Docflow 2013
Лучшим способом продвижения информационных систем становятся рекомендации пользователей

«Системы документооборота выходят из гетто», — так на конференции Docflow 2013 заявил Владимир Андреев, президент компании DocsVision. В последнее время системы автоматизации документооборота все больше воспринимаются не только как средства автоматизации традиционных задач. Они начинают использоваться гораздо шире, например для ситуативного управления и управления заданиями, в качестве средства автоматизации бизнес-процессов, обработки не только документов, но и другой информации. Не случайно одной из тенденций прогресса СЭД становится развитие различных специализированных, в том числе мобильных рабочих мест. СЭД может стать инструментом, агрегирующим все потребности менеджера, и начинает позиционироваться как система автоматизации административного управления.

Как подчеркнул Григорий Липич, генеральный директор Abbyy Россия, к СЭД предъявляются три основных требования: мобильность, простота и удобство. По данным AIIM, более 60% пользователей считают каждую из этих характеристик критически важной при выборе системы.

Глубокое проникновение ИТ в жизнь людей обусловливает новые требования к интерфейсам информационных систем. Сейчас сотрудников становится еще труднее, чем прежде, заставить работать с неудобными для них системами. Разумеется, это возможно, но тогда лояльность и эффективность людей существенно снижаются. Каким бы хорошим ни был инструмент, но, если он не будет обеспечивать удобства работы, сравнимого хотя бы с потребительскими решениями, пользователи вряд ли его примут. Лучшим способом продвижения систем становятся рекомендации пользователей. И разработчики должны это учитывать.

Еще одним важным фактором являются современные методы работы с данными. Системы должны обладать новыми инструментами для поиска и работы с неструктурированной информацией. Старые методы не удовлетворяют пользователей, им нужен поиск по ключевым словам и понятиям, обнаружение закономерностей, сравнение информации из разных источников. Технологии смыслового анализа неструктурированных данных позволяют осуществлять поиск на качественно новом уровне, к тому же исключается необходимость ручной сортировки неструктурированных данных.

«Бизнесу пора интеллектуально использовать накопленную информацию», — согласился Сергей Македонский, генеральный директор компании in4media. По его словам, системы документооборота развиваются в сторону аналитических возможностей. Не случайно лидером среди программных решений являются корпоративные системы управления информацией, сочетающие в себе возможности управления корпоративным контентом, бизнес-аналитики и совместной работы.

«Проблема документооборота традиционно заключалась в том, что СЭД фокусируются на документах, а люди – на взаимодействии», — подчеркнул Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса. СЭД в первую очередь направлены на упорядочение данных, исключение их потерь или искажения. Пользователям же нужен быстрый доступ к релевантной информации, причем форма ее предоставления зачастую не принципиальна. Это противоречие призван решить адаптивный кейс-менеджмент – подход, уже довольно давно продвигаемый рядом компаний. Он заключается в управлении неструктурированными или частично структурированными бизнес-процессами с учетом особенностей предметной области, бизнес-правил организации и оргструктуры, без ограничений свободы участников в выборе конкретной структуры бизнес-операций.

Суть современных бизнес-процессов в том, что точная их последовательность далеко не всегда может быть определена заранее. Именно поэтому полезна фокусировка на конечном результате, а не на конкретных путях его достижения. За свою независимость от «дорог» благодаря четким и проработанным бизнес-процессам концепция кейс-менеджмента с легкой руки экспертов получила эпитет «внедорожник для бизнес-процессов».