Зачем нужен BPM?

Рынок BPM в России (по крайней мере, в своей «примитивной» части – описании бизнес-процессов) находится на стадии активного роста. Как показало исследование, проведенное совместно Software AG, IDC и порталом GlobalCIO, подавляющее большинство отечественных компаний – 77% – занимаются описанием своих бизнес-процессов, находясь, впрочем, на разных этапах этого пути. Еще 12% компаний планируют начать описание процессов «в ближайшее время». Главными целями при этом остаются автоматизация процессов, их регламентация и стандартизация, а также оптимизация. Как отмечают аналитики, компании стараются следовать совету Джеймса Чампи «не мостить асфальтом коровьи тропы» — не автоматизировать «кривые» бизнес-процессы.

Процессный офис стал нормой жизни во многих крупных российских компаниях, где BPM-деятельность стараются вести централизованно. Но в небольших и средних компаниях практикуют «партизанский» подход в сфере BPM-активности. Зачастую каждое подразделение занимается этим на свой страх и риск. Проза жизни такова, что «владельцами процессов», как правило, выступают функциональные руководители, что называется, по долгу службы, которые пытаются выстраивать в рамках сквозных процессов коммуникации с коллегами. Две трети компаний пока не пользуются для описания бизнес-процессов специализированными средствами, предпочитая для этих целей офисные приложения и собственные разработки, либо делая это вручную.

Какие же бизнес-процессы в первую очередь важны для анализа и оптимизации? Безусловным лидером являются процессы планирования и бюджетирования. Продажи, закупки и производство также признаются важными для оптимизации. Процесс стратегического планирования стал особо важен после наступления кризиса. А вот процесс разработки новых продуктов, несмотря на все призывы к инновациям и модернизации, компании важным считать отказываются.

«На мой взгляд, описанные и отстроенные бизнес процессы – это мощнейший инструмент для достижения бизнес результата», — подчеркивает Константин Илларионов, директор по ИТ управляющей компании «Оками». Однако зачастую бизнес-процессы описываются, и сформированные документы складываются на полку. В лучшем случае на выпускаемом товаре появляется ссылка на сертификацию ISO. Но кто же в этом виноват?

«До тех пор пока нет заинтересованной команды менеджеров высшего звена, которые понимают, зачем это нужно, и верят в конечный результат, описанные процессы так и будут пылиться на полках», — продолжает Илларионов. В первую очередь надо начинать с команды, которая сможет довести дело до конца, и в последующем, используя административный ресурс, поддерживать данные процессы в актуальном состоянии. Главное на начальном этапе не загубить хорошее начинание.

«Выскажу крамольную мысль, что бизнес-консалтинг в данном вопросе не нужен. Если у менеджмента нет понимания, зачем нужна работа по описанию и оптимизации процессов, консультанты не помогут», — согласен Дмитрий Сваин, директор по ИТ и бизнес-процессам Костромского завода автокомпонентов. Нужно лишь выбрать стандарт описания и научиться его использовать.

Разумеется, описания процессов должны постоянно актуализироваться, но не для того, чтобы проходить очередной аудит СМК или чтобы «было красиво». На это описание завязано само протекание физических и учетных процессов, штатные расписания и численность персонала, показатели работы и мотивации. Если менеджмент еще не дозрел то понимания этого, то система не заработает усилиями хоть сотни лучших консультантов.

Как полагает Дмитрий Бацюро, директор по ИТ группы компаний «Атлантик», картина ответов на вопрос о цели описания бизнес-процессов означает лишь одно: понимают, зачем же на самом деле описываются бизнес-процессы, не более 8% – из числа тех, кто ответил «Другое». «Заниматься управлением бизнес-процессами нужно для того, чтобы повышать качество бизнес-результата и снижать издержки на его получение, а зачем же еще? – продолжает он. – В этом и заключается цель всего этого мероприятия». А само мероприятие состоит из изучения и описания бизнес-процессов, их анализа, выявления проблем (частным случаем которых являются риски), оптимизации, моделирования процессов, внедрения, повышения эффективности исполнения (в том числе, при помощи автоматизации). Всеми этими работами должна управлять служба менеджмента качества, выстраивая систему менеджмента качества и обеспечивая ее деятельность. Иными словами, все приведенные варианты ответов на вопрос о цели описания бизнес-процессов являются не самодостаточным целями, а лишь составляющими деятельности системы менеджмента качества, целью существования которой в компании является качественное управление бизнес-процессами.