Закупочная деятельность стала одним из ключевых направлений оптимизации во многих организациях, и особенно в государственных компаниях. Больным вопросом становится общее повышение эффективности процессов и обеспечение их прозрачности. У многих до сих пор нет профессионального инструмента для ведения закупок, а работа с помощью подручных средств не способствует ни прозрачности, ни эффективности.

Александр Гелик
Александр Гелик, коммерческий директор «АйДиЭс»

«Существует серьезная потребность в качественной информационной поддержке управления закупочной деятельностью», — подчеркивает коммерческий директор «АйДиЭс» Александр Гелик. Как известно, в закупочной деятельности участвуют не только сотрудники, непосредственно отвечающие за закупки, но и все остальные подразделения организации. Сбор перечня товаров и услуг, его сведение в единый документ выливаются в довольно внушительную работу: большой объем информации нужно объединить, проанализировать, выделить одинаковые товары. В отсутствие единого информационного пространства это серьезная проблема — на закупщиков ложится большая нагрузка и ответственность, и никто не застрахован от ошибок. Но все меняется, если каждый из заинтересованных лиц может зайти в личный кабинет, добавить необходимый ему товар и сформировать требования к нему.

До сих пор основным средством поддержки закупочных процедур, особенно в государственных учреждениях, продолжают оставаться таблицы Excel. Однако создаваемые сотрудниками простейшие формы либо не отражают полной информации о закупках, либо являются очень громоздкими и неудобными в работе. Если же у организации имеется филиальная сеть, то таких таблиц может быть несколько и их приходится объединять.

Отдельной проблемой является дублирование записей номенклатуры в результате длительной эксплуатации нескольких разрозненных таблиц. Ведение номенклатуры и классификаторов становится еще одним важным вопросом. Автоматизированная система позволяет поддерживать единую базу номенклатуры и использовать ее при всех закупках. Если существует регламент работы с такой информацией, то она гарантированно верная.

Требования регуляторов

При автоматизации закупочной деятельности основное для большинства компаний требование — соответствие закону № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и № 223 -ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (или соответствие регламентам и процедурам, утвержденным в компании). В ходе проекта, помимо выстраивания процессов в соответствии с регуляторными требованиями, формируется электронный классификатор, выверяется номенклатура товаров и услуг. Это позволяет повысить скорость реакции на поступающие заявки и снизить трудозатраты на закупки в целом.

«В первую очередь экономится время, затрачиваемое на рутину: ведение информации, подготовку закупочной документации, а также контроль ее подготовки. Как следствие, сокращается влияние человеческого фактора», — уверен Александр Гелик. Работа в закупочных информационных системах, где четко прописаны процессы, позволяет минимизировать риски нарушения законодательных требований и ошибок в документах. Необходимых документов больше сотни, и их подготовка довольно трудоемка. В автоматизированную систему заложены шаблоны документов, они заполняются автоматически и формируются нажатием одной кнопки — требуется лишь ознакомление с ними и утверждение, которое также проходит в рамках системы.

Благодаря тому что все участники работают в едином информационном пространстве, появляются новые возможности для анализа эффективности закупочной деятельности. Накапливаются статистические данные, обеспечивается прозрачность закупок по подразделениям, полноценная информация может быть предоставлена в режиме реального времени. Когда для проведения аналитики нет необходимости поднимать архивные данные, это становится хорошим стимулом для руководства к наведению порядка в подразделениях.

Импортозамещение — не пустой звук

«Создавая решение “PRC360: Управление закупками”, мы в значительной степени ориентировались на потребности государственных учреждений. В текущей ситуации, когда востребованы российские аналоги импортного ПО, наша система управления закупками вызывает заметный интерес», — говорит Александр Гелик. Система полностью отечественная: при ее создании использована открытая российская платформа X360 — разработка компании «АйДиЭс». Особо следует отметить лежащую в основе решения СУБД Postgres и возможность функционирования на базе ОС Astra Linux. Это дает возможность работать не только с государственными учреждениями, но и с силовыми структурами.

Импортозамещение для госсектора — на самом деле далеко не пустой звук. Конечно, при желании обосновать использование импортного ПО вполне возможно, но любая система управления закупками для государственных учреждений — это продукт, заточенный под федеральные законы 44-ФЗ и 223-ФЗ. Коробочных продуктов иностранного производства в этой области быть не может, поэтому организации будут ориентироваться именно на отечественные решения. Однако не менее важный аспект импортозамещения в том, что российские продукты всегда дешевле. Недорогой российский продукт с хорошей местной поддержкой как вендора, так и от компаний партнеров — очень удачное сочетание.

Обеспечить вовлеченность

Архитектура решения «PRC360: Управление закупками» дает возможность управлять полным процессом закупок — от формирования заявки до заключения контракта и контроля его исполнения, в том числе претензионно-исковой деятельности. Система позволяет выстраивать собственные бизнес-процессы, формировать организационные структуры, в ней имеются собственные механизмы интеграции и настройки пользовательских интерфейсов, входящие в состав платформы Х360.

«Вопросы интеграции и модернизации интерфейсов решены на уровне платформы и не требуют дополнительных усилий. Это заметно уменьшает стоимость владения системой», — отмечает Гелик.

Отдельной частью решения является модуль сбора потребностей. Он может использоваться самостоятельно, потому что в планировании закупок это отдельный большой блок работ. Система позволяет завести потребность, прописать обоснование, согласовать его по утвержденному списку лиц и передать в подразделение закупок.

Очень важно, что единое информационное пространство закупочной деятельности обеспечивает вовлеченность всех участников в работу. Все заинтересованные стороны видят полную информацию о закупках в режиме реального времени. Разумеется, вполне возможны ограничения видимости, когда пользователь видит лишь данные, относящиеся к его роли или подразделению.

Наконец, стоит отметить возможность выстраивания собственных отчетов и интерфейсов для должностных лиц. В систему уже заложен ряд отчетов, в которых в различном виде представлена вся необходимая информация: это и таблицы, и графики, и диаграммы. Любой пользователь может выстроить в личном кабинете те блоки информации, которые ему необходимы в настоящее время.

Обучение и экспертиза

«Основной нашей задачей является обучение партнеров. Причем не только разработчиков и бизнес-аналитиков, но и менеджеров по продажам», — подчеркивает Александр Гелик. В результате у партнеров появляется экспертиза, они начинают разбираться и в предметной области, и в платформе, проходят соответствующую сертификацию, а также могут развивать собственные продукты. Одним из ключевых партнеров «АйДиЭс» является компания RedSys. У нее появилась мощная экспертиза по платформе X360 и ряду продуктов, реализованных на ее основе. Специалисты серьезно подготовлены, чтобы самостоятельно реализовывать довольно сложный, нестандартный функционал.