Торговый дом РЖД завершил внедрение системы электронного документооборота на платформе OpenText.

Предпосылками к внедрению системы стал постоянно ускоряющийся рост потока корреспонденции, договорных документов, а также отсутствие в компании какой-либо системы управления документами. К моменту принятия решения о ее внедрении в компании уже стартовал проект по созданию корпоративной системы управления на платформе SAP ERP, и возможность интеграции с этой системой было одним из ключевых требований, предъявляемых к СЭД.

Большие потоки информации требовали от системы больше возможностей, чем могут предложить российские системы, поэтому акцент при выборе системы сместился в сторону западных ECM-решений. Лидерами в этой области являются OpenText, EMC, IBM, Microsoft и Oracle. Компания OpenText, в отличие от остальных, является единственным вендором, основным бизнесом которого является разработка систем по управлению контентом. Наконец, SAP официально продает модули интеграции Open Text в составе линейки своих продуктов.

В ходе проекта специалисты ЛАНИТ автоматизировали делопроизводственные процессы, связанные с внутренними документами, входящей и исходящей корреспонденцией, регистрацией и исполнением договорных и организационно-распорядительных документов. Кроме того, была разработана система контроля исполнения поручений.

Внедренное решение помогло повысить эффективность работы с документами: время на поиск необходимых бумаг сократилось, исключилась возможность потери информации, а также возросла исполнительская дисциплина. Согласование организационно-распорядительной документации стало проходить быстрее, за счет чего высвободилось время сотрудников компании.