Руководство покупателя RPA

Если посмотреть по рынку в целом, то нередки случаи, когда компании не получают ожидаемого эффекта от роботизации. По данным исследования Ernst&Young, 30–50% начатых RPA-проектов не увенчались успехом. Можно ли было это предотвратить? И здесь ответ скорее положительный, большинство ошибок уже известно, нужно лишь их не повторять.

Первую мы уже обсудили: планируя внедрение, нужно добиваться максимального коэффициента утилизации лицензий — иначе говоря, нужно обеспечить загрузку роботов действительно в режиме 24х7. Также надо внимательно смотреть на схему лицензирования поставщика и постараться учесть не только ваши сегодняшние потребности, но и на перспективу. Допустим, сегодня вам хватает одного робота — и можно выбирать просто по цене. А завтра понадобилось тридцать — и тут мнения вендоров о том, сколько вы им должны заплатить за лицензии, могут сильно отличаться.

Кроме того, есть еще ряд факторов, влияющих на эффективность вложений в RPA, — о них сегодня и поговорим.

Масштаб внедрения имеет значение

Поскольку RPA — относительно новая технология, самой большой проблемой может стать создание с нуля всей экосистемы: человеческие ресурсы, корпоративные политики, образ мышления и т. д. Запускать подобную инициативу в крупной компании ради какой-то одной частной задачи заведомо неэффективно.

Но, к сожалению, довольно часто именно так и происходит: согласно исследованию Deloitte, лишь у 4% респондентов роботизировано больше 50 процессов, а большинство так и останавливаются на роботизации 1–3 процессов — фактически на стадии пилотного проекта.

Вместе с тем RPA обладает значительным потенциалом для повышения эффективности бизнеса, что уже неоднократно доказано успешными кейсами в разных индустриях. Из этого следует логичный вывод о том, что роботизацию надо рассматривать как инициативу стратегического уровня, как часть общего процесса цифровой трансформации — тогда и отдача будет весьма впечатляющей.

То есть надо сразу планировать полномасштабное внедрение RPA в рамках всего предприятия с охватом максимального числа процессов. Да, стоимость такого проекта, на первый взгляд, может показаться высокой, но, как правило, игра стоит свеч.

О качестве «сырья»

Как известно, из негодного сырья нельзя сделать хороший продукт. Образно говоря, «сырьем» для роботизации являются процессы, существующие в компании, от их качества зависит, какой эффект даст внедрение роботов. Если исходные процессы запутаны, избыточно сложны, имеют множество исключительных ситуаций, требующих волевого решения человека, то «как есть» это передать роботу нельзя — вам сначала нужно «допилить» ваши процессы до состояния, когда они документированы, четки и понятны, и только тогда звать RPA-разработчиков.

В противном случае высок риск того, что проект не взлетит и средства будут потрачены зря, что вызовет у руководства стойкое неприятие этой технологии. То есть, прежде чем покупать роботов, нужно оценить уровень зрелости бизнес-процессов вашей компании, и, может быть, придется предварительно заняться обогащением «руды» — чтобы роботам было что делать.

Кто настоящий хозяин роботов

Когда рынок RPA только формировался, в ходу был тезис о том, что роботы — это средство малой механизации, как дрель или шуруповерт, что можно дать этот инструмент обычным сотрудникам (бухгалтерам, эйчарам, юристам) — и те сами станут решать свои небольшие задачи, снимая нагрузку с вечно занятых программистов. Но это оказалось иллюзией. Несмотря на всю внешнюю простоту создания роботизированных процессов, тот, кто их создает, все равно должен мыслить как программист — то есть не только знать общую логику задачи, но и понимать, что необходимо выполнять различные проверки (помнить, что на ноль делить нельзя, например), уметь тестировать и отлаживать своего робота и так далее.

Это значит, что на самом деле RPA — это инструмент айтишников, которые с его помощью решают задачи бизнес-пользователей. Соответственно, надо выделить специалиста или даже команду, которой придется освоить этот инструмент. И учесть, что коли вы имеете дело с конечными пользователями, то понадобится еще и горячая линия.

Общая стоимость владения RPA

Таким образом, мы подходим к пониманию того, что общая стоимость владения RPA-системой складывается из следующих составных частей:

• стоимость лицензий — это общая стоимость лицензирования вашего программного обеспечения RPA: самих роботов, мастера для централизованной оркестрации и любых дополнительных компонентов;
• затраты на операционный персонал — это затраты, связанные с вашей практикой RPA, которые могут включать расходы на бизнес-аналитиков, разработчиков и персонал поддержки;
• стоимость инфраструктуры платформы — это годовые затраты на инфраструктуру, используемую для эксплуатации вашей платформы RPA;
• стоимость услуг внешних подрядчиков — это затраты на консалтинг, обучение разработчиков, вторую/третью линию поддержки и прочее.

Согласно мировому опыту, на каждый доллар, потраченный на лицензии RPA, вы можете потратить 10 долларов на консалтинг (внутренний и внешний) и внедрение. С одной стороны, это немало. С другой — это обычное соотношение для ИТ-решений корпоративного уровня, просто надо изначально это учитывать.

Считаем эффективность роботизации

Теперь пришло время ответить на главный вопрос: как определить, насколько эффективным оказалось внедрение RPA в вашей организации?

Предположим, у вас роботизировано 5 процессов. (На самом деле это мало, и сейчас вы увидите почему.) Соберем данные по всем процессам в таблицу и сосчитаем, сколько всего часов в год наши роботы заняты полезным делом.

Таблица 1

Идем далее и вычисляем коэффициент утилизации роботов, а также сумму, в которую нам это обходится, — при условии, что используется конфигурация с мастером и двумя лицензиями на робота. Расходы на персонал оценим по средней планке — как пятикратную стоимость лицензий. (Вы можете посчитать более точно, зная зарплату своих сотрудников. Как минимум вам нужен один бизнес-аналитик и один технический специалист, возможно не фултайм.)

Затем переносим из табл. 1 суммарное время использования роботов и определяем фактическую стоимость робо-часа. В нашем примере получилось 3840 рублей, что явно выше почасовой ставки офисного клерка, выполняющего рутинные операции.

Поскольку мы предположили, что есть две лицензии на роботов, то в круглосуточном режиме они могли бы трудиться 17 520 часов. Тогда бы стоимость робо-часа составила всего 470 рублей, что реально меньше зарплаты трех даже не очень квалифицированных сотрудников, работающих посменно (и это не считая менеджеров).

Наконец, считаем коэффициент утилизации роботов — как отношение фактического количества отработанных ими часов к потенциально возможному при полной загрузке.

Таблица 2

Цифры лишь подтверждают тезис, высказанный ранее: если уж решились заняться роботизацией процессов, то надо подходить к вопросу системно, не ограничиваться пилотным проектом с пятью процессами, а иметь целью хотя бы 50 — тогда и показатели эффективности порадуют вашего финдиректора.

Примите во внимание, что данный калькулятор не учитывает расходы на разработку роботов и приведение в порядок ваших бизнес-процессов, поскольку это разовые затраты.

Подводим итоги

• По состоянию на сегодня автоматизация процессов при помощи RPA — это все-таки удел больших компаний и корпораций. (Для малого бизнеса у PIX Robotics есть специальное предложение).
• Не всякий процесс в состоянии «как есть» годится для передачи его роботам, сначала может потребоваться его реинжиниринг.
• RPA может показать впечатляющую эффективность, но надо тщательно спланировать загрузку роботов — и здесь гибкость схемы лицензирования PIX Robotics помогает реализовать архитектурные и технические требования.