству РФ;
  • подписан уполномоченным лицом с соблюдением требований закона;
  • целостность и подлинность может быть подтверждена в любой момент;
  • соответствует установленным законодательством РФ регламентам (например, требованиям ФНС по работе со счетами-фактурами).

Допустим, электронный документ создан по всем правилам и подписан электронной подписью (ЭП). Но на этом путь к юридической значимости не заканчивается. К сожалению, срок использования сертификата ключа электронной подписи ограничен. Даже с учетом появления сертификатов сроком 12 лет для документов, которые надо хранить 50+ лет, этого явно недостаточно.

Подтвердить действительность ЭП помогут:

  1. Метка доверенного времени. Служба штампов времени — сервис, который имеет доступ к точным часам и не взаимодействует с содержанием документа, тем самым сохраняя конфиденциальность сведений. В момент подписания система обращается к сервису, он своим сертификатом фиксирует точное время и дату подписания документа — метку.
  2. «Усовершенствование» электронной подписи. Это процедура присоединения к метке доверенного времени доказательств действительности сертификата на момент заверения. Законодательно термин пока не закреплен, но часто используется при реализации решений по хранению электронных документов.
  3. «Перештамповка». Даже при усовершенствовании электронной подписи нужно учитывать, что срок сертификата службы штампов времени ограничен (до 15 лет), а часть документов надо хранить дольше. Самый простой пример — личные дела сотрудников. Закрыть проблему может специальное техническое решение «перештамповка» — автоматическое обновление архивной метки времени.

Усовершенствование ЭП могут выполнить удостоверяющий центр, доверенная третья сторона или оператор информационной системы, а «перештамповку» — информационная система, которая реализует архивное хранение документов.

Новые правила хранения

Единые правила для архивов описывают этапы приема документов на хранение, их учета, обеспечения сохранности, использования и уничтожения. Приказ №77 Росархива, вступивший в силу с сентября 2023 года, обязывает компании:

  • хранить архивные документы с их метаданными, в том числе с информацией о проверке подлинности ЭП;
  • принимать документы вместе с регистрационно-учетными сведениями об электронных делах и описях;
  • формировать проекты годовых разделов описей и иных обязательных архивных учетных документов;
  • проверять состояние и воспроизводимость в автоматическом и ручном режимах с сохранением результатов контроля.

Жизненный цикл документа

И это далеко не все требования. Чтобы выстроить работу с электронными документами длительных и постоянных сроков хранения, необходима специальная архивная информационная система. Она поможет ИТ-департаменту компании организовать содержание документов в соответствии с запросами регуляторов, разгрузить другие оперативные системы, снизить количество запросов от сотрудников на дополнительные цифровые ресурсы и ВТ. Соблюдение архивных регламентов будет автоматизировано, а делопроизводители, бухгалтеры, архивисты смогут эффективнее справляться с возрастающим объемами корпоративного контента.

Как быть с бумажными документами

Выше уже перечисляли список документов, которые закон запрещает создавать в электронном виде, их не так много. За годы жизни компания накапливает огромный массив кадровых бумажных документов. Чтобы подойти к организации архива комплексно, стоит оцифровать бумажные оригиналы. Это поможет создать единую базу отсканированных данных и новых электронных оригиналов. В итоге получаем: быстрый поиск нужной информации, ускорение подготовки ответов на запросы контролирующих органов и снижение нагрузки на архивистов.

При этом процесс сканирования и оцифровки тоже можно усовершенствовать — заменить ручные операции на специальные интеллектуальные сервисы.

Оцифровка бумажных документов

Оцифровка бумажных документов

При этом бумажные документы можно передать на внеофисное хранение с аутсорсингом и освободить офисные площади. Это снижает затраты на обеспечение их сохранности.

Что в итоге

Кадровые электронные документы есть во всех компаниях, их объем с каждым годом только растет, а вопрос хранения не теряет актуальности. С появлением кадрового электронного документооборота к организации хранения подключились и ИТ-службы, и часть ответственности за легитимность архива перешла на них.

Законодательство предусматривает штрафные санкции за ненадлежащее хранение документов. Ответственность при этом несет руководитель организации, однако обязанность по обеспечению порядка в архиве может быть возложена на любого сотрудника внутренним ЛНА. Кроме того, когда руководители принимают дела от увольняющихся сотрудников или переходят на новую должность, они хотят быть уверены, что все документы в порядке, чтобы избежать ответственности за прошлые нарушения. И только информационная система, которая охватывает полный цикл управления документами вплоть до архивного хранения, поможет в этом. Топ-менеджменту достаточно инициировать создание такой системы квалифицированной командой. Поэтому к вопросу единой архивной системы стоит подойти продуманно.

При ведении и бумажного, и электронного архива нужно соблюдать требования законодательства, тогда документы можно будет использовать десятки лет. Узнайте, чем полезен электронный архив от компании Directum — комплексное решение для хранения бумажных и электронных документов, которое решает все архивные задачи.

 

рекламодатель: ООО "Директум"
2SDnjcuRQgG